Organisation du festival littéraire Livres dans la Boucle

Le titulaire conçoit et coordonne une programmation de 70 à 80 rencontres par édition, ouverte du vendredi à 15 h au dimanche à 18 h. Elle associe littérature et autres formes artistiques, avec une vingtaine de performances, ateliers ou lectures dans cet esprit, ainsi que des formats simples adaptés aux moyens techniques et humains disponibles.

La programmation comprend notamment :

• 8 à 10 grands entretiens et une quarantaine de rencontres croisées ou débats thématiques, animés par des modérateurs sollicités par le titulaire ;
• une dizaine de rencontres en médiathèque, ainsi qu’une rencontre en milieu hospitalier et une en milieu carcéral ; quatre rencontres avec des auteurs édités en région sont proposées par l’ALL de Bourgogne-Franche-Comté ;
• un hommage décliné sous plusieurs formes artistiques, choisi conjointement avec l’organisateur, des ateliers ou masterclass, une présidence symbolique avec possibilité de carte blanche, et des formats tels que cafés littéraires, brunchs, apéros, balades ou randonnées littéraires ;
• une soirée d’ouverture grand public, liée à un partenariat privé, et une soirée de clôture à envisager. La programmation doit aussi prévoir des propositions autour des liens entre littérature et cinéma et un partenariat de lecture augmentée, avec une lecture musicale à envisager.

Auteurs, librairies et actions scolaires

Le plateau est d’environ 170 auteurs : une centaine en littérature générale, une vingtaine en bande dessinée, une vingtaine en jeunesse (dont cinq pressentis pour le prix jeunesse) et une trentaine édités en région. Sa composition est concertée avec l’organisateur et les quatre librairies indépendantes participant à la manifestation. Le titulaire répartit les auteurs entre les librairies, organise les présences pour que les stands soient occupés sur toute l’amplitude du festival et suit le respect des engagements des auteurs et éditeurs.

Les listes sont transmises selon ce calendrier : invités avant le 15 juin, confirmations avant le 15 juillet, liste définitive le 25 août, puis répartition définitive par librairie au plus tard le 1er septembre. Les candidatures spontanées sont transmises au titulaire, qui répond après concertation avec l’organisateur.

Pour le scolaire, le titulaire prend en charge 20 rencontres en écoles primaires, généralement les lundis et mardis suivant le festival : cinq auteurs ou illustrateurs jeunesse interviennent chacun quatre demi-journées. Il gère les propositions aux écoles, inscriptions, réponses, outils de préparation des enseignants et organisation des interventions. Deux séances pour des classes de seconde sont également à imaginer et à confirmer sous réserve de disponibilité d’un espace de 400 places.

Organisation, logistique et gestion administrative

Le titulaire assure la coordination artistique, technique et logistique des rencontres et l’organisation du séjour des auteurs. Après validation des invitations par l’organisateur, il adresse les invitations au nom de celui-ci, suit la relation avec les auteurs et maisons d’édition, prépare les feuilles de route personnalisées et accueille les invités pendant les trois jours du festival.

Il coordonne les transports, les transferts sur place, l’affectation des chambres réservées par l’organisateur et le recensement des repas. Les engagements de transport, hébergement ou restauration des auteurs doivent être validés au préalable ; les frais de séjour des auteurs sont pris en charge par l’organisateur. Les frais de séjour de l’équipe du titulaire sur place restent à sa charge. Le train est le mode de transport privilégié pour les auteurs et pour les réunions en présentiel.

Pour les rencontres, le titulaire prépare les échanges avec auteurs et modérateurs, identifie les besoins matériels, techniques et humains, établit les fiches techniques destinées aux techniciens des salles et régisseurs, recueille les informations administratives et élabore les contrats des intervenants. Il mobilise une équipe dédiée, présente sur place à partir du lundi précédant le festival pour les derniers préparatifs.

La mission comprend aussi les contrats des auteurs et artistes, la collecte des pièces nécessaires à leur rémunération et à la création des comptes de tiers, le suivi des rémunérations avec l’organisateur et les demandes de remboursement des frais directs. Les contrats sont établis et signés avant le festival, éventuellement sur place ; les pièces de création des comptes de tiers sont fournies au plus tard le 31 août et les factures après le festival, avant le 15 octobre.

Communication et suivi

L’organisateur pilote le plan de communication régional et les relations presse régionales. Le titulaire fournit les informations nécessaires aux communiqués, dossiers de presse et demandes d’interview, et est présent à au plus deux conférences de presse régionales. Pour la presse nationale, il rédige, envoie et suit un dossier de presse et deux communiqués.

Il transmet à l’organisateur et au graphiste les textes de présentation des auteurs, de leurs ouvrages et des animations, ainsi que les éléments iconographiques, selon le calendrier convenu ; les supports numériques sont prévus pour la fin août et les supports papier pour le début septembre. Le relais sur ses propres réseaux sociaux est soumis à validation préalable de l’organisateur. Un logiciel de gestion événementiel partagé, OTIUM, est mis à disposition par l’organisateur ; une formation est prévue au lancement de la mission.

Le rythme du suivi est formulé différemment selon les clauses : réunions bimestrielles en visio d’avril à fin septembre, échanges de suivi tous les 15 jours à compter d’avril, tandis que l’objectif environnemental prévoit des échanges hebdomadaires en visio. Deux à trois réunions de travail sur site sont prévues par édition ; leurs frais de déplacement sont à intégrer à l’offre.

Temps forts liés à la Grande Bibliothèque

Pour l’ouverture prévue en 2028, une note d’intention spécifique, chiffrée et ajustable selon le calendrier effectif, est demandée. Elle peut proposer une programmation sur 1 à 4 semaines, comptant une douzaine de rencontres, et envisager un parrain ou une marraine. Le bordereau distingue cette programmation dédiée, son organisation logistique, technique et administrative, ainsi que les relations presse associées.