Organisation d’un événement festif de Noël

Concevoir, coordonner et mettre en œuvre un déjeuner et un après-midi festif de Noël pour les salariés de l’AUE, leurs conjoints et leurs enfants de 0 à 16 ans. La capacité prévue est de 79 adultes et 25 enfants ; le nombre définitif de convives est communiqué par l’AUE au plus tard trois semaines avant l’événement.

Lieu et aménagement

Mettre à disposition un lieu adapté et privatisé, dans la région ajaccienne et à 30 minutes maximum d’Ajaccio. Prévoir des espaces pour l’accueil des familles, le déjeuner et les animations, ainsi qu’un espace enfants équipé de tables et de chaises. Installer une décoration de Noël et un décor avec trône du Père Noël.

Repas, goûter et accueil

Fournir l’apéritif, le déjeuner, les boissons et le goûter. Prévoir pour les enfants un goûter festif avec options sans allergènes courants et, pour les parents, un pot convivial avec boissons sans alcool et mignardises. Eaux, sodas, jus de fruits, cafés et gourmandises sucrées sont mentionnés. L’installation, le nappage, la vaisselle et le nettoyage sont inclus.

Animations et encadrement

Pour les enfants : accueil par des animateurs costumés, animations adaptées à plusieurs tranches d’âge, spectacle de mascottes et présence du Père Noël pour la remise des cadeaux et les photos. L’encadrement est assuré de l’arrivée à la fin de l’événement, avec au minimum un animateur pour dix enfants.

Pour les adultes : groupe local de chants corses pendant l’apéritif (environ 45 minutes), jeux en équipe, musique d’ambiance pendant le repas et karaoké avec animateur et matériel fourni. Prévoir une sonorisation adaptée au lieu et des micros pour la remise des cadeaux. Une borne à selfies avec impression des photos est installée dans un espace décoré.

Coordination et déroulé

Un chef de projet dédié assure la coordination sur place pendant l’événement et les préparatifs. Le titulaire gère l’installation et le repli du matériel, désigne un interlocuteur unique, coordonne ses interventions avec le photographe mandaté par l’AUE et prépare un rétroplanning avec l’AUE. Les prises de vue du photographe comprennent les photos de famille avec le Père Noël, de groupe, d’ambiance et du Secret Santa ; le titulaire coordonne ces séquences et prévoit une mise en scène adaptée.

Le programme indique un accueil et un apéritif à 12 h, un déjeuner de 13 h à 14 h 30, puis des animations jusqu’à 18 h. La remise des cadeaux du Secret Santa est prévue à 15 h 30 et celle des cadeaux aux enfants à 16 h 30. Le goûter est mentionné à 15 h 30, avec une proposition à partir de 15 h également indiquée. La fiche de sécurité, comprenant le plan d’évacuation et l’encadrement, est à transmettre dix jours avant l’événement.