Organisation d’une édition « Au Bout la Mer » dédiée aux arts du cirque

Manifestation gratuite et tout public consacrée aux arts du cirque, comprenant la programmation, la production déléguée, la prise en charge humaine et technique des spectacles, les actions de médiation et la communication. L’édition est prévue un dimanche de février 2027, de 10 h à 18 h. La date précise doit être convenue et confirmée par bon de commande au plus tard trois mois avant l’événement ; le montage peut commencer un à deux jours auparavant et le démontage intervient le lendemain.

La programmation doit rythmer la journée, avec au minimum un spectacle le matin et plusieurs l’après-midi, au moins trois disciplines ou esthétiques circassiennes, deux implantations distinctes et une proposition associant des amateurs ou un projet associatif du secteur. Les formes peuvent comprendre notamment acrobatie au sol ou aérienne, équilibre, jonglerie, clown et disciplines d’objet. Les spectacles et ateliers sont proposés en priorité aux enfants et/ou aux adultes ; stands, conférences, expositions, projections ou autres propositions thématiques sont possibles. La parité femmes-hommes est recherchée au sein des équipes artistiques programmées.

Le producteur délégué représente le prestataire, rend compte de l’avancement et assure la coordination générale. Sa mission ne peut être sous-traitée ; le remplaçant éventuel doit être signalé sans délai et peut être soumis à l’appréciation de ses qualifications. Il acquiert les droits de représentation en France, règle les droits d’auteur et droits voisins (SACD, SACEM, SPRE, SPEDIDAM) et rémunère artistes et techniciens au minimum selon les conventions collectives applicables, répétitions et représentations comprises.

Préparation, équipes et régie

La préparation comprend les réunions, repérages, coordination des intervenants artistiques et techniques, validation de la programmation et du programme de médiation, rédaction du dossier artistique et technique avec plans, ainsi que le dépôt des demandes d’occupation du domaine public et des dossiers de sécurité. Le programme de médiation doit être soumis à validation au plus tard quatre mois avant l’édition. Le producteur participe aussi aux réunions d’organisation et de sécurité.

L’équipe comprend notamment un responsable de la programmation et du planning du jour J, un régisseur général, un référent médiation et des agents chargés de surveiller les installations. Le régisseur technique désigné par l’acheteur suit les repérages et les conditions de sécurité et de conformité ; le régisseur général du prestataire coordonne les besoins techniques de la partie artistique, dont les scènes, la sonorisation, l’éclairage, les espaces de coulisses et les loges. Le producteur assure la supervision sur site, l’accueil du public, la réponse aux imprévus et la coordination avec les projets associatifs, dont les coûts techniques sont pris en charge par le prestataire. Il fournit au représentant de la collectivité au moins un poste de communication (talkie-walkie ou téléphone).

Le montage des installations doit être assuré avant 10 h et le démontage après 17 h. Le prestataire fournit, transporte, installe et règle les matériels nécessaires, notamment le son et la lumière. Un contrôle et un rapport de vérification après montage sont requis pour les structures scéniques provisoires concernées.

Structures circassiennes et sécurité

Pour les numéros aériens, le prestataire fournit et installe les structures autoportantes, leur lestage ou ancrage et les agrès. Un organisme agréé inspecte et contrôle les structures provisoires et démontables ; les attestations et rapports de vérification après montage sont fournis. Les notes de calcul, plans d’implantation et procès-verbaux de charge des points d’accroche sont également requis. Aucun point d’accroche ne peut être pris sur du mobilier urbain, la végétation ou le patrimoine bâti.

Les dispositifs de sécurité comprennent tapis de réception, zones de chute, assurage adapté, hauteur libre suffisante et périmètre de protection ajusté à la discipline ; le public ne peut accéder à l’aplomb des numéros aériens. L’équipe vérifie l’état et la portance des revêtements — pente, joints, gravillons, mobilier, grilles d’arbres et ouvrages souterrains — et propose une reprise ou une implantation différente si nécessaire. Un protocole de suspension des numéros aériens et des manipulations de feu est défini en fonction du vent, de la pluie et de la température, avec seuil de vent écrit et anémomètre sur site. Les numéros comportant du feu sont déclarés et encadrés conformément aux règles applicables et prescriptions des services d’incendie et de secours.

Sont également prévus des espaces d’échauffement, des loges fermées distinctes pour les femmes et les hommes, avec eau et sanitaires, ainsi que des solutions de chauffage ou d’abri adaptées à la période hivernale. La diffusion sonore doit respecter le décret du 7 août 2017 relatif aux bruits et sons amplifiés ; le dispositif de premiers secours est dimensionné selon le référentiel national des dispositifs prévisionnels de secours.

En cas de conditions météorologiques empêchant la manifestation, les prévisions sont examinées la semaine précédente et la décision de report est communiquée au plus tard 72 heures avant la phase de réalisation. Une nouvelle date est convenue avec le titulaire ; aucun dédommagement n’est prévu pour ce report.

Sensibilisation et médiation culturelle

Le programme vise la rencontre entre artistes et habitants, l’accès à la pratique artistique sans prérequis et une progression qui aboutit à l’événement. Les minima par édition sont :

• trois ateliers de pratique tout public le jour de l’événement, d’au moins 45 minutes chacun, portant notamment sur la jonglerie, l’équilibre, l’acrobatie au sol ou le jeu clownesque ; ils sont encadrés par des artistes ou pédagogues qualifiés ayant les diplômes requis ;
• six demi-journées d’intervention en amont auprès de structures du territoire, conduites par des artistes professionnels du champ circassien ;
• un temps participatif collectif ouvert à tous, une rencontre publique avec les artistes et la restitution publique d’au moins un parcours conduit en amont avec un groupe d’habitants ou d’élèves.

Les publics prioritaires comprennent les enfants et jeunes scolarisés, les habitants des quartiers prioritaires, les personnes âgées isolées, les personnes en situation de handicap et les publics des structures sociales et socioculturelles. Les sites et aires de pratique doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite, ateliers compris. Chaque édition comporte au moins une proposition adaptée au handicap sensoriel, par exemple en LSF, par dispositif vibratoire, audiodescription ou découverte tactile. Toutes les propositions sont gratuites et sans réservation obligatoire ; signalétique et supports sont en français facile à lire et à comprendre.

Le prestataire établit un calendrier avec les structures partenaires, désigne un référent médiation et s’articule avec les actions déjà menées par les équipements culturels. Il recueille les autorisations écrites de captation et diffusion d’image des participants — et des représentants légaux pour les mineurs — puis les transmet avec le bilan.

Communication et bilan

La communication est conçue avec les services concernés. Elle comprend le graphisme global selon la charte visuelle, un visuel de manifestation, une affiche Muppi, des formats A3 et A4 et un programme couleur A5 avec le déroulé du jour J. Les supports sont adaptés aux Muppi, totems, supports numériques et réseaux sociaux ; les projets associatifs et culturels et les actions de médiation y sont intégrés. Le logo de la mairie doit être facilement visible. Les bons à tirer sont soumis à validation au moins quatre semaines avant l’événement. Le prestataire prend en charge financièrement l’impression et distribue affiches et programmes dans les commerces, associations et bâtiments institutionnels et culturels ; les services concernés contrôlent cette distribution. Les relations avec la presse écrite et numérique et les autres médias sont assurées avec la collectivité.

Au plus tard un mois après l’événement, le prestataire remet un bilan numérique artistique, technique, administratif et de médiation, dont la remise conditionne le versement du solde. Il rend compte notamment des intervenants et heures artistiques, des actions et structures partenaires, des bénéficiaires par tranche d’âge, des qualifications, feuilles de présence ou attestations, écarts au programme et effets observés, de la participation du public, des contraintes techniques rencontrées et solutions apportées, ainsi que des quantités de supports distribués, statistiques numériques et retombées presse.