Fourniture d’ordonnances sécurisées

Fourniture de formulaires sécurisés pour prescriptions médicamenteuses, conformes à l’article R. 5132-5 du Code de la santé publique, à l’arrêté du 31 mars 1999 et à celui du 10 août 2010. Le fabricant doit être accrédité pour cette fabrication et satisfaire aux normes AFNOR liées à la certification ; les évolutions réglementaires et normatives applicables doivent être suivies et mises en œuvre.

Deux formats sont prévus : A5, 18,54 × 21 cm, et A4, 21 × 29,7 cm. Les ordonnances sont en double exemplaire autocopiant, collées en tête en carnets à souche, par liasses de 50.

Le papier doit être blanc naturel, sans azurant optique, non fluorescent, d’au moins 77 g/m² et présenter des propriétés anti-photocopie et anti-reproduction. La charte graphique des établissements s’applique, notamment aux polices ; le logo est imprimé en monochromie. Chaque établissement est identifié par son numéro FINESS et le code-barres correspondant ; le numéro RPPS de chaque médecin doit également être identifié avec son code-barres. Les codes-barres sont créés selon la norme 128C. La liste des sites peut évoluer en cours de marché.

Préparation des commandes et livraisons

Les approvisionneurs transmettent les commandes par courriel et fournissent les éléments nécessaires à l’établissement du bon à tirer (BAT), notamment les informations d’identification du prescripteur et de l’établissement. Le fournisseur décrit dans son offre le processus de commande, de facturation et de suivi, et présente les interlocuteurs dédiés avec leurs coordonnées, profils, compétences et disponibilités.

• Le BAT est remis par courriel au format PDF au plus tard 48 heures ouvrées après réception du fichier informatique. L’établissement dispose de 48 à 72 heures ouvrées pour le valider ; après demande de modifications, le fournisseur retourne un nouveau BAT dans les 48 heures suivant la réception des documents annotés.
• La fourniture et la livraison doivent intervenir dans un délai maximal de 3 semaines à compter de l’émission du bon de commande. Le candidat indique aussi le délai proposé à compter de la validation du BAT.
• Les quantités commandées doivent pouvoir être adaptées aux besoins réels, y compris ceux des petites structures et services à faible consommation ; toute quantité minimale doit rester compatible avec ces besoins.
• Le fournisseur assure le transport sous sa responsabilité et doit pouvoir localiser les produits expédiés. Toute livraison est accompagnée d’un bon de livraison chiffré.
• En cas de vice caché signalé après réception, le titulaire remplace la fourniture sauf s’il est établi que le défaut est postérieur à la livraison ; le remplacement conserve le type, les caractéristiques techniques et le prix de la fourniture initiale. Le candidat précise les modalités de reprise ou d’échange en cas d’erreur de commande ; à défaut, il assure à ses frais l’emballage et le retrait de la marchandise.

Le stockage doit être sécurisé, les informations pré-imprimées confidentielles et les obligations légales de traçabilité respectées. À la livraison, les contrôles quantitatifs et qualitatifs peuvent conduire au refus d’une fourniture non conforme et à l’exigence de son remplacement sans surcoût.