Numérisation et migration de fonds archivistiques
Numérisation de documents manuscrits et imprimés
Typologie et volumes indicatifs
- Registres paroissiaux et d'état civil, terriers, registres de délibérations, répertoires et minutes, registres administratifs, fiches conditionnées en boîtes.
- Volumes exemples : jeux de dizaines de milliers de vues (ex. ~140 000 vues simple page pour 125 000 fiches; ~150 000 vues double page pour 723 répertoires généraux).
Opérations principales
- Prise en charge : installation et démontage d'une station de numérisation in situ mise à disposition, ou transport aller‑retour vers atelier du prestataire selon accord, avec règles de conservation et d'assurance.
- Réalisation d'un test initial représentatif par typologie (définition taux de compression, colorimétrie, cadrage, format de nommage) avant production.
- Mise au point matérielle et étalonnage (réglages scanner, calages colorimétriques).
- Numérisation : production d'images (par défaut double jeu : image de conservation + image de consultation si demandé), cadrage, orientation conforme, marge visible 2–3 mm, traitement sans extrapolation ni nettoyage non demandé.
- Saisie et fourniture du fichier de récolement (tableur) avec champs minimaux (image_repertoire, image_debut, image_fin, image_nombre) et autres attributs selon instruction.
- Insertion/livraison de métadonnées techniques et descriptives (dans propriétés fichiers ou fichier externe) et organisation d'une arborescence normalisée pour les fichiers.
Spécifications qualité d'image
- Couleurs RVB 24 bits (16 millions de couleurs) par défaut, exceptions en niveaux de gris sur prescription.
- Format de nommage strict (ex. FRAD065_<cote>_<numvue à 4 chiffres>.<ext>) ; orientation et marges respectées ; pour reliures usage de matériel avec repose‑livre à plateau compensateur ; souvent une vue = double page.
Transport, manutention et conservation
- Manipulations adaptées aux documents fragiles, restitution dans leur conditionnement et ordre d'origine ; transport assuré par le titulaire (assurances, véhicule adapté), expédition postale interdite pour certaines pièces.
Organisation, contrôles et livrables
- Contrôle interne obligatoire ; rapport interne transmis lors de la mise à disposition pour contrôle externe.
- Contrôles externes de contrôle qualitatif/quantitatif (échantillonnage min. 10 % ou exhaustif), délais de réponse et de correction définis (réponse écrite 15 j ouvrés, corrections dans 15 j ouvrés sauf accord différent).
- Livrables : images (conservation et, le cas échéant, consultation), fichier de récolement, fichiers de métadonnées/indexation, rapports de production mensuels et rapport final, supports de livraison physiques ou dématérialisés.
Sauvegarde et conservation provisoire
- Double sauvegarde provisoire maintenue chez le prestataire pendant un délai maximal de 12 mois après livraison finale pour contrôles d'intégrité.
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Critères d'évaluation
| Pondération | Critère |
|---|---|
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Visite de site
Date(s)
Semaines S27 à S30 (période indiquée)
Lieu
Maison de l'histoire, 6 rue Eugène Ténot, 65000 Tarbes
Contact
Madame PRIGENT Anne‑Claire
Téléphone
05.62.56.76.30 / 06.02.10.40.19
Modalités
Visite sur rendez‑vous pris par courriel au moins 5 jours ouvrés avant. Durée max 2 heures. Certificat de visite délivré à l'issue. Preuve de visite exigée pour recevabilité de l'offre.
Échantillons
Modalités de livraison
Test initial obligatoire réalisé au démarrage de chaque opération ; le prestataire dispose d'1 semaine pour réaliser le test ; le contrôle est effectué sous 8 jours ouvrés. Le 'bon à numériser' issu du test est la base des opérations ultérieures.
Produits à fournir
- Test d'échantillon représentatif de numérisation (par typologie de document)x1 jeu par typologie
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