Missions d’OPC et de logistique de chantier

L’accord-cadre confie à un même titulaire l’ordonnancement, le pilotage et la coordination des opérations de travaux, en études comme en réalisation, tout en intégrant les activités de l’Opéra et la coactivité avec les événements. La mission articule une coordination générale dite « OPC chapeau » et des missions d’OPC détaillées par opération.

Coordination générale

L’OPC chapeau établit un dossier de reporting des opérations, mis à jour mensuellement, comprenant notamment l’état d’avancement, les calendriers, les chemins critiques, les interfaces et les arbitrages à traiter. Il planifie les études et travaux de l’ensemble des opérations, analyse les calendriers des intervenants, alerte sur les dérives et propose des mesures correctives et scénarios de repli. Le tableau de bord général est élaboré tous les deux mois.

La coordination porte également sur les plannings partagés entre travaux, événements, visites et activités. Les réunions dédiées à cette coordination sont organisées au minimum mensuellement, ou plus souvent selon l’intensité des activités. Les réunions interchantiers et celles de coordination des études d’exécution ont lieu au minimum tous les 15 jours. Le titulaire prépare les réunions nécessaires, en établit les comptes rendus et suit les décisions et relances.

Les calendriers couvrent notamment les études, consultations d’entreprises, installations de chantier, nuisances, approvisionnements, préfabrications, réceptions, levées de réserves et remises des DOE, DDOE, DEM et DIUO. Ils font apparaître les enchaînements des tâches, chemins critiques, interventions des concessionnaires et contraintes du site. Les livrables peuvent inclure des représentations graphiques 2D et 3D, des plans de phasage et d’installation, des notices d’organisation, des organigrammes et annuaires d’intervenants.

Pilotage détaillé des opérations

Pour chaque opération et ses sous-opérations, le titulaire suit les études et travaux, pointe les calendriers, anime les coordinations et produit des tableaux de bord mensuels. Les rapports d’activité sont mensuels en phase de conception et bimensuels dès le début des travaux ; le pointage de l’avancement donne aussi lieu à un rapport hebdomadaire. Il contribue à la passation des marchés de travaux, notamment à l’organisation des visites de site et à l’analyse des méthodes, moyens et plannings proposés par les entreprises.

En phase travaux, il suit les documents d’exécution, visas, avis et décisions, tient le registre de chantier, organise la coordination des interfaces et prépare les opérations préalables à la réception, essais transversaux, réceptions et levées de réserves. Le suivi comprend notamment l’enregistrement quotidien des effectifs par opération et entreprise, avec un rapport quotidien, ainsi que des vérifications quotidiennes des moyens techniques, de la propreté et des abords, accompagnées d’un reportage photographique quotidien.

Il planifie les visites en usine et ateliers, les présentations d’échantillons et de premiers de série, ainsi que les délais de validation des approvisionnements et préfabrications. Pour les échantillons et prototypes suivis au titre des opérations de travaux, il tient à jour les listes et approbations et organise le stockage et la conservation des éléments retenus.

Logistique et bases-vie

La mission comprend la gestion des demandes de badges et des accès des personnes et véhicules, la planification des livraisons et des levages, l’organisation des circulations et la gestion d’une zone tampon déportée avec homme trafic. Le titulaire définit avec la maîtrise d’ouvrage les zones de base-vie et de stockage, suit l’occupation des locaux, vestiaires et salles, et pilote les opérations de maintenance, nettoyage, aménagement et déménagement des bases-vie. Il gère aussi les clés de chantier, vérifie quotidiennement les stockages et la propreté, demande les corrections nécessaires et suit les bordereaux de déchets. Les clauses logistiques visent notamment les emprises, flux, locaux et installations du Palais Garnier et de ses abords.

Gestion documentaire et outils

Le titulaire administre la GED/GCED de l’opération, les droits d’accès et les statuts documentaires, et participe au processus de validation des documents d’exécution. Le dispositif doit permettre l’accès aux documents 24 h/24 et 7 j/7, la gestion des visas électroniques, l’archivage et le suivi des opérations préalables à la réception et des réserves. La mission prévoit une assistance téléphonique accessible de 7 h à 20 h, la formation des utilisateurs et la fourniture de tablettes avec housses et harnais aux maîtres d’œuvre et à l’OPC ; le dispositif de formation est prévu pour 200 utilisateurs. La base documentaire complète est remise au maître d’ouvrage sous format dématérialisé exploitable à la fin de l’opération.