Matériel promotionnel responsable

Le titulaire assure une veille sur les références et pratiques nouvelles, conseille la Région dans le choix des objets et fournit les articles du BPU ou, à défaut, ceux de son catalogue. Le lot vise des objets promotionnels utiles ou durables pour une diffusion ciblée lors d’événements à jauge maîtrisée ou à public identifié. Au moins une étape du processus de fabrication doit être réalisée en Europe ; la conception du design, le marquage et l’emballage final ne comptent pas comme étapes de fabrication à cet effet.

Le titulaire transmet son nouveau catalogue dans le mois suivant sa parution. Il prend en charge les commandes chaque jour ouvré de l’année au moyen d’un interlocuteur ou d’une équipe dédiée. Il peut être demandé de reprendre des produits, de différer leur livraison ou d’échelonner leur fabrication. Un état des stocks est demandé tous les six mois, le cas échéant ; les stocks résiduels sont livrés au lieu désigné à la fin du marché.

Personnalisation et validation

Les marquages peuvent notamment être réalisés en sérigraphie, tampographie, flocage, transfert, broderie, laser, sérigraphie numérique, marquage à chaud, sublimation, embossage ou gravure. Le titulaire respecte la charte graphique et les règles applicables en matière de responsabilité environnementale. Il doit disposer de compétences et d’outils de PAO pour adapter ou mettre au format des visuels simples. Les échanges de fichiers se font avec la Direction de la Communication.

Le BAT est soumis par courriel pour validation ; aucun marquage ne peut commencer avant son acceptation définitive. Un BAT est remis sous 72 heures maximum en délai normal, ou de 1 heure à 1 jour ouvré en urgence. Dans de rares cas, une modification de maquette ou un nouveau BAT peut être demandé sans surcoût, dans les mêmes conditions de délai de 48 heures. Pour du matériel spécifique ou des achats en nombre, un BAT sur pièce peut être demandé.

Délais, conformité et livraison

Le titulaire répond sous 3 jours ouvrés aux demandes portant sur les disponibilités, les délais de fabrication, de marquage et de livraison ainsi que les solutions de remplacement. Chaque produit proposé est accompagné d’une fiche technique renseignant au minimum les éléments demandés au CCTP. Après validation du BAT, le délai de marquage et de livraison est de 5 semaines maximum en régime normal, sauf exception clairement identifiée et signalée, ou de 1 à 15 jours ouvrés en urgence. Le régime applicable est indiqué au plus tard à la commande.

Les produits livrés doivent rester conformes au bon de commande et aux fiches techniques. En cas de retrait d’une référence du catalogue, le remplacement ne peut être de qualité inférieure ni de prix supérieur. Chaque colis porte une étiquette en français avec la référence et la désignation du produit, l’identification du titulaire, la quantité et sa répartition par colis, le numéro d’ordre et, le cas échéant, la taille, la couleur et le poids. Le conditionnement doit rester d’un poids et d’une taille raisonnables pour faciliter la manutention et le stockage. Un bon de livraison indique la date, le titulaire, les produits et quantités, le nombre de colis et leur contenu, le transporteur éventuel et le référent de la Région ; les références manquantes sont signalées sur le bon ou par courriel à la livraison.

Avant livraison, le titulaire vérifie la conformité qualitative et quantitative des produits avec la commande, les BAT et les échantillons éventuellement validés. La Région dispose ensuite de 15 jours ouvrés pour vérifier la livraison et le marquage. Une non-conformité peut entraîner une réfaction et une nouvelle livraison corrigée ; la reprise des marchandises peut être demandée aux frais du titulaire.