Maintenance et suivi métrologique des équipements analytiques

Gestion des équipements utilisés pour les analyses physico-chimiques et microbiologiques des matières premières et des produits finis. Le parc peut évoluer pendant le marché par ajout, modification ou réforme d’appareils.

La prestation couvre maintenance préventive et corrective, étalonnage, vérification métrologique, qualification périodique et transmission des rapports, procès-verbaux et comptes rendus associés. Les contrôles et réglages suivent les exigences ou recommandations des fabricants.

Préventif et suivi métrologique. Le titulaire établit, pour la première année, un plan conforme à la périodicité prescrite par le fabricant. Il peut le réviser selon l’historique des pannes, dysfonctionnements et dérives; le planning est actualisé au moins une fois par an. Tout changement de fréquence est soumis à l’approbation de la PCA. Les pièces détachées, d’usure et de rechange nécessaires sont incluses, sauf mention contraire explicite; elles sont celles préconisées ou agréées par le constructeur et identiques à l’existant, sauf accord de la PCA.

Correctif. Chaque demande passe par un diagnostic puis un devis détaillé. La réparation ne peut commencer qu’après validation du devis et notification du bon de commande. Le candidat précise son délai de diagnostic à compter du signalement et son délai de transmission du devis à compter du diagnostic; il indique, dans la mesure du possible, un délai maximal de réparation incluant l’approvisionnement en pièces.

Organisation et traçabilité. Un centre d’appel unique reçoit les demandes et organise les interventions MVS ou sous-traitées, par téléphone ou messagerie. Il est joignable du lundi au jeudi de 8 h à 18 h et le vendredi de 8 h à 12 h 30; si le centre n’est pas situé en France, ses interlocuteurs sont au minimum francophones. Une équipe projet comprenant un responsable et un suppléant est joignable selon les mêmes horaires et peut se déplacer sur le site sous 48 heures maximum.

Les interventions sont planifiées en tenant compte des impératifs d’exploitation du laboratoire et de la date du dernier étalonnage ou de la dernière qualification; elles ne doivent pas perturber les analyses. Elles ont lieu principalement sur le site de la PCA. En cas d’intervention hors site ou chez un sous-traitant, les envois et retours des appareils sont à la charge du prestataire. Chaque intervention donne lieu à un rapport, procès-verbal ou compte rendu remis avec l’équipement ou transmis par voie dématérialisée sous 5 jours. Les certificats de raccordement aux étalons utilisés pour l’étalonnage ou la qualification sont mis à disposition de la PCA et joints aux rapports.

Pour couvrir tout le parc, le titulaire indique les appareils pris en charge directement (MVS) et ceux confiés à des tiers, en privilégiant les fabricants d’origine (OEM). Les opérations de maintenance utilisent des pièces du fabricant d’origine. Le personnel du titulaire et de ses sous-traitants est soumis au Code du travail, aux bonnes pratiques de fabrication, aux contraintes d’accès et de sécurité du site militaire et, le cas échéant, aux agréments des fabricants. Le titulaire précise aussi si un appareil équivalent peut être prêté, sur demande de la PCA, en cas d’immobilisation longue, ainsi que le délai et les modalités de mise en place.