Maintenance des équipements généraux de laboratoire

Le périmètre comprend la maintenance préventive et corrective, l’assistance technique, les contrôles de performance et de sécurité, les contrôles métrologiques, ainsi que la fourniture de pièces détachées, accessoires et consommables liés à la maintenance. La maintenance évolutive des logiciels intégrés à certains équipements est également prévue.

Équipements couverts

Les neuf lots portent sur les centrifugeuses, les ultracentrifugeuses, les congélateurs à −80 °C, les étuves et étuves CO₂, puis les thermocycleurs répartis par marque. Les références ci-dessous sont représentatives du parc :

• Centrifugeuses : Eppendorf 5804R, Hettich Mikro 220R, Shandon Cytospin4 et Thermo Megafuge 16R ; ultracentrifugeuses Beckman Coulter Optima LE-80K et LE-80.
• Congélateurs : Haier Salvum C045404, Thermo HFU 586 Basic et TSU500V ; étuves : Thermo Heracell 150L, 8000DH et B6420, Binder BD23, Memmert IF260 et Jouan EB170.
• Thermocycleurs : Bio-Rad C100 Touch, CFX96 et C1000 ; Eppendorf Mastercycler EP Gradients ; Eurobio TCore 8 ; Biometra T3000 ; Meridian Illumi Pro 10. Les listes d’équipements complètent ces références et ne sont pas exhaustives.

Préventif, assistance et dépannage

Les campagnes préventives annuelles sont plafonnées à 3 pour les centrifugeuses, 1 pour les ultracentrifugeuses, 2 pour les congélateurs −80 °C, 4 pour les étuves et 1 pour les thermocycleurs (lots 5 à 9). La périodicité suit les recommandations du fabricant, avec une tolérance de ±1 mois par rapport à la maintenance précédente, sauf demande expresse du CHU. Le déplacement d’une visite doit être signalé au moins 15 jours à l’avance ; les visites préventives ne sont combinées à un dépannage qu’avec accord de la personne publique et à titre exceptionnel. L’indisponibilité maximale lors du préventif est de 3 h par équipement.

L’assistance téléphonique avec spécialistes techniques ou support applicatif est accessible du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 8 h à 18 h ; le délai de réponse d’un expert est de 4 h. Pour les interventions correctives sur site, les délais d’intervention sont de 7 jours pour les centrifugeuses et congélateurs −80 °C, et de 2 jours pour les ultracentrifugeuses, étuves et thermocycleurs. L’indisponibilité maximale après le début de l’intervention est de 5 jours, contrôles métrologiques nécessaires compris.

Pour les seuls lots 5 à 9, l’équipement peut être envoyé dans les locaux du titulaire : diagnostic et devis détaillé gratuits sous 3 jours ouvrés après réception, puis réparation et retour sous 7 jours ouvrés au maximum après acceptation du devis confirmé par bon de commande. La livraison des pièces et consommables commandés est prévue sous une semaine au maximum, ramenée à 2 jours en urgence.

Contrôles, fournitures et livrables

Les contrôles métrologiques COFRAC ou non COFRAC sont effectués uniquement après une maintenance corrective, immédiatement après celle-ci et avec un contrôle de performance. Les paramètres attendus sont : intervalle de temps, vitesse de rotation et température pour les centrifugeuses et ultracentrifugeuses ; température pour les congélateurs ; CO₂ et température pour les étuves ; cycle de température pour les thermocycleurs. Le choix COFRAC ou non dépend des paramètres concernés dans le laboratoire. Des contrôles de sécurité après dépannage sont également prévus.

Les mises à jour logicielles dans la version acquise doivent être fournies sans supplément dans les 3 mois de leur mise à disposition, avec documentation d’installation et d’utilisation en français. Les pièces doivent respecter les préconisations du constructeur et les normes françaises, européennes ou ISO applicables ; le titulaire garantit le marquage CE. Pour les substances, préparations ou produits utilisés par les appareils, les fiches de données de sécurité sont fournies en français, en trois exemplaires à la première livraison et après toute révision significative ; une justification écrite est requise si aucune fiche n’existe. Les emballages doivent être adaptés au transport ; fournitures livrées franco de port et d’emballage, transport et risques de chargement/déchargement à la charge du titulaire.

Chaque intervention donne lieu à un compte rendu indiquant sa durée, les observations et anomalies, les risques de détérioration ainsi que les numéros d’inventaire et de série de l’équipement. Il est signé par le technicien et visé par le représentant de la personne publique ; un exemplaire est transmis à la Direction des ressources biomédicales avec la facture, un autre au technicien biomédical le jour de l’intervention, et un est conservé par le titulaire. Des réunions annuelles de bilan peuvent être organisées à l’initiative du CHU ; le titulaire doit y assister lorsqu’elles sont organisées. À la demande du CHU, jusqu’à deux techniciens biomédicaux peuvent bénéficier d’une mise à niveau lors des visites préventives. Les interventions hors forfait requièrent un devis accepté puis un bon de commande.