Mise en œuvre et maintenance de la messagerie Zimbra

La prestation porte sur la mise en œuvre et la maintenance d’une solution de messagerie Zimbra intégrée à une infrastructure interne, utilisée depuis des postes informatiques et des terminaux mobiles, avec Zimbra Connector for Outlook (ZCO), boîtes personnelles et de service, listes de diffusion, ressources et agendas délégués pouvant concerner des dizaines d’agendas.

Maintien en condition opérationnelle et de sécurité

Le titulaire assure la maintenance de l’ensemble de l’architecture Zimbra : aide à l’exploitation quotidienne, maintenance corrective et évolutive, rapports et statistiques d’utilisation. Le maintien en condition de sécurité comprend notamment la gestion avancée des journaux, triés, centralisés et lisibles, les mises à jour des systèmes d’exploitation et des applications ainsi que la mise à jour des certificats.

La gestion des correctifs doit préciser les éléments corrigés, leurs effets, leur amplitude et leur criticité, documenter les évolutions de Zimbra, ZCO et des composants associés, présenter les retours d’expérience pertinents et définir une feuille de route incluant la sauvegarde de l’existant, l’installation, le nettoyage, les contraintes, le suivi et le retour arrière éventuel. La communication, les ressources, le temps alloué et le RACI doivent être explicités, avec au moins un comité de suivi trimestriel en visioconférence ou en présentiel.

Licences et éditeur

Le périmètre existant comprend :

• 5 000 licences Standard ;
• 4 300 licences Professionnelles ;
• 30 licences Macs.

Le titulaire commande auprès de l’éditeur Synacor les licences complémentaires, informe de l’avancement de la commande et déploie les licences avec les interlocuteurs de la direction numérique. Il anticipe également le renouvellement de la licence de l’environnement de test selon la politique de licence applicable.

Support et supervision

Les tâches récurrentes comprennent notamment les rapports mensuels d’alertes de supervision et de durée des interventions, ainsi que les mises à jour annuelles de la documentation d’architecture technique et le rapport sur le taux de disponibilité. Les tâches occasionnelles couvrent la réinstallation après sinistre, les évolutions d’architecture et la production de statistiques ou de données à la demande. Les développements spécifiques font l’objet d’un chiffrage distinct.

L’exploitation quotidienne des comptes, listes de diffusion et ressources reste à la charge de l’acheteur. Le titulaire met en place une gestion des incidents accessible à la direction numérique, couvrant l’ensemble de l’infrastructure, y compris les clients. Chaque intervention est documentée et tracée ; la clôture d’un incident intervient avec accord du maître d’ouvrage.

Les niveaux de service prévus sont :

• incident bloquant : garantie de temps d’intervention (GTI) d’1 heure et garantie de temps de rétablissement (GTR) de 4 heures ;
• incident majeur : GTI de 4 heures et GTR d’1 jour ouvré ;
• incident mineur : GTI de 4 heures et GTR d’1 mois.

La gravité est classifiée par le maître d’ouvrage. La supervision en temps réel doit compléter les sondes NRPE existantes et analyser le bon déroulement des sauvegardes, les performances des serveurs, la synchronisation LDAP et les journaux SMTP pour vérifier la délivrabilité des courriels. Les alertes peuvent donner lieu à une prise en charge préventive pendant les heures ouvrées et doivent être tracées dans un outil.

Évolutivité et développements

Les mises à jour de Zimbra, à partir de la version 10.1.x et des versions supérieures, concernent les environnements de production et de préproduction. Le titulaire propose un processus routinier de gestion des correctifs ; toute évolution est d’abord réalisée en préproduction avant son déploiement en production.

Les modifications applicatives sont déployées avec Ansible afin d’assurer la traçabilité et l’intégrité des serveurs. Les playbooks respectent la politique Ansible applicable. Les évolutions font l’objet de rapports et d’analyses d’activité et de performance dans une démarche d’amélioration continue. La compatibilité avec les évolutions législatives et réglementaires doit être assurée dans les délais impartis.

Les développements spécifiques sont définis lors d’une réunion technique précisant les jours de développement, les étapes de livraison et les tests ; ils doivent par défaut être Open Source. Les évolutions et développements sont documentés, accompagnés d’une feuille de route, d’une analyse des effets et de leur criticité, ainsi que des modalités de sauvegarde, d’installation, de suivi et de retour arrière.

Livrables et exigences transversales

Le mémoire technique décrit l’équipe, les profils et CV des intervenants, les expériences comparables, les certifications Zimbra, les livrables, les limites de prestation et les besoins non couverts avec leurs délais d’engagement. La formation du personnel chargé d’utiliser les prestations est assurée par le titulaire.

Les prestations sont soumises à des obligations de confidentialité, à des mesures de sécurité et aux règles applicables à la protection des données personnelles, le titulaire intervenant comme sous-traitant du responsable de traitement. Les résultats sont cédés au pouvoir adjudicateur selon les modalités prévues au contrat. La gestion des déchets générés par l’exécution n’est pas prévue dans le contrat.