Maintenance et évolution de bases FileMaker

Le marché couvre la prise en charge, la maintenance corrective, évolutive et adaptative des bases FileMaker identifiées par l’établissement, ainsi que, ponctuellement, la création ou la refonte d’une base. La base Audito est l’application principale : elle sert au catalogage et au suivi des manifestations de l’auditorium et des fichiers numériques associés. Elle doit rester en exploitation et fait l’objet d’une utilisation quotidienne.

Audito représente 2,3 Go, 31 utilisateurs actifs, 5 comptes de test et 3 comptes développeurs/administrateurs. La base comprend 33 tables, 560 champs, 366 liens, 90 modèles et 183 scripts, pour 190 923 enregistrements cumulés. La fréquentation moyenne est de 50 connexions par mois. La sauvegarde indiquée est quotidienne à 21 h, avec une rétention d’un jour, sous réserve d’une éventuelle sauvegarde ou externalisation complémentaire par un autre système.

Le patrimoine comprend aussi une centaine d’autres bases, de types et tailles variés (moins de 1 Mo à 89 Mo), notamment des bases de gestion d’actifs patrimoniaux. Selon les commandes, elles peuvent faire l’objet de maintenance, d’analyse, d’archivage, de migration ou de décommissionnement.

Prise en charge et maintenance

Sur commande, la prise en charge comprend l’analyse technique et fonctionnelle, l’étude de la structure (tables, scripts, modèles, liens et paramétrages), des dépendances et de l’environnement d’exploitation, la prise de connaissance des anomalies connues et la mise à jour de la documentation. Elle intervient dans un délai maximal d’un mois à compter de la commande, sauf délai différent fixé par celle-ci. Le titulaire tient à jour la documentation et signale les évolutions significatives de l’environnement FileMaker susceptibles d’affecter les bases.

La maintenance corrective comprend l’analyse du dysfonctionnement, la recherche de sa cause, la correction, les tests nécessaires, la livraison d’une nouvelle version et la mise à jour de la documentation si nécessaire. Les incidents sont déclarés par écrit afin d’en assurer la traçabilité. Le chef de projet du service des systèmes d’information et infrastructure centralise et transmet les demandes ; les autres intervenants, notamment l’infogérant et l’administrateur fonctionnel, lui adressent les leurs. Le titulaire accuse réception, suit chaque incident jusqu’à sa résolution et consigne les incidents, y compris clos, dans un document partagé.

Les délais contractuels sont exprimés en heures ouvrées, sur la plage de 9 h à 18 h du lundi au vendredi, hors jours fériés ; le décompte commence à la déclaration de l’incident par l’établissement au titulaire.

• Incident bloquant : prise en charge sous 4 heures ouvrées et résolution sous 16 heures ouvrées ; mise en œuvre sans délai d’un contournement ou d’une correction permettant la reprise rapide du service.
• Incident majeur : prise en charge sous 8 heures ouvrées et résolution sous 24 heures ouvrées ; un contournement temporaire peut être proposé en attendant la correction définitive.
• Incident mineur : prise en charge sous 8 heures ouvrées et résolution à la prochaine version ; son traitement peut être planifié dans une version corrective ou évolutive ultérieure.
• En cas de risque de dépassement, information immédiate de l’établissement avec la cause, l’impact fonctionnel, les mesures correctives envisagées et un nouveau délai prévisionnel.

Les développements et corrections sont réalisés dans l’environnement d’intégration mis à disposition ou défini avec l’établissement. Les tests et la recette y sont effectués. La livraison d’une correction comprend une note de version, la base corrigée, la documentation mise à jour si nécessaire et, si besoin, l’assistance à l’infogérant pour le déploiement. La mise en production intervient après validation de la recette par le chef de projet SI et les référents métiers, dont l’administrateur fonctionnel.

Évolutions, créations et expertise

Sur commande, la maintenance évolutive et adaptative couvre l’analyse, la conception, la réalisation, les tests et la mise en production. Elle peut porter sur l’ajout ou la modification de fonctionnalités, l’ergonomie, de nouveaux besoins métiers, les performances, l’adaptation à l’environnement FileMaker, les scripts ou la structure des données. Pour chaque demande, le titulaire analyse le besoin, ses impacts fonctionnels et techniques, les travaux et livrables, la charge estimée et le délai prévisionnel. La livraison comprend une note de version, les éléments de déploiement, la documentation mise à jour si nécessaire, un cahier de recette lorsque requis et, si besoin, l’assistance à l’infogérant.

À titre ponctuel et sur commande spécifique, la création ou la refonte d’une base peut inclure l’analyse du besoin, la conception fonctionnelle et technique, la structure de la base, les interfaces, scripts et automatisations, les tests, la documentation et l’accompagnement à la mise en production.

Les prestations d’expertise et de conseil FileMaker peuvent comprendre l’analyse de l’architecture existante, des impacts d’une évolution, des compatibilités entre versions, des performances et des choix techniques, l’identification des risques et des préconisations d’évolution ou de migration. Le titulaire alerte l’établissement sur les évolutions de FileMaker susceptibles d’affecter les bases.

Formation, migration et réversibilité

Les formations fonctionnelles ou techniques accompagnent notamment la prise en charge d’une base, la livraison d’une évolution significative ou la montée en compétence des équipes. Le titulaire fournit les supports pédagogiques et adapte les contenus aux profils des participants. Le contenu, la durée et le nombre de participants sont fixés pour chaque commande ; chaque session est limitée à 7 participants au maximum.

Pour les migrations, le titulaire analyse la structure et le contenu, identifie les données à conserver, migrer ou archiver, étudie les correspondances avec le modèle cible, extrait les données nécessaires et assiste aux contrôles et à la validation des données migrées, en préservant la traçabilité historique. Après validation de la migration, il peut accompagner le décommissionnement : préparation de l’arrêt, sauvegarde complète, remise des éléments techniques et documentaires d’archivage, suppression ou désactivation des accès selon les modalités définies par l’établissement et documentation de l’opération. Le planning et les livrables sont précisés par commande.

À l’issue du marché ou en cas de changement de titulaire, la réversibilité comprend la remise des bases dans un format exploitable, de leurs éléments constitutifs et paramétrages, de la documentation fonctionnelle et technique à jour, de l’historique des évolutions et corrections et des procédures d’installation, de déploiement et d’exploitation. Le titulaire participe au transfert de connaissances par des présentations des bases, des échanges techniques et l’explication des spécificités et points d’attention. La réversibilité est réalisée sur demande, selon un planning défini conjointement dans un délai maximal de 3 mois.

Licences, gouvernance et documentation

Les licences nécessaires à l’exploitation des bases peuvent concerner les environnements serveur, les utilisateurs et les accès simultanés. L’établissement conserve la responsabilité de la détention des droits d’usage. Les licences spécifiques à acquérir ou renouveler font l’objet de commandes distinctes. Le titulaire peut déterminer les besoins et types de licences, vérifier leur adéquation aux usages et les éventuelles insuffisances ou surcapacités, préconiser un modèle, accompagner l’acquisition ou le renouvellement et apporter un accompagnement technique. Il informe l’établissement des évolutions de l’offre FileMaker susceptibles d’avoir un impact sur les licences, leurs coûts ou l’exploitation.

Le comité de pilotage, sur commande, suit l’avancement, la planification, la qualité des prestations et les évolutions de périmètre ou de services. Les supports et livrables sont remis 48 heures avant le comité ; le compte rendu est remis au plus tard 48 heures après, et les réserves éventuelles sont formulées par écrit dans les 5 jours suivant sa réception. La durée maximale du comité est de 1 h 30.

Le titulaire maintient la documentation fonctionnelle et technique, la structure des bases, les règles de gestion, les procédures d’exploitation, de déploiement, de sauvegarde et de restauration lorsqu’elles sont concernées, les scripts, automatisations et l’historique des évolutions. Toute modification significative entraîne la mise à jour de la documentation concernée.

Vérifications et admission

Pour un bon de commande sans mention particulière, les prestations sont vérifiées après livraison par un contrôle qualitatif et quantitatif simple ; l’admission prend la forme d’un courriel ou d’un service fait mentionné sur la demande de paiement.

Pour un bon identifié « PROJET », le titulaire notifie l’installation et la mise en ordre de marche des bases livrées. La vérification d’aptitude porte sur leur conformité technique et fonctionnelle aux fonctions attendues ; les essais et tests suivent un programme défini d’un commun accord. Le délai de vérification d’aptitude imparti à l’établissement est de 15 jours calendaires maximum, puis celui-ci dispose de 15 jours calendaires pour décider. Les décisions possibles sont validation, réfaction, ajournement ou rejet ; en l’absence de décision à l’issue du délai de 15 jours calendaires, la vérification d’aptitude est réputée prononcée. La vérification de service régulier dure 30 jours à compter de la validation de l’aptitude ou de sa date réputée ; à son terme, l’établissement dispose de 15 jours ouvrés pour prononcer l’admission, une réfaction, un ajournement ou un rejet. En cas d’ajournement ou de rejet, il fixe un nouveau délai pour les ajustements et une nouvelle vérification.