Maintenance évolutive de la solution DMF

Le marché couvre la prise en main, la maintenance corrective, les évolutions et les prestations connexes de la solution DMF. Celle-ci automatise le traitement des factures fournisseurs, acomptes, avoirs et factures de travaux, depuis leur réception et leurs contrôles jusqu’à leur comptabilisation et leur archivage. Le CCTP évoque environ 500 000 documents par an, puis environ 400 000 en 2024, et un volume pouvant atteindre 800 000 si les factures « Carte logée » sont comptées. Ces dernières sont alors archivées, sans contrôles automatisés dans la solution.

La solution s’appuie notamment sur Kofax Process Director (PDAP) intégré à SAP, Work Cycle, PD Web, DMF-Consult et Performance Analytics. Les flux provenant de Chorus Pro passent par les systèmes d’intermédiation ; ils alimentent PDAP, tandis que les factures, leurs métadonnées et pièces associées sont également archivées. La solution assure notamment les contrôles et workflows de validation, la comptabilisation dans BFC, la gestion des litiges, la consultation des pièces et le reporting.

Prestations et unités d’œuvre

• Prise en main : réunion de lancement, analyse documentaire et technique (dont code source et modèle de données), examen de la sécurité, organisation de l’équipe et des environnements de travail, finalisation des plans qualité et sécurité, suivi des risques et réalisation de correctifs ou évolutions mineurs. Les livrables comprennent notamment les plans et indicateurs, l’environnement opérationnel, les sources permettant de générer l’exécutable livré et un rapport d’étonnement.
• Évolutions et maintien en condition opérationnelle : conception et réalisation d’évolutions fonctionnelles, réglementaires ou techniques ; correction des anomalies ; tests, documentation et livraison. Les unités d’œuvre distinguent les composants SAP PDAP/Work Cycle, les applications web PD Web et Performance Analytics. Une petite évolution doit être indépendante fonctionnellement et représenter au plus 5 jours-homme ; le volant prévu est de 20 jours-homme, décrémenté sur décision de l’acheteur. Le bilan annuel de maintenance comporte les demandes traitées, corrections et préconisations d’amélioration.
• Études, expertise et migrations : études d’impact, d’opportunité ou de faisabilité, audits et, si demandé, prototypes ou preuves de concept. Les migrations peuvent concerner les composants applicatifs, le système d’exploitation, la base de données, le socle applicatif, les navigateurs ou des bibliothèques tierces. Les travaux comprennent notamment l’adaptation des paramètres et composants, les essais, les procédures et la mise à jour des documents techniques. Les évolutions annoncées comprennent le passage à SAP HANA et SAP Fiori.
• Assistance et formation : assistance de niveaux 1 et 2, qualification et suivi des demandes, résolution ou transfert au niveau supérieur et reporting. Pour les deux niveaux, la prise en compte/réponse est de 4 h/2 jours ouvrés pour une demande d’information, 2 h/1 jour ouvré pour un incident bloquant, 4 h/5 jours ouvrés pour un incident majeur et 1 jour ouvré/10 jours ouvrés pour un incident mineur. Chaque forfait d’assistance couvre 25 tickets. Les formations comprennent conception des supports, animation ou coanimation, exercices pratiques et base de formation à jour ; les supports sont en français et mis à jour à chaque version. Les intervenants ont au minimum l’équivalent d’un an d’expérience à temps plein en formation professionnelle d’adultes ; satisfaction et bilans sont évalués à chaque session et en fin de cycle.
• Licences et archivage : fourniture éventuelle de licences, modules et documentation associée, ainsi que maintenance et support des licences. Le périmètre existant mentionne les licences Readsoft/Kofax pour 40 000 factures/an, 5 licences ScanDialog, 3 licences Scan, 2 Interpret, 15 Verify, 2 Transfer, 4 Optimize, 1 Manager et 1 Check Duplicate (non mise en œuvre). L’archivage dans le SAE Arkhineo porte sur les flux facture à valeur probante, la consultation et l’administration des archives (environ 10 utilisateurs). Le bordereau prévoit une conservation sur 10 ans, avec une unité de facturation de 1 Go et un maximum de 50 000 fichiers par unité. En cas de changement de titulaire, les deux sections CNRS, recette et production, sont migrées vers un tenant sous la responsabilité du nouveau titulaire, avec reconduction à l’identique des DMD.
• Transferts, reporting et réversibilité : transfert des archives et métadonnées vers un SAE transverse, avec vigilance sur la chaîne de confiance et la valeur probante, traitement des rejets, tests et mise à jour de l’architecture. La prestation de remplacement du reporting SAP BI comprend l’étude d’une solution, ses spécifications et développements ; un transfert de données vers un nouvel outil de reporting peut également être demandé. La réversibilité inclut l’état des lieux de l’existant et le transfert de compétences au repreneur, avec accompagnement sur au minimum 4 corrections ou évolutions mineures. La rédaction et la mise à jour de la documentation DMF sont également prévues.

Exigences de réalisation, livraison et contrôle

Les unités d’œuvre sont des forfaits associés à une tâche, à un résultat et à un délai ; leur dénombrement peut s’appuyer sur des unités d’ouvrage et des poids distincts selon la création ou la modification. Elles comprennent aussi le pilotage, les réunions de suivi, la gestion des risques, la documentation, la qualité et l’assistance nécessaires à la mission.

Les livraisons peuvent comprendre sources et exécutables, paramétrages, spécifications, dossiers d’architecture, manuels, procédures d’installation et d’exploitation, demandes de transport SAP, plans et résultats de tests. Les contrôles peuvent porter sur l’installation, le code, les tests, la non-régression, la robustesse, la montée en charge et la documentation. Le titulaire réalise les développements et essais ; les équipes du CNRS assurent notamment les installations sur les environnements concernés et la recette, avec assistance du titulaire lorsque nécessaire. La plateforme de développement et de tests hors SAP est à mettre en œuvre par le titulaire ; les données du CNRS ne doivent à aucun moment se trouver sur ses plateformes hébergées. Les interventions sur les environnements CNRS sont soumises aux modalités d’accès prévues.

Les anomalies bloquantes doivent être corrigées et livrées sous 2 jours ouvrés au plus ; les majeures sous 5 jours ouvrés en production ; le délai des mineures est défini avec l’acheteur selon les contraintes opérationnelles. En environnement de recette, le délai des anomalies majeures et mineures est défini conjointement. Pour l’application, les objectifs indiqués sont : page d’accueil en moins de 5 s, interface de saisie ou consultation en moins de 3 s dans 80 % des cas, recherche en moins de 10 s et génération d’un état en moins de 20 s. Une interruption de 4 h en continu une fois par mois est acceptable lors d’un déploiement ; jusqu’à 2 jours sont envisageables pour une migration en production. En cas de corruption, la perte de données acceptable est de 24 h, avec capacité de reprise des flux ou traitements concernés.