Logiciel de gestion des occupations commerciales

Fourniture d’un progiciel paramétrable pour instruire les demandes, gérer les autorisations d’occupation commerciale du domaine public et des événements, suivre les redevables et assurer la facturation. La solution doit couvrir les usages en bureau comme les contrôles et encaissements sur le terrain.

Fonctions de gestion

Le périmètre comprend les marchés alimentaires et non alimentaires couverts ou découverts — 10 marchés hebdomadaires et près de 400 redevables en cours — ainsi que les marchés thématiques (3 par an), fêtes foraines, cirques, manèges, Grande Roue, tournages (moins de 5 autorisations par an), food-trucks et food-bikes (40 autorisations par an), vide-greniers (30 autorisations par an), taxis (57 autorisations par an), braderie annuelle (150 commerçants), marché des Francofolies et marché des festivités de fin d’année.

Le progiciel enregistre les demandes issues du portail Publik et leurs pièces jointes (plans, photos), les demandes d’abonnement, de résiliation ou d’inscription à un événement, puis les instruit au moyen de circuits configurables avec avis des services. Les fiches redevables couvrent notamment les données juridiques et de facturation, SIRET, coordonnées et données bancaires. La solution suit les contacts, les pièces justificatives en PDF, JPG ou PNG avec leur période de validité, les échéances d’autorisation et les échanges avec les redevables. Elle gère les autorisations temporaires, saisonnières et annuelles, renouvellements, résiliations, alertes d’échéance, modifications, prorogations, abrogations et notifications dématérialisées.

Le calcul des redevances est paramétrable selon la surface (m²), le linéaire (ml), la zone, la durée et la catégorie d’activité, avec actualisation des tarifs après délibération, exonérations, cas particuliers et régularisations. La facturation peut porter sur des périodes annuelles, trimestrielles, mensuelles ou journalières et des zones géographiques définies. Sont prévus le rapprochement des paiements, les exports de débiteurs et de factures vers Civil Net Facturation, les émissions ASAP ORMC XML, l’accès autonome des redevables à l’historique de leurs factures et la gestion des paiements par prélèvement, virement, espèces ou carte bancaire. Les factures des occupations commerciales sont émises trimestriellement ou annuellement dans certains cas, notamment pour les taxis ; les avis des placiers sont envoyés tous les deux mois. Les commerçants journaliers peuvent régler sur place par carte via un terminal relié à la solution ou en espèces, avec remise d’un reçu physique ou dématérialisé.

Terrain, documents et données

Une interface mobile sur téléphone ou tablette permet le pointage des présences et absences, le contrôle des autorisations et factures, l’ajout de pièces, photos, commentaires et constats d’incident ou d’infraction, ainsi que l’alerte par SMS ou courriel. Les arrêtés et autres documents sont produits à partir de modèles ; le circuit prévu comprend la signature via i-parapheur Libriciel/Pastell, le retour du document signé, sa notification et sa publication sur le site de la Ville par API.

La solution fournit des tableaux de bord et des exports automatisables pour l’entrepôt de données. L’interface avec le SIG est optionnelle, mais les usages cartographiques existants doivent pouvoir être maintenus si cette option est retenue. La reprise porte, dans la mesure du possible, sur les autorisations en cours des Halles et marchés de plein air, avec validation par les services. Les données doivent rester accessibles, être exportables dans un format ouvert et documenté et être accompagnées d’une documentation actualisée (dictionnaire, métadonnées, modèle, API, cycle de vie et modalités de diffusion). Les données ouvertes doivent être anonymisées ; la mise à disposition régulière des autres jeux de données est prévue dans un délai inférieur à un trimestre après signature.

Mise en œuvre et environnements

Le titulaire assure la gestion de projet, les environnements de test, formation et production, les spécifications fonctionnelles, l’installation, le paramétrage, les recettes techniques et fonctionnelles, la formation des utilisateurs et le transfert de compétences. Le nombre d’utilisateurs référents est estimé à 9. Il fournit la documentation technique et fonctionnelle, le guide utilisateur, les plannings et comptes rendus. Une offre On-Premise est prévue, avec installation sur l’infrastructure de la collectivité ; une variante SaaS est également décrite et la collectivité retient l’un des deux modes. En On-Premise, la collectivité gère l’infrastructure locale. En SaaS, l’hébergement est situé dans l’Union européenne, l’accès est sécurisé et aucune installation locale n’est requise ; la disponibilité mensuelle minimale est de 99,9 % et la GTR en cas d’incident de 4 heures.

Maintenance et exigences numériques

La garantie couvre les défauts de conception et de fonctionnement. Le support traite les anomalies au plus tard sous 4 jours calendaires si elles sont non bloquantes, 2 jours calendaires si elles sont semi-bloquantes et 8 heures si elles sont bloquantes. La prise en charge s’effectue du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30, hors jours fériés, avec support par plateforme, téléphone ou courriel. Les mises à jour évolutives sont présentées en environnement de test ; si une nouvelle version dégrade les temps de réponse de plus de 10 %, la collectivité peut demander le retour à la version antérieure. En cas de changement substantiel des conditions d’exploitation, un préavis de 12 mois avant installation est prévu ; les mises à jour légales doivent intervenir sous 15 jours après publication des textes d’application.

Les exigences comprennent l’intégration au SI et aux interfaces prévues, des échanges sécurisés, la réversibilité et le respect des règles RGPD et SSI. Pour les services web, le CCTP fixe notamment des seuils d’audit de performance Lighthouse supérieurs à 80 (90 si possible), un score GTMetrix A avec des notes supérieures à 80 (90 si possible), un LCP inférieur à 3 secondes et un respect d’au moins 50 % des critères RGESN. Les exigences d’accessibilité comprennent notamment un contraste supérieur à 4,5, des zones cliquables d’au moins 44 px, un zoom jusqu’à 200 % sans perte de contenu et, pour un service destiné aux usagers, un taux de conformité RGAA supérieur à 50 %.