Logiciel de gestion des instances délibérantes

Fonctionnalités principales

• Gestion des sessions : création et paramétrage des instances délibérantes (espaces distincts pour CAO, CDSP, autres instances), préparation de l'ordre du jour, gestion des convocations et fonds de dossier.
• Conduite en séance : outils de vote et prise de présence, interfaces de consultation en séance et remontée des décisions.
• Restitution post-séance : production et édition des procès-verbaux, traces des interventions et état des décisions.
• Gestion documentaire : onglets Délibération / Annexes / Fonds de dossier, prévisualisation des documents, téléchargement (PDF/Doc), export des dossiers et génération des pièces liées (convoqués, fonds de dossier, actes).
• Gestion des utilisateurs et des habilitations : profils distincts (Administrateur, Rédacteur, Élus/visiteur), gestion des droits d'accès granulaires, gestion des présences et limitation des transmissions entre espaces.

Interopérabilité et intégrations

• Interconnexion avec un parapheur numérique existant (intégration prévue avec iXbus pour transmission et signature des actes après validation).
• API et/ou mécanismes d'échange pour reprise de données et export de la base.

Aspects techniques, sécurité et conformité

• Hébergement SaaS sur le territoire français, conforme à ISO 27001 ou équivalent, haute disponibilité.
• Connexions sécurisées (HTTPS/TLS), chiffrement des données en transit et au repos, authentification des utilisateurs et gestion fine des accès.
• Traçabilité complète : journaux d'actions et logs d'audit retraçant accès et opérations.
• Conformité RGPD : procédures de restitution et suppression des données à la demande des users.
• Fonctions techniques : gestion des versions, indexation, moteur de recherche multicritère, gestion des métadonnées, prévisualisation documentaire.
• Sauvegardes quotidiennes avec politique de rétention et possibilité de fournir une copie de la base en cours d'exercice.

Déploiement, accompagnement et formation

• Mise en œuvre et paramétrage initial basés sur les informations fournies par le service en charge des assemblées.
• Réunion de lancement et prise de contact avec les référents opérationnels.
• Formation et supports pédagogiques : sessions pour administrateurs et utilisateurs finaux, documentation et guides.
• Maintenance et garanties : maintenance corrective et évolutive pendant la durée contractuelle, obligation de correction rapide des dysfonctionnements.

Compatibilité et accessibilité

• Compatibilité multi-supports (PC, tablettes) et accès multi-navigateurs.
• Prévision d'un nombre initial d'utilisateurs identifiés (ex. ~47) avec possibilité d'évolution.