Location de systèmes d’interprétation et de conférence

• cabines d’interprétation pour 1, 2 ou 3 interprètes, conformes aux normes ISO 4043 et ISO 2603, avec ventilation, porte, tablette robuste et éclairage individuel ;
• pupitres interprètes, unités centrales de contrôle, extensions analogiques, émetteurs et radiateurs infrarouges, récepteurs avec casques ou oreillettes, sélecteurs d’écoute et câblages associés ;
• systèmes de conférence filaires ou sans fil, postes de conférence, bornes d’accès, ordinateurs de gestion et plateformes de visioconférence avec ou sans interprétation ;
• équipements vidéo : caméras tourelles robotisées 4K avec pied, pupitres de commande, mélangeurs vidéo à 4 entrées SDI, mélangeurs 4K, distributeurs, convertisseurs, écrans LCD HD ou 4K de 13 à 98 pouces et télécommandes ;
• équipements audio : microphones filaires ou HF, émetteurs et récepteurs HF, écouteurs discrets, consoles numériques d’au moins 16 entrées et 8 sorties, amplificateurs, enceintes, boîtiers de distribution audio, switches Ethernet et interfaces Dante ;
• fibres optiques multimode ou monomode, câbles à 2 ou 4 brins, structures, pieds, supports, accessoires, consommables et équipements complémentaires sur catalogue ou devis.

Les configurations peuvent inclure l’enregistrement des débats ou interventions, la distribution du son international et des sons traduits, ainsi que la retransmission des sons et images vers les espaces de presse, de délégation ou de retransmission VIP. Les prestations comprennent également la distribution électrique temporaire depuis un TGBT ou un groupe électrogène, avec armoires, tableaux, coffrets, boîtes de jonction, adaptateurs, montage, démontage, maintenance et assistance par du personnel spécialisé.

Préparation, installation et exploitation

Pour chaque manifestation, le titulaire peut assurer une mission de reconnaissance avec évaluation des sites, recommandations, rapport, plans et schémas, puis une mission préparatoire approfondie avec solutions techniques, plans, tableaux synoptiques, compte à rebours et planning. Les réunions de cadrage permettent de coordonner les intervenants et de définir le planning détaillé par site et par espace.

Le titulaire livre les équipements à l’intérieur des locaux, assure le déchargement, le transport interne et l’assemblage. Il établit un état contradictoire des matériels et un état des lieux au début et à la fin de la manifestation. Les câbles au sol ou remontant du sol sont protégés mécaniquement jusqu’à 2 m de hauteur. Des contrôles systématiques vérifient le fonctionnement et la conformité ; tout équipement défectueux ou non conforme aux règles de sécurité doit être repris et échangé.

Une réserve de matériel de secours est maintenue sur site, sans répercussion financière en cas de défaillance ou de modification de dernière minute. L’astreinte résout les incidents, assiste les experts, chiffre rapidement les demandes complémentaires et effectue les modifications de configuration autorisées, notamment l’ajout de récepteurs ou le déplacement de pupitres.

Les commandes standard doivent recevoir une réponse sous 2 jours. Pour une commande urgente, la réponse est attendue sous 2 heures et l’installation dans un délai maximal de 6 heures, pondéré du temps de route. Les interventions peuvent être demandées à toute heure, y compris les samedis, dimanches et jours fériés.

Démontage, contrôles et livrables

Après accord de la présidence, le titulaire démonte, reconditionne et enlève tous les équipements, remet le site dans son état initial et restitue les enregistrements contre signature d’un document de décharge. Il détruit en fin de mission tout document et toute information, sauf obligation contraire autorisée.

À la demande de la présidence, un rapport de fin de mission est remis dans un délai maximal de 3 à 5 semaines après la manifestation. Il comprend le bilan détaillé des prestations, l’analyse de leur qualité et de leur concordance avec le cahier des charges, ainsi que les conclusions et améliorations possibles. Les contrôles avant et après événement peuvent conduire à une réparation, un complément ou un remplacement dans un délai de 60 minutes.

Les matériels doivent être homogènes, de génération récente, conformes aux règles de sécurité et aux normes applicables aux installations électriques, systèmes de conférence, cabines, audio, vidéo, câblage, structures et sécurité incendie. Le titulaire fournit les certificats de contrôle périodique requis et les attestations de bon montage. Les chauffeurs, manutentionnaires, véhicules et personnels sont soumis aux procédures d’accès et d’accréditation de la présidence ; à l’Élysée, les véhicules doivent notamment avoir une hauteur inférieure à 3,40 m et les semi-remorques sont interdites.