Location de salle de conférence équipée et traiteur

Espaces annexes et aménagements

• Espace d'accueil adjacent : tables et chaises, prises électriques, connexion wifi, portants avec cintres, poubelle; éclairage naturel souhaité.
• Espace restauration à proximité immédiate : capacité d'accueil d'environ 36 personnes (tables rondes pour 9 convives, ~4 tables), espace réservé aux participants et intervenants.
• Parking : mise à disposition d'au moins 3 places de stationnement à proximité pour chaque jour de session.

Déroulé type d'une journée d'audition

• Horaires indicatifs et phases : arrivée 08:00 ; café d'accueil 08:30 ; sessions en salle 09:00–10:30 ; pause 10:30–11:00 ; session 11:00–12:30 ; déjeuner 12:30–14:00 ; reprise 14:00–17:00 ; fin autour de 17:00.
• Fréquence indicative : environ 12 sessions d'une journée par an, possibilité jusqu'à 14 sessions annuelles.

Prestations traiteur

• Café d'accueil et pauses : boissons chaudes et froides (thé, café, lait), jus, eau minérale ; deux mini‑viennoiseries par personne ; vaisselle non plastique à usage unique interdite.
• Déjeuner : menu composé d'entrée, plat, fromage/salade, dessert, café et eau ; une bouteille de vin par table ; proposition d'au moins 6 menus différents par saison.
• Contenants et vaisselle : préférence pour contenants réutilisables ou recyclables ; interdiction de vaisselle jetable en plastique.

Hygiène, traçabilité et développement durable

• Respect des normes d'hygiène et de sécurité alimentaire et traçabilité des denrées.
• Exigences alimentaires durables : menus équilibrés et saisonniers, recours prioritaire à produits locaux et commerce équitable lorsque possible, utilisation de produits biologiques quand possible, indication de la traçabilité et de l'origine des produits.
• Gestion des déchets : tri à la source et mesures de gestion des déchets conformes aux exigences environnementales.

Organisation opérationnelle et livrables techniques

• Coordination technique pour l'audiovisuel et la visioconférence (installation, tests, gestion le jour J).
• Fourniture et vérification des équipements listés ; mise en place logistique des espaces annexes et du service de restauration selon les capacités et contraintes spécifiées.