Location et maintenance d’un système de conférence sans fil

La prestation couvre la fourniture, la location, l’installation, la configuration, la mise en service et la maintenance d’un système de conférence sans fil. Le parc comprend 125 postes : 40 sur le point d’accès existant et 85 avec un point d’accès complémentaire. Le système doit pouvoir gérer au moins 85 postes simultanément et s’adapter à plusieurs salles et configurations.

Équipements et fonctionnalités

La fourniture comprend notamment un point d’accès secondaire, 12 stations de recharge, 10 adaptateurs 220 V avec câbles USB Micro-B, un dispositif de programmation et des cartes d’identification NFC, ainsi que le câblage, les interfaces et les solutions de transport et de rangement. Le matériel doit supporter des montages et démontages réguliers.

Les postes comportent des profils président, délégué, auditeur et microphone d’ambiance, un écran tactile de 110 mm, un microphone col de cygne verrouillable, un haut-parleur, des prises casque réglables, l’identification NFC et une fonction de vote. Les microphones sont cardioïdes, unidirectionnels, munis d’un pare-vent et d’un indicateur lumineux ; leur flexible mesure environ 500 mm (± 10 %). Les batteries amovibles doivent offrir une autonomie de l’ordre d’une journée de séance.

Les stations permettent de recharger 10 batteries à 50 % en 1 h 30 et à 100 % en 4 h, de suivre leur charge, de les gérer en réseau et d’en assurer une décharge partielle pour le stockage de longue durée ou l’expédition. Les quelque 50 cartes NFC déjà détenues doivent pouvoir être réutilisées, sauf impossibilité technique dûment justifiée.

Compatibilité et mise en service

Le système doit être compatible avec le point d’accès SHURE MXCWAPT existant ou démontrer une interopérabilité fonctionnelle équivalente. Il doit permettre la gestion centralisée, l’extension ou la répartition du parc entre plusieurs points d’accès, une interface web, des raccordements Ethernet, analogiques et audio sur IP de type Dante, ainsi qu’au moins 10 canaux audio en entrée et 10 en sortie. Les communications sont chiffrées AES avec une clé d’au moins 128 bits.

La solution doit fonctionner dans un environnement radio dense comprenant des réseaux 2,4 et 5 GHz et pouvant compter 150 à 200 équipements radio actifs. Le titulaire définit l’implantation, les bandes et les canaux, gère les interférences et réalise un diagnostic radioélectrique à chaque installation ou changement significatif de configuration. Une perturbation imputée à l’environnement de la collectivité exige des mesures objectives et un constat contradictoire ; le titulaire ne peut imposer de modifier le Wi-Fi existant ni de limiter l’usage des appareils des participants.

Le matériel doit être livré et opérationnel dans les 15 jours calendaires, avec vérifications, essais en conditions réelles, correction des anomalies et formation initiale. Un test en conditions réelles vérifie l’interopérabilité avec l’installation existante. La présence du titulaire est prévue au premier conseil du premier trimestre 2027, de 14 h à 22 h, sous réserve de confirmation lors de la mise au point du marché.

Formation, assistance et maintenance

La formation initiale, réalisée à la mise en service, couvre la prise en main, les fonctionnalités principales, l’utilisation courante et la résolution des dysfonctionnements simples ; elle est adaptée aux utilisateurs et aux conditions réelles d’exploitation. Les formations complémentaires sur demande — notamment vote, supervision ou paramétrages avancés — font l’objet d’une commande préalable. Les explications ponctuelles et l’assistance à l’exploitation pendant les interventions sont incluses. Les formations sont accompagnées d’un support écrit.

La maintenance incluse couvre une opération préventive au moins une fois par an, les mises à jour nécessaires des logiciels et micrologiciels, le remplacement des batteries dont l’autonomie est insuffisante, le dépannage, les pièces et le remplacement des équipements défaillants. Les mises à jour sont vérifiées au moins annuellement ; chaque intervention donne lieu à un compte rendu des versions avant et après et des mises à jour disponibles non appliquées. L’assistance du constructeur n’intervient qu’après échec des actions correctives du titulaire ; les frais sont à la charge de celui-ci si la défaillance relève du matériel, de l’installation ou de la maintenance. Si elle relève de la collectivité, la prestation peut être facturée après validation préalable.

Pour les conseils municipaux et communautaires, une intervention urgente comprend une assistance téléphonique sous 15 minutes puis la présence d’un technicien sur site dans l’heure, le jour même. Pour les autres réunions, l’assistance urgente est assurée jusqu’à 22 h. Dans les deux cas, une intervention non urgente a lieu le jour ouvré suivant l’appel. Les dates sont communiquées au minimum 72 heures à l’avance ; les modifications sont prises en charge sans contrepartie lorsqu’elles sont signalées 5 jours avant la réunion.

En cas de défaillance récurrente non résolue, une solution provisoire est mise en place sous 5 jours ouvrés au maximum, puis la remise en état définitive ou le remplacement intervient sous 30 jours calendaires. Le titulaire maintient la solution provisoire jusqu’au rétablissement complet et met à disposition un stock de matériel de dépannage. La location n’est pas facturée pendant la période allant du constat contradictoire à la remise en état ; sa reprise prend effet le premier jour du mois suivant, au prorata prévu. Les réparations imputables à une dégradation volontaire ou à une mauvaise utilisation peuvent être facturées ; les offres de prix sont transmises sous 15 jours ouvrés.