Location longue durée de véhicules de société

L’accord-cadre porte sur la location longue durée de véhicules neufs et sur l’ensemble des services associés pour le parc automobile de Néolia. Il est conclu sans quantité minimale, avec une quantité maximale estimative de 150 véhicules sur la durée totale. Les prestations sont déclenchées par des marchés subséquents après remise en concurrence des titulaires.

Les véhicules concernés comprennent notamment les véhicules particuliers thermiques, hybrides non rechargeables, 100 % électriques et utilitaires légers. Les titulaires doivent maintenir une offre actualisée et proposer les derniers modèles disponibles, en tenant compte des évolutions technologiques, réglementaires et des exigences de décarbonation des flottes.

Pour chaque besoin, les offres portent sur les gammes S1, S2, Fourgonnette, Ludospace, F1, F2, F3 SUV et F3 Berline. Le candidat peut proposer un ou deux véhicules par gamme, sous réserve du respect des spécifications demandées et de la remise d’une offre accompagnée d’une matrice « Temps/kilomètre ». Les caractéristiques définitives, l’énergie ou le carburant, la durée de location et le kilométrage contractuel sont précisés à chaque besoin.

Livraison et réception

La livraison intervient au siège de Néolia ou dans un garage ou une agence convenu avec le titulaire. Le titulaire doit prendre rendez-vous avec le responsable des Services Généraux ou son représentant et livrer pendant les heures d’ouverture, avec un minimum de 15 € de carburant ou d’énergie.

Chaque livraison donne lieu à un bon de livraison validé. La réception vérifie le fonctionnement du véhicule, sa conformité apparente et la remise des documents de bord :

• carnet d’entretien constructeur ;
• mode d’emploi ;
• carte grise ou certificat provisoire d’immatriculation ;
• prise en main du véhicule.

Néolia dispose de 8 jours ouvrés pour signaler une non-conformité. En cas de retard, un véhicule de prêt de segment équivalent doit être mis à disposition jusqu’à la réception, sauf force majeure.

Le titulaire réalise les démarches d’immatriculation et fournit le certificat d’immatriculation au minimum un jour ouvrable avant la livraison prévue. Les demandes de certificat provisoire destinées à accélérer la livraison ne donnent pas lieu à des frais supplémentaires.

Maintenance, pneumatiques et assistance

Le titulaire prend en charge l’ensemble de la maintenance, sans surcoût pendant toute la durée du contrat et quel que soit le kilométrage :

• maintenance et interventions prévues au carnet d’entretien ;
• visites de garantie et contrôles techniques réglementaires ;
• remplacement des pièces d’usure ;
• réparation des pannes mécaniques ;
• mises aux normes réglementaires ou liées à la sécurité.

Les interventions sont réalisées dans le réseau constructeur ou dans le réseau proposé par le candidat. Les exclusions de prise en charge doivent être clairement précisées. Aucune avance de frais ne peut être demandée au conducteur.

Chaque contrat intègre quatre pneus thermo-gomme de marques premium ainsi que deux permutations par an pour l’alternance été/hiver. Les réparations de crevaison et le remplacement des pneumatiques nécessaires sont pris en charge par le titulaire, sans avance de frais du conducteur. Le mémoire technique décrit le mode de gestion, les marques proposées, le réseau, la remise appliquée et les conditions de fin de contrat.

Un véhicule de remplacement du même segment est prévu notamment en cas d’accident, de vol, de destruction, d’incendie ou de panne. L’assistance doit être accessible en français 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans avance de frais ni chèque de caution. Une prise en charge à l’étranger est prévue pour les gammes F1, F2 et F3. Les conditions de mise à disposition, de rapatriement et de prise en charge des passagers sont détaillées dans l’offre.

En cas d’insatisfaction majeure, notamment liée à des pannes répétitives sans solution réelle, le titulaire accompagne Néolia dans le recours auprès du constructeur pour obtenir un remplacement à l’identique.

Gestion administrative et suivi

Le loyer de base comprend notamment les frais de dossier, de mise à la route, de livraison, d’immatriculation, de plaques minéralogiques, de malus écologique et de carte grise, ainsi que les 15 € de carburant ou d’énergie remis à la livraison. Une facture mensuelle unique est transmise via une plateforme agréée par l’État et précise, pour chaque véhicule, le conducteur et le centre de coût.

Le titulaire fournit également :

• un export numérique mensuel des données de facturation au format Excel ou équivalent ;
• un état mensuel du parc indiquant le numéro de contrat, les loyers par catégorie de dépense, la durée, le kilométrage, l’immatriculation, le type de véhicule et l’affectation nominative ;
• un outil internet permettant le suivi administratif, l’accès aux factures, les requêtes et alertes, ainsi que la modification du conducteur et du centre de coût ;
• un bilan annuel de l’état du parc et de ses évolutions réglementaires, tarifaires et fonctionnelles ;
• les démarches auprès de l’administration fiscale pour la transmission des contraventions.

Les cartes carburant et de recharge électrique sont commandées et gérées par Néolia ; elles peuvent être proposées en option dans les marchés subséquents.

Les avenants de durée ou de kilométrage sont établis à partir d’une matrice fixe pendant toute la durée du contrat. Cette matrice couvre les durées de 24 à 72 mois par tranches de 1 à 3 mois et les kilométrages de 30 000 à 180 000 km par tranches de 5 000 ou 10 000 km. Les limites autorisées sont de 27 à 60 mois et de 40 000 à 150 000 km. Une demande validée avant le 10 du mois prend effet le 1er du mois suivant.

Restitution

Le titulaire prévient Néolia de l’échéance prochaine du contrat trois mois à l’avance. Un état des lieux en deux exemplaires est établi, validé et signé par les deux parties le jour de la restitution. Les frais de dépréciation ou de remise en état doivent être précédés d’un devis validé par Néolia.

Le titulaire remet un document précisant les conditions de restitution, les abattements applicables aux pièces et à la main-d’œuvre selon l’âge et le kilométrage, ainsi que les dommages pris en charge par le loueur ou le locataire, avec image et descriptif des réparations. La régularisation de la durée et du kilométrage intervient dans un délai maximal de deux mois après restitution, sans frais supplémentaires, avec arrêt de la facturation des loyers.