Fourniture de livres imprimés pour les bibliothèques et médiathèques

Fourniture et mise à disposition de livres neufs en français pour les enfants et adolescents. Sont notamment visés les livres de petite enfance, albums, premières lectures et romans destinés aux enfants et adolescents, publiés et distribués régulièrement en France et disponibles auprès de l’éditeur, qu’ils soient ou non référencés dans les bibliographies commerciales ou bases de données telles qu’Électre ou ORB. Les bandes dessinées sont exclues de ce lot.

Les CD-ROM ou CD peuvent être inclus lorsqu’ils accompagnent des livres pour enfants et ne constituent pas le document principal.

Sélection documentaire et offices

Le titulaire peut proposer, à la demande formelle de la collectivité, une présélection annuelle à l’occasion de manifestations importantes autour du livre jeunesse. Cette sélection, distincte des offices, peut être acquise sans liste de commande préalable des bibliothèques. Des bibliographies thématiques sont également établies sur demande formelle, selon une fréquence estimative d’une à trois demandes annuelles.

Des offices classiques sont attendus. Pour la bibliothèque de l’Hôtel-Dieu, des offices particuliers bimestriels sont mis en place à compter de son ouverture : livraison le premier mardi de la période entre 9 h et 18 h, conservation des documents dans les locaux pendant quatre semaines, puis retour le mardi entre 9 h et 18 h. Leur contenu est défini conjointement avec le bibliothécaire responsable, par exemple selon les segments de collection, les thématiques, les niveaux de lecture ou les nouvelles maisons d’édition. Cette préparation est systématique, sur place ou en visioconférence, trente à quarante jours avant la livraison, pour un échange estimé à une heure.

La sélection tient compte du catalogue de la bibliothèque et des données de prêt, de rotation et de réservation communiquées par celle-ci. Les ouvrages déjà acquis ou déjà présentés puis non retenus ne doivent pas être reproposés. Les offices assurent le suivi des séries et la présentation du premier titre d’une nouvelle maison d’édition dès sa parution. Des nouveautés remarquables peuvent être ajoutées, dans la limite de 20 % du volume de l’office. Quatre réunions annuelles d’une demi-journée, planifiées en début d’année à une fréquence trimestrielle, permettent d’évaluer la prestation ; aucune ne peut être supprimée. Le taux de retour pourrait à terme ne pas excéder 20 %.

Commandes, livraison et suivi

Les bons de commande sont adressés par établissement, au fur et à mesure des besoins ; ils ne sont pas centralisés. Le nombre de commandes varie selon les établissements, avec une moyenne indicative de 10 par mois. Le titulaire accepte les commandes provenant d’Électre et/ou d’ORB, en accuse réception par courriel et dispose de 72 heures (trois jours ouvrables) pour formuler des réserves ; passé ce délai, la commande est réputée acceptée.

Chaque commande est exécutée en deux livraisons au maximum : une première livraison d’au moins 75 % des titres dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du bon, puis le reliquat dans les 10 jours ouvrables supplémentaires, soit 25 jours ouvrables au total. Les titres non servis et leur motif précis doivent être signalés sur le bordereau ; aucune livraison ultérieure supplémentaire n’est acceptée. Pour les éditeurs auto-diffusés ou indépendants, les diffuseurs ou distributeurs indépendants et les auteurs auto-édités, le titulaire indique par courriel, sous 8 jours ouvrables, le délai prévisible de première livraison ; le reliquat reste dû dans les 10 jours ouvrables suivant cette première livraison. Pour une commande urgente exceptionnelle sous 3 jours ouvrables, sollicitée par courriel, le titulaire répond sous 24 heures sur sa capacité à livrer.

Les colis ne dépassent pas 12 kg. Les livraisons sont faites aux locaux indiqués sur chaque bon de commande, dans les horaires propres au site. Elles sont accompagnées de bordereaux distincts par commande, classés dans le même ordre que le bon, indiquant notamment date d’expédition, références, titulaire et documents livrés. Les ouvrages sont protégés contre les dommages et séparés selon les bons de commande. Les documents défectueux ou non conformes empêchant une lecture normale sont retournés au titulaire dans un délai maximal de 24 jours ouvrables pour remplacement gratuit, frais induits à sa charge.

Catalogue et relation avec les bibliothèques

Le titulaire met à disposition, pour toute la durée du marché, un site dédié et régulièrement mis à jour donnant accès à l’ensemble de son catalogue avec une information fiable. Un compte utilisateur est créé pour chaque bibliothèque dès le premier mois. Les identifiants provisoires fournis dans l’offre permettent de tester le site et doivent rester opérationnels pendant au moins 45 jours ouvrables à compter de la date limite de remise des offres. Un interlocuteur privilégié et un remplaçant sont désignés dès la notification ; chacun dispose d’un numéro de téléphone direct et d’une adresse électronique personnalisée, et l’interlocuteur principal fournit un CV descriptif complet.