Livraison et traitement de documents pour bibliothèques

Les livraisons sont organisées sur sept circuits déployés sur trois semaines :

• semaine 1 : circuit 1 le mardi et circuit 2 le jeudi ;
• semaine 2 : circuit 3 le mardi et circuit 4 le jeudi ;
• semaine 3 : circuit 5 le mardi, circuit 6 le mercredi et circuit 7 le jeudi.

Les tournées sont interrompues pendant les vacances scolaires de Noël et au mois d’août. Les horaires de passage et coordonnées des interlocuteurs figurent sur une feuille de route mise à jour chaque semaine. Les distances totales indiquées pour les sept circuits sont respectivement de 118 km, 168 km, 152 km, 152 km, 130 km, 299 km et 262 km.

Le départ s’effectue à 8 h depuis la Médiathèque Côte-d’Or, le chauffeur-livreur devant être présent 15 minutes avant pour charger les caisses et les outils d’animation. Le retour intervient entre 15 h 45 et 17 h selon le circuit ; le déchargement est effectué au retour. Aucune livraison n’est réalisée entre 12 h 30 et 13 h 30. Les documents sont remis contre signature au personnel de la commune partenaire, à la bibliothèque ou à la mairie selon le lieu défini à l’avance.

L’acheteur met à disposition un véhicule de type Master et le carburant. Le titulaire assure le remplissage du carnet de bord et le nettoyage intérieur du véhicule une fois par semaine. Le conducteur doit disposer d’un téléphone mobile dont le numéro est communiqué à la Médiathèque Côte-d’Or ; l’acheteur fournit une carte routière, mais pas de GPS.

Capacités et continuité de service

Le véhicule peut transporter jusqu’à 70 caisses. Le chauffeur-livreur doit pouvoir manipuler des caisses pesant jusqu’à 20 kg chacune et livrer, par demi-journée, jusqu’à deux bibliothèques, soit 140 caisses au maximum. Il doit s’orienter sur le territoire côte-d’orien dans des délais contraints, communiquer avec courtoisie et respecter les critères de classification bibliothéconomique.

En cas d’absence, un agent remplaçant capable d’assurer les missions doit être mis à disposition dans un délai maximal de 48 heures. Le titulaire vérifie chaque trimestre la validité du permis de conduire et les aptitudes physiques nécessaires du conducteur, ainsi qu’à chaque reconduction.

Choix sur place et traitement documentaire

Lors des choix sur place, le chauffeur-livreur intervient sur les créneaux de 8 h à 12 h et de 13 h 45 à 17 h. Il charge et décharge son véhicule et peut participer, selon ses disponibilités, à l’enregistrement des retours et des prêts ainsi qu’au rangement. Le détail estimatif prévoit 43 jours de participation à ces missions et jusqu’à 10 jours supplémentaires de traitement et de rangement par rapport au planning initial.

À titre estimatif, les livraisons de documents et d’outils d’animation, avec leur promotion, représentent 97 jours par an. Ces quantités figurent dans un détail estimatif dépourvu de valeur contractuelle.

Coordination, contrôles et exécution

Deux réunions d’environ une heure sont prévues en cours d’année pour évaluer la qualité d’exécution. L’acheteur peut également effectuer des vérifications par téléphone ou questionnaire auprès des partenaires. Chaque commande fait l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives distinctes et peut donner lieu à admission, ajournement, réfaction ou rejet.

Avant toute intervention dans les locaux de l’acheteur, le titulaire communique notamment la date et la durée prévisible de l’intervention, le nombre de salariés concernés, les noms et qualifications du responsable ainsi que les sous-traitants éventuels. Une inspection commune et une analyse des risques précèdent l’intervention ; un plan de prévention écrit est établi en cas de risques ou lorsque le volume prévisible atteint au moins 400 heures sur 12 mois. Toute modification des spécifications techniques nécessite l’autorisation préalable de l’acheteur.