Fourniture et livraison de fournitures scolaires et de bureau

Le lot porte sur la fourniture d’articles scolaires destinés aux écoles de Bernin, avec catalogue et commandes suivies, assistance aux utilisateurs et livraison répartie selon l’établissement, la classe ou l’enseignant.

Le BPU couvre notamment la papeterie scolaire et les supports d’écriture et de dessin : cahiers, feuilles mobiles, blocs, fiches, papiers et cartons de formats et grammages variés, crayons, feutres, marqueurs, stylos, gommes et correcteurs. Il comprend aussi les articles de classement (chemises, classeurs, pochettes, protège-documents, intercalaires et trieurs), les instruments de traçage et de découpe, les colles, ainsi que des fournitures pour les activités manuelles et créatives : pâte à modeler, peinture, gommettes, perles, feutrine, papiers décoratifs et matériel d’emballage. Sont également présents des dictionnaires et divers articles utiles aux écoles.

Les références du BPU, caractéristiques et conditionnements proposés par le titulaire sont à maintenir. Les fournitures doivent être neuves, adaptées à leur usage et conformes aux exigences et normes applicables. Une évolution de gamme ne permet pas une substitution sans accord préalable de la Commune; le remplacement accepté doit présenter une qualité au moins équivalente et, sauf accord exprès, ne pas entraîner de surcoût.

Plateforme et circuit de commande

La commande en ligne est obligatoire pour ce lot. La plateforme doit fonctionner sans installation de logiciel spécifique sur les postes de la Commune et permettre la gestion des comptes et droits, la recherche et l’identification des références BPU, l’affichage des prix, la constitution et l’édition des paniers, le suivi des commandes, des indisponibilités et reliquats, l’extraction de statistiques et le suivi des enveloppes budgétaires.

Chaque enseignant doit pouvoir constituer un panier identifié par utilisateur et/ou classe. La direction de l’école doit pouvoir visualiser et regrouper les paniers de son établissement sans en fusionner les détails; la Commune réalise la validation finale. L’origine de la commande et son bénéficiaire doivent rester traçables, de la création du panier jusqu’à la validation, avec possibilité d’intégrer le numéro d’engagement comptable ou une autre référence communiquée par la Commune. Le titulaire fournit un guide, accompagne la création et la modification des comptes et peut organiser à distance une démonstration ou formation sans coût supplémentaire.

Préparation, livraison et suivi

Les commandes sont prioritairement réalisées à partir du BPU. Les achats hors BPU restent exceptionnels, doivent répondre à un besoin ponctuel relevant du lot, faire l’objet d’une validation préalable et être clairement séparés et identifiables dans les paniers, commandes et statistiques. Les commandes hors BPU doivent faire apparaître la référence, la désignation, le prix catalogue, la remise contractuelle éventuelle et le prix net.

Les livraisons scolaires doivent pouvoir être organisées sur une période courte de trois à quatre jours, avant la rentrée, en tenant compte de la fermeture estivale des écoles. Les fournitures sont préparées pour une distribution simple et immédiate; les colis sont séparés et visiblement identifiés par établissement, classe et/ou enseignant. Chaque livraison est accompagnée d’un bon précisant notamment les références et quantités livrées, les articles non livrés ou en reliquat. Transport, préparation, conditionnement, déchargement et livraison sont compris dans les prix; aucun supplément n’est dû pour ces opérations. Les livraisons fractionnées pour indisponibilité doivent rester exceptionnelles et ne générer aucun coût supplémentaire.

Le titulaire assure l’assistance technique et commerciale, le suivi des commandes et reliquats, le traitement des erreurs et demandes de service après-vente. Il transmet, à la demande, des statistiques dématérialisées exploitables sur les références, quantités, prix, montants, école, et, si renseignés, classe et enseignant; un état récapitulatif est transmis avant l’échéance du marché.