Fourniture et installation d’une structure événementielle vitrée

La prestation porte sur la fourniture, le transport, le montage, l’aménagement technique, la mise en sécurité, la maintenance et le démontage d’une structure événementielle de type orangerie, pavillon ou serre haut de gamme, destinée à recevoir du public et un décor immersif sur le thème de la Laponie et de Noël.

La structure doit présenter une emprise approximative de 20 × 20 m, soit environ 400 m² de surface utile. Elle doit être entièrement vitrée ou transparente sur son périmètre afin de préserver la visibilité du décor depuis l’espace public, tout en limitant les éléments opaques et les montants gênants. La hauteur intérieure est à préciser par le candidat et doit permettre l’installation d’éléments suspendus.

Structure, plancher et accessibilité

Les matériaux doivent résister aux conditions météorologiques hivernales, assurer la stabilité de l’installation, être adaptés à l’accueil du public et respecter les règles applicables aux structures temporaires recevant du public.

Le titulaire fournit et installe un plancher technique sur l’ensemble des 400 m². Celui-ci doit être stable, horizontal, adapté à la circulation du public, supporter les charges du décor et des équipements, permettre le passage ou l’intégration des réseaux et être compatible avec l’accessibilité des personnes à mobilité réduite. Sa finition est bleue, directement teintée ou réalisée au moyen d’un revêtement ou tapis événementiel bleu, avec un rendu uniforme, qualitatif et résistant au passage répété. La nuance est validée par la Ville avant installation.

La conception prévoit une entrée identifiable, une sortie adaptée à l’évacuation, des cheminements accessibles, l’absence de ressauts dangereux et des accès pour les secours. La capacité maximale d’accueil simultané et les conditions de respect des règles de sécurité doivent être précisées.

Billetterie, zone technique et réseaux

Un chalet indépendant de billetterie ou de caisse est installé à proximité immédiate de l’entrée. Il doit être esthétique, cohérent avec l’univers de Noël, électriquement équipé, fermé, sécurisé et dimensionné pour le personnel. Il doit permettre l’accueil du public, la vente des billets, le contrôle des flux au moyen de guides-files et le stockage sécurisé de petits équipements et consommables.

Une zone technique inaccessible au public et sécurisée est intégrée à la structure. Sa surface indicative souhaitée est de 10 à 15 m². Elle doit pouvoir accueillir notamment les amplificateurs, régies son et lumière, alimentations électriques, contrôleurs DMX éventuels, équipements réseau et systèmes de programmation, tout en facilitant la ventilation, les interventions et le raccordement aux réseaux.

L’installation électrique intérieure comprend la distribution nécessaire à l’éclairage architectural et scénographique, à la sonorisation, à la billetterie, aux équipements techniques et aux éléments décoratifs alimentés : tableaux adaptés, protections différentielles, câblage, prises, chemins de câbles, mise à la terre et protections des câbles accessibles au public. Un plan électrique de principe et la puissance nécessaire doivent être fournis.

Ambiances sonore et lumineuse

La sonorisation doit être adaptée à une surface de 400 m² et comprendre les enceintes, l’amplification, le câblage, le réglage, la programmation horaire et une régie ou un système de contrôle depuis la zone technique. La diffusion doit être homogène et sans niveau sonore excessif. Le système doit lire les contenus numériques fournis par la Ville ou son prestataire scénographique.

L’installation doit permettre une ambiance lumineuse immersive comprenant notamment projecteurs LED, éclairage architectural, éclairage indirect, éclairage scénographique, effets lumineux éventuels, commandes et programmation. Le pilotage s’effectue depuis la zone technique, sans compromettre la visibilité extérieure du décor ni créer de zones dangereuses pour le public.

Scénographie, chauffage et sécurité

La structure doit permettre l’installation ultérieure du décor Laponie par un tiers. L’offre précise les possibilités d’accrochage, charges admissibles, points d’accroche, charges maximales par point, possibilités en toiture et possibilités de fixation sur les éléments verticaux. Un plan des points d’accroche et des charges admissibles est fourni.

Le candidat propose une solution de chauffage adaptée à l’exploitation hivernale et précise la puissance installée, la consommation, l’implantation, le niveau sonore, les dispositifs de sécurité ainsi que la gestion et la programmation. La Ville privilégie une solution électrique et silencieuse. Les performances thermiques et les possibilités de réduction des déperditions doivent également être indiquées.

La structure doit respecter la réglementation applicable aux établissements recevant du public et être accompagnée des éléments nécessaires à son instruction : classement et caractéristiques, certificats de réaction au feu, plans, note de calcul, notice de sécurité, attestations de montage, certificats de conformité, procès-verbal de contrôle si nécessaire et dossier technique pour la commission de sécurité.

Elle doit être dimensionnée pour une installation hivernale extérieure. Les conditions limites d’exploitation liées au vent, à la pluie, à la neige, au gel et aux températures négatives sont précisées, ainsi que les dispositifs de lestage ou d’ancrage. L’ancrage est défini avec la Ville afin de préserver les revêtements et infrastructures existantes.

Montage, coordination et maintenance

La structure est entièrement montée, sécurisée et prête techniquement avant l’intervention de la scénographie. Le candidat fournit un planning détaillé de montage et de démontage. Pendant l’exploitation, il assure une astreinte technique couvrant la structure, le plancher, l’électricité, le chauffage, la sonorisation, l’éclairage et les systèmes techniques, en précisant les horaires d’astreinte, le délai maximal d’intervention et le numéro de permanence.

Pendant le montage et le démontage, le titulaire maintient sa zone de travail propre, évacue emballages et déchets, protège les espaces publics et remet le site en état. La structure doit être livrée propre et prête à recevoir la scénographie. Une réunion technique de préparation est organisée en amont du montage et un chef de projet ou interlocuteur unique est désigné pour coordonner les services techniques de la Ville, le service événementiel, les prestataires de scénographie, de son et lumière le cas échéant, ainsi que les organismes de contrôle.

L’offre comprend notamment un plan masse 20 × 20 m, des vues 3D ou photographies d’une structure similaire, un plan du plancher avec zone technique et billetterie, les caractéristiques techniques, charges admissibles, points d’accrochage, caractéristiques du chauffage, de la sonorisation et de l’éclairage, dispositifs d’ancrage ou de lestage, certificats et documents de conformité, planning détaillé, dispositif d’astreinte et attestation d’assurance.