Fourniture, installation et maintenance de lits médicalisés et accessoires

L’accord-cadre porte sur la fourniture, la livraison, l’installation, la mise en service et la maintenance de lits médicalisés et de leurs accessoires pour une utilisation intensive en EHPAD. Les équipements doivent assurer la sécurité et le confort des résidents, faciliter les soins, les transferts et la manutention, et contribuer à la prévention des troubles musculosquelettiques des professionnels.

Les caractéristiques détaillées doivent être renseignées dans le Cadre de Réponse Technique (CRT), avec les accessoires, options, justificatifs de conformité et documentations correspondants. Les exigences minimales obligatoires du CCTP et du CRT doivent être respectées.

Équipements et fonctionnalités

Les lits doivent notamment permettre :

• le réglage électrique de la hauteur du plan de couchage, du relève-buste et du relève-jambes ;
• l’adoption des positions nécessaires au confort, aux soins, au repos et à l’accompagnement du résident, dont une position basse contribuant à la prévention des conséquences des chutes ;
• la neutralisation ou le verrouillage de fonctions électriques lorsque la situation du résident le nécessite ;
• le déplacement, la manutention et l’immobilisation sécurisés par un système de freinage adapté ;
• l’utilisation de barrières de sécurité compatibles limitant les risques de chute, coincement, compression ou piégeage.

Les équipements doivent être ergonomiques, faciles à régler, déplacer, nettoyer et désinfecter. Les matériaux, surfaces et composants doivent résister à un usage régulier et limiter les zones retenant les salissures. La charge maximale admissible et la charge maximale d’utilisation doivent être indiquées dans le CRT et sur l’équipement. La liste exhaustive des accessoires compatibles doit être fournie.

Livraison, installation et mise en service

La livraison intervient dans un délai maximal de 6 semaines à compter de la réception du bon de commande, sauf délai plus favorable contractuellement proposé. Le titulaire assure l’acheminement jusqu’au lieu précis d’installation, la manutention, le déballage, l’installation, le montage, les réglages, les contrôles de sécurité et la mise en service. Il prend en charge les contraintes d’accès, les emballages, protections et déchets résultant de la livraison, ainsi que les frais correspondants.

Chaque équipement fait l’objet d’une qualification à l’installation, avec dossier de qualification d’installation et, le cas échéant, de qualification opérationnelle. Une anomalie constatée lors de la qualification doit recevoir une réponse sous 5 jours ouvrés. En cas de non-conformité, la réception réservée est rapportée et le matériel non accepté doit être remplacé.

La documentation en français doit être conforme à la NF X60-200 et comprendre les fiches techniques, instructions d’installation, d’utilisation et de maintenance, méthodes de nettoyage et de décontamination, certificats ou attestations de conformité CE, certificats de contrôle qualité, liste et tarifs des pièces détachées et accessoires, conditions de fourniture et délais de livraison.

Formation et assistance

La formation à l’utilisation et à l’entretien de premier niveau est réalisée en français, sur chaque site utilisateur, à une date convenue avec le CCAS. Son contenu et sa durée sont proposés par le titulaire et doivent notamment traiter les risques liés à une mauvaise utilisation et les éléments critiques de sécurité. Une formation de niveau 2 ou supérieur peut être proposée comme prestation supplémentaire facultative, avec contenu, durée, public, tarifs, validité, fréquence de réactualisation et certificat de formation.

L’assistance aux utilisateurs nécessaire à la résolution des difficultés d’utilisation est assurée gratuitement dans l’établissement concerné. Le titulaire précise dans son offre le périmètre, les modalités d’intervention, les disponibilités et les moyens de contact.

Maintenance et pièces détachées

L’offre comprend obligatoirement la maintenance préventive et doit préciser les modalités de maintenance corrective, les contrôles réglementaires, le service après-vente, les délais d’intervention, les hotlines, les qualifications des intervenants, les stocks et la durée de vie des pièces. Un contrat de maintenance complète avec prêt de lit et une maintenance préventive sur les lits actuels peuvent être proposés comme prestations supplémentaires facultatives.

Les opérations peuvent être réalisées sur site ou par envoi du matériel. Les interventions sur site sont prévues du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30. La maintenance préventive fait l’objet d’un planning annuel communiqué en décembre de l’année N-1 pour l’année N ; les dates et heures sont confirmées au moins 15 jours avant la visite et toute annulation impose un préavis de 48 heures.

Pour la maintenance corrective, les engagements maximaux sont les suivants : prise en charge hotline sous 1 heure, délai de réponse de 6 heures, production du devis sous 3 jours ouvrés, intervention sous 5 jours ouvrés et rétablissement sous 8 jours ouvrés à compter du bon de commande. Un lit de remplacement doit être fourni en cas d’immobilisation.

Les frais d’envoi et de retour sont à la charge du titulaire. En cas de perte pendant le transfert, un équipement équivalent est fourni sans coût supplémentaire. Les pièces compatibles doivent être approvisionnées pour respecter le délai de rétablissement ; les pièces fréquemment changées doivent être disponibles sur site ou auprès des techniciens. La liste des pièces et accessoires indique notamment le code fournisseur, le numéro fabricant, la désignation, le prix, le conditionnement, la garantie et, le cas échéant, la périodicité de changement. Les pièces, accessoires et consommables hors bordereau sont fournis gratuitement.

Chaque intervention préventive ou corrective donne lieu à un rapport détaillé en français mentionnant le technicien, les dates et heures, l’équipement, les anomalies, les travaux, les pièces changées, les observations, la conclusion de conformité ou d’opérationnalité et, pour la maintenance périodique, les dates des maintenances réalisée et suivante.

Garantie, contrôle et admission

Tous les articles bénéficient d’une garantie contractuelle minimale d’un an couvrant les pièces, la main-d’œuvre, les déplacements et les frais de port. Pendant cette période, la maintenance préventive et corrective est assurée aux frais du titulaire. Toute pièce remplacée bénéficie d’une garantie minimale de 12 mois ; une nouvelle défaillance du même organe et de même origine dans les 12 mois n’est pas facturée. La garantie après intervention corrective couvre une durée minimale de fonctionnement de 12 mois.

Les équipements sont contrôlés à la livraison, puis soumis à des vérifications quantitatives, qualitatives et fonctionnelles avant admission. Le CCAS dispose de 30 jours ouvrables à compter de la mise en service pour notifier l’admission, l’ajournement ou le rejet. Les frais liés à un ajournement ou à un rejet sont supportés par le titulaire.

Délais de commande et documents d’exécution

Les bons de commande précisent notamment les références, quantités, prix unitaires, montants, lieu de livraison, date souhaitée et conditions particulières. Toute difficulté d’exécution doit être signalée par écrit à l’EHPAD émetteur sous 2 jours ouvrés ; les difficultés prévisibles doivent être signalées sous 48 heures ouvrées avec leurs conséquences et les mesures correctives envisagées.