Captation audiovisuelle des séances du conseil communautaire

La prestation clé en main couvre la préparation et l’installation du dispositif, la captation vidéo et audio, la réalisation en régie, la sonorisation, la diffusion en salle, la retransmission en direct et l’enregistrement intégral. Le bordereau prévoit une quantité estimative de 8 prestations forfaitaires, sans valeur contractuelle.

Préparation et moyens techniques

Le titulaire installe, raccorde, règle, teste puis démonte ses équipements. Les essais audio et vidéo, tests de diffusion des supports et préparation des titrages sont réalisés avant la séance ; le dispositif doit être opérationnel avant 18 h 30. La collectivité transmet notamment date et horaires, ordre du jour, noms et fonctions des intervenants, supports finalisés et éventuelles consignes. Le montage des équipements doit éviter tout risque pour les élus, les agents et le public.

La captation multicaméra est adaptée à la salle et prévoit, à titre indicatif, au moins 3 caméras. La réalisation doit montrer la présidence, les intervenants, une vue générale de l’assemblée et les supports diffusés. Une régie, exploitée par un technicien pendant la séance, gère notamment la sélection des sources, le mixage audio, les écrans, les titrages, l’enregistrement et le direct.

Sonorisation et écrans

Le titulaire fournit au minimum 4 microphones, dont 1 micro sur pied pour la prise de parole des conseillers, ainsi que la console et les équipements de traitement et de diffusion nécessaires. Le son doit rester intelligible, avec un traitement adapté à l’écoute sur internet ; les vidéos diffusées sont sonorisées.

Écrans sur pied à mettre à disposition au minimum :

• 2 écrans de 190 cm pour les conseillers communautaires ;
• 1 écran de 140 cm pour les membres de l’exécutif.

Ils diffusent la réalisation en direct, les titrages et les supports transmis (présentations, vidéos, photographies, documents ou autres médias), avec bascule rapide entre débats et supports. Les équipements de la collectivité peuvent être intégrés s’ils sont disponibles et compatibles.

Titrage, retransmission et fichiers

Les bandeaux identifient les principaux intervenants par leur nom et leur fonction lorsque nécessaire. Les titrages des délibérations et points de l’ordre du jour indiquent notamment le numéro de délibération lorsqu’il existe, son intitulé ou objet et, le cas échéant, la référence du point. Ils sont préparés en amont, déclenchés en régie au moment pertinent et adaptés en séance si l’ordre du jour ou l’ordre de passage change. Leur présentation graphique est définie avec la collectivité et cohérente avec son identité visuelle ; ils figurent dans l’enregistrement final.

Le direct est diffusé sur la chaîne YouTube de la collectivité. Le titulaire dispose de son propre réseau 4G/5G, indépendamment du Wi-Fi de la collectivité, et assure encodage, transmission, surveillance du flux, gestion des incidents et reprise en cas d’interruption. L’offre précise la qualité de diffusion, les besoins de connexion et les éventuels moyens de secours.

Chaque séance fait l’objet d’un enregistrement intégral reprenant image, son, titrages, éléments graphiques et supports intégrés à la réalisation. Le fichier numérique, dans un format courant et exploitable, est remis à la collectivité ; le délai proposé ne doit pas dépasser 48 heures ouvrées, sauf difficulté particulière.

Continuité et qualité de service

L’offre décrit les moyens de secours en cas de panne ou d’interruption. Le titulaire réalise les essais avant chaque séance, surveille le flux en continu, dispose des accessoires nécessaires et prévoit une solution limitant les conséquences d’une panne d’équipement critique. La prestation doit assurer une image adaptée à la diffusion publique, un son clair, une bonne synchronisation audio/vidéo, la lisibilité des supports et une identification claire des intervenants, délibérations et points à l’ordre du jour. L’équipe est dimensionnée pour l’ensemble des opérations ; un responsable ou régisseur audiovisuel est présent pendant la séance et constitue l’interlocuteur de la collectivité.