Impression et routage de documents électoraux

La prestation porte sur l’impression, la personnalisation de données variables, la mise sous pli, l’affranchissement et l’expédition d’environ 20 000 enveloppes, pour un volume total estimatif d’environ 550 000 pages. Les quantités sont indicatives et les commandes sont exécutées par bons de commande, sans minimum de quantité.

Les données sont transmises par fichier Excel, avec notamment la civilité, le nom, le prénom, l’adresse, le code postal, la commune, les informations de sélection des professions de foi et les listes de candidats CSE, CAPD, CAPL et CCP. Le courrier modèle est fourni au format Word et doit être personnalisé avant impression avec six données variables par électeur.

Documents et configurations de plis

Pour les établissements utilisant le vote électronique, chaque pli peut comprendre :

• Jusqu’à trois fois six professions de foi au format A4 recto/verso couleur ;
• Les listes de candidats propres à chaque électeur ;
• Un courrier personnalisé ;
• Une enveloppe portant les informations du destinataire et la mention « Important, élections professionnelles » en noir et blanc.

Pour les votes à l’urne ou par correspondance, les plis peuvent comprendre les professions de foi, le mode d’emploi du vote, les listes de candidats, des bulletins au format A6 ou selon le bon de commande, deux enveloppes de vote colorées, une enveloppe T au format C5 et un courrier personnalisé. Les enveloppes T sont commandées par les établissements, qui fournissent le PDF à imprimer.

Les combinaisons de documents sont déterminées selon les scrutins de chaque électeur. Environ 50 combinaisons sont prévisionnellement envisagées pour le CHU de Toulouse, avec mise à jour après constitution des listes électorales.

Travaux d’impression et d’adressage

Les prestations tarifaires couvrent notamment l’impression A4 recto/verso couleur, l’impression sur papier blanc avec écriture couleur, l’impression recto couleur ou noir et blanc, l’impression recto/verso noir et blanc, les bulletins A6, les enveloppes C6 blanches ou bleues, l’impression des adresses et de la mention d’importance, les enveloppes T C5, les étiquettes d’adresses au format 10 × 3,5 cm et la fusion-publipostage pour les établissements du GHT.

Les enveloppes prévues comprennent notamment les formats C4, C5, kraft 365 × 275 mm, petite enveloppe blanche 14 × 9 cm et petite enveloppe bleue 14 × 9 cm.

Mise sous pli, affranchissement et expédition

La mise sous pli est organisée par tranches de 0 à 10, 11 à 20, 21 à 30, 31 à 50 et plus de 51 documents. Elle comprend l’insertion de l’ensemble des documents correspondant à chaque combinaison, puis l’affranchissement et le dépôt au centre de tri postal.

Le scénario estimatif prévoit notamment 218 006 impressions recto/verso couleur, 1 600 impressions recto/verso sur papier blanc avec écriture couleur, 7 870 impressions recto couleur, 17 683 impressions recto noir et blanc et 36 916 impressions recto/verso noir et blanc. Il prévoit également 19 759 impressions d’adresses sur enveloppes, 1 000 enveloppes T, 900 étiquettes, 17 909 enveloppes C4, 850 enveloppes C5, 1 000 enveloppes kraft, 1 800 petites enveloppes blanches et 1 510 petites enveloppes bleues.

Les tranches d’affranchissement prévues sont jusqu’à 100 g, jusqu’à 250 g et jusqu’à 500 g. Les plis doivent être expédiés afin de parvenir aux électeurs au plus tard le 19 novembre 2026 pour le premier flux et le 21 novembre 2026 pour les établissements en vote à l’urne ou par correspondance. Les éléments nécessaires sont transmis au plus tard le 30 octobre 2026 pour le premier flux et le 13 novembre 2026 pour le second.

Le titulaire fournit un calendrier détaillant toutes les étapes ; après approbation, celui-ci devient contractuel. Les documents livrés sont accompagnés d’un bon de livraison mentionnant notamment la date d’expédition, la référence de la commande, l’identification des fournitures et, le cas échéant, leur répartition par colis.

Données personnelles et responsabilités

Le titulaire traite les données personnelles pour le compte du pouvoir adjudicateur uniquement pour les finalités du marché. Il doit assurer leur confidentialité, former les personnes autorisées, appliquer des mesures de sécurité adaptées, notifier toute violation dans un délai maximal de 48 heures, tenir la documentation et le registre requis, permettre les audits et restituer puis détruire les données et leurs copies en fin de prestation. La destruction doit être justifiée par écrit.