Composition, fabrication, stockage, livraison et pilon d’enveloppes

L’accord-cadre couvre quatre postes : composition des modèles, fabrication et livraison d’enveloppes d’expédition, fabrication et livraison d’enveloppes réseau, ainsi que stockage. Il est exécuté sur l’ensemble du territoire national, DROM-COM compris, avec un interlocuteur unique côté titulaire.

Poste 1 — Composition

Le titulaire réalise l’initialisation et la mise à jour des maquettes des postes 2 et 3, vérifie la complétude et l’exploitabilité des documents reçus, produit les épreuves et fournit les fichiers PDF. Six maquettes doivent notamment être créées : ENV-C4, C4-IMPFIP, POC-ESI, POC-IMPFIP, POC-ESIREC et POC-IMPFIPREC.

Les échanges sont réalisés prioritairement par voie dématérialisée, en formats PDF, DOCX ou ODT. Chaque demande de mise à jour donne lieu à un fichier PDF sous 5 jours ouvrés. À titre exceptionnel, deux épreuves papier sont transmises sous 5 jours ouvrés, avec coursier aller-retour à la charge du titulaire. Aucune fabrication ne peut commencer sans BAT validé par la DGFiP. Le titulaire assure la relecture, les contrôles, les copies de sauvegarde et la conservation des fichiers sur un site distinct des équipes de composition. Les fichiers sont remis sous 10 jours ouvrés en fin de marché ou en cas de résiliation.

Poste 2 — Enveloppes d’expédition

Les références comprennent les formats C5 856-ESI et 856-IMPFIP, ainsi que les formats C4 ENV-C4, C4-IMPFIP, POC-ESI, POC-ESIREC, POC-IMPFIP et POC-IMPFIPREC. Les enveloppes C5 mesurent 230 × 162 mm ; les enveloppes C4 et pochettes C4 mesurent 316 × 229 mm.

Les enveloppes doivent être planes, sans ondulation, boursouflure, tache, projection de colle ou adhérence entre elles. Les enveloppes autocollantes sont interdites. Le papier est blanc, non recyclé, issu de forêts éco-gérées certifiées PEFC ou FSC et conforme à la norme NF Q 11-004. Les mentions sont imprimées en Pantone bleu 548 U et le caviardage au verso en Pantone 429 U selon les modèles.

La patte de fermeture est gommée, avec un temps de prise maximal de 3 secondes. Elle est arrondie mécanisable en C5, de 46 mm ± 2 mm ; trapézoïdale biseautée en C4, de 48 mm ± 2 mm ; latérale en pochette C4, de 42 mm ± 1 mm. Les pattes latérales mesurent respectivement 14 mm ± 1 mm en C5, 18 mm ± 1 mm en C4 et 25 mm ± 1 mm en pochette C4.

Les fenêtres en papier cristal sont conformes aux normes NF 316 et NF Q 11-004 : grammage 40 g/m², longueur de rupture moyenne 5 000 mm, transparence 82 %, opacité de contraste maximale 17 %, réserve de colle maximale de 2 mm et coins arrondis. Elles doivent permettre la lecture des adresses et des codes 2D.

Les enveloppes sont compatibles avec les machines Pitney Bowes EPIC et DI 4100, à des cadences pouvant atteindre 20 000 plis/heure en C5 et 16 000 plis/heure en C4. Elles doivent respecter la norme AFNOR NF Z 10-011 et permettre la contenance de 7 feuilles A4 pliées en C5 et de 40 feuilles A4 en C4. Le délai courant de production est de 6 à 8 semaines.

Poste 3 — Enveloppes réseau

Les références comprennent C6/5G, C6/5M et C5G avec fenêtre, C5P sans fenêtre, ainsi que C4KP, POC-KP et POC-KF en kraft. Les dimensions vont de 225 × 115 mm à 324 × 235 mm selon le modèle. Le papier est blanc non recyclé, issu de forêts éco-gérées PEFC/FSC, sauf C4KP et POC-KP qui peuvent être fabriquées en papier kraft recyclé. Les enveloppes kraft font l’objet de deux tarifs selon le papier retenu.

L’impression est réalisée en Pantone bleu 548 U pour les enveloppes blanches et en noir Black U pour les enveloppes kraft. Les fenêtres présentent les mêmes principales exigences de transparence, grammage, résistance, collage et lecture optique que celles du poste 2. La patte de fermeture doit être plane, régulièrement gommée, sans débordement de colle, avec un temps de prise maximal de 3 secondes ; les pattes latérales ont une largeur minimale de 13 mm.

Conditionnement, livraison et traçabilité

Les enveloppes C5 sont conditionnées par 1 000 exemplaires par carton. Les enveloppes C4 et pochettes sont conditionnées par 250 ou 1 000 exemplaires selon la référence ; les références réseau C6/5G, C6/5M, C5G et C5P sont conditionnées par 1 000, tandis que C4KP, POC-KP et POC-KF le sont par 250.

Le conditionnement est réalisé entre 18 °C et 22 °C, avec une humidité relative de 45 % à 55 %. Les cartons doivent être adaptés au format, munis de séparateurs verticaux si nécessaire, protégés contre l’humidité et exempts de bracelets plastiques. Les palettes Europe charge lourde mesurent 80 × 120 cm et ne dépassent pas 1 450 mm hors tout ; elles comportent une barrière anti-humidité, une protection des coins et un maintien de la charge. Elles ne doivent pas être gerbées.

Les cartons et palettes portent les références, quantités, NCI, identifiants du titulaire, unité de fabrication et informations de production requises. Les livraisons du poste 2 sont trimestrielles vers les ESI de Meyzieu (69), Nemours (77), Poitiers (86) et Reims (51), ou vers leurs stockeurs. Les livraisons du poste 3 sont organisées deux fois par an en France et dans les DROM-COM, selon les états de répartition validés par le bureau SPiB-2B. Un rendez-vous est obligatoire avec chaque direction destinataire.

Stockage, contrôles et pilon

Le titulaire constitue un stock tampon de 66 palettes de C5 856-ESI, géré en FIFO, et peut devoir constituer un stock de sécurité d’un volume au plus égal au stock tampon. Les conditions de conservation restent fixées à 18–22 °C et 45–55 % d’humidité relative. Des stockages supplémentaires peuvent être requis en cas de report de livraison.

Dix exemplaires de contrôle par référence et par unité de fabrication sont transmis au bureau SPiB-2B sous 2 jours calendaires au lancement de chaque production. Lors de la mise sous pli du poste 2, deux enveloppes sont prélevées tous les 4 000 plis avant affranchissement. Les contrôles portent notamment sur les matières premières, formats, fenêtres, pattes, collage, impression, conditionnement et planning. Les résultats sont archivés au moins 2 ans. En cas de non-conformité, la production est suspendue jusqu’à transmission de nouveaux exemplaires conformes et accord de la DGFiP.

La DGFiP peut demander des essais ou analyses selon les normes professionnelles, organiser des contrôles chez le titulaire ou ses sous-traitants et demander le déplacement du titulaire sur un site ESI ou une direction. Le pilon est réalisé sous 15 jours ouvrés à compter du bon de commande et donne lieu à un certificat indiquant le volume, les références et la date de destruction.