Impression et distribution du magazine « Région »

À partir du PDF de maquette transmis par la Région, le titulaire réalise le magazine et soumet un bon à tirer à validation écrite avant toute impression. Le format fermé est de 21 × 28 cm et le format ouvert de 42 × 28 cm. Le magazine comporte majoritairement 24 pages, avec possibilité de passer à 32 ou 40 pages. Le papier est de 90 g/m², certifié 100 % PEFC ou équivalent ; la mention du label doit figurer sur le magazine dès le début du marché. L’impression est en quadrichromie recto-verso, en rotative. Le candidat choisit entre une reliure à 2 points métal ou collée au pli ; son choix devient définitif pendant toute la durée du marché.

Jusqu’à 4 parutions sont prévues par an. La fréquence peut être exceptionnellement modifiée par la Région. Les quantités sont annoncées à environ 250 000 exemplaires minimum par an et peuvent aller jusqu’à 2 900 000 tirages par semestre. Le titulaire doit disposer du stock de papier suffisant ou pouvoir s’approvisionner pour tenir les délais. La répartition prévisionnelle est d’environ 90 % en boîtes aux lettres et 10 % en points de dépôt. Pour les boîtes aux lettres, les parts indicatives par département sont de 37 % dans les Bouches-du-Rhône, 21 % dans le Var, 19 % dans les Alpes-Maritimes, 12 % dans le Vaucluse, 7 % dans les Alpes-de-Haute-Provence et 4 % dans les Hautes-Alpes. Elles peuvent être ajustées par ordre de service ; la Région peut aussi limiter une distribution à un ou plusieurs départements.

Fabrication et distribution

Le délai global estimatif est d’environ 8 semaines après validation du BAT : 3 à 5 semaines pour la fabrication et l’impression, puis 10 à 12 jours ouvrés environ pour la distribution en boîtes aux lettres, hors jours fériés. Le délai plafond fixé est de 8 semaines. Le titulaire fournit un rétroplanning détaillé. Pour les dépôts, il remet un calendrier de distribution par département après validation du BAT, soumis à validation de la Région avant chaque parution ; la distribution doit être achevée au plus tard 10 jours ouvrés après la sortie d’impression.

Le titulaire constitue et gère un réseau d’au moins 900 points de dépôt répartis dans les six départements. Il dessert les Maisons de la Région, les offices de tourisme référencés et les autres points institutionnels retenus par la Région. Il propose en complément des lieux et soumet sa liste à validation avant leur mise en place, puis avant chaque nouvelle édition. Les dotations initiales par point sont définies avec la Région selon la fréquentation estimée.

• Dépôt direct dans les locaux, à un endroit accessible au public convenu avec le responsable du site ; une seule livraison par parution, sans réapprovisionnement entre deux parutions.
• Conditionnement adapté à chaque dotation, en paquets indiquant le nombre d’exemplaires ; les invendus restent à la charge du point de dépôt et ne sont pas repris par la Région.
• Le titulaire assume les risques de conditionnement, d’emballage, de chargement, de transport et de livraison ; les exemplaires dégradés sont remplacés sans supplément. Les véhicules respectent la réglementation applicable aux zones de livraison, notamment les zones à faibles émissions le cas échéant.
• En cas d’incident ou d’anomalie, information électronique à la Région sous 24 heures et proposition d’un point de substitution dans un rayon de 2 km, soumise à validation sous 48 heures. Les exemplaires non distribués en raison d’un point inaccessible ne sont pas facturés.

Suivi et justificatifs

Au plus tard 10 jours ouvrés après la fin de la distribution en points de dépôt, le titulaire transmet électroniquement un bon de livraison numérique par point, envoyé au responsable avec accusé de réception, ou à défaut une photo horodatée montrant les magazines et l’identification du site. Une signature papier ne peut être l’unique preuve exigée. Il fournit aussi un tableau .xlsx ou .csv indiquant, pour chaque point, département, commune, nom et adresse, catégorie, quantité livrée, date et heure, statut et motif de non-livraison. Les documents sont adressés au référent désigné par la Région. Le titulaire signale les incidents et propose les solutions de substitution décrites ci-dessus.