Hébergement et restauration pour séminaire

Hébergement et restauration

• Hébergement en chambre individuelle ou twin selon besoins.
• Formule pension complète comprenant 11 repas et 5 petits-déjeuners ; boissons comprises (eau et vin). Menus adaptés : végétarien, végétalien et sans gluten. Régimes spécifiques à préciser un mois avant l’événement.
• Dix pauses café/colations (matin et après-midi) réparties sur la durée.

Salles, capacités et équipements audiovisuels

• Salle plénière configurée en « classe » d’environ 120 places.
• Salle complémentaire d’environ 30 places ; organisation possible en deux sous-groupes (ex. 90 + 30).
• Équipements fournis : vidéoprojecteur principal + câbles HDMI/VGA, adaptation 230 V, vidéoprojecteur de secours, sonorisation complète avec micros sans fil pour chaque salle, pupitre, tables et chaises, paperboard et fournitures associées, zone de recharge pour mobiles/ordinateurs.
• Assistance technique sur site pour mise en service de l’éclairage, sonorisation et connexion rétroprojecteur ; présence d’un kit de secours matériel.

Accueil, logistique et fournitures

• Zone dédiée à l’accueil et à la distribution des badges et de la documentation.
• Mise à disposition d’un plan de l’établissement et localisation des chambres/salles au format PDF.
• Fournitures de reprographie et petit matériel (fournitures pour paperboard, stylos, blocs-notes si demandé).

Prestations supplémentaires éventuelles (PSE)

• PSE 1 (obligatoire) : animation pour le dîner de gala avec dégustations de produits locaux.
• PSE 2 (facultative) : propositions d’animations complémentaires pour le dîner de gala.
• PSE 3 (obligatoire) : mise à disposition de navettes aux créneaux identifiés pour le premier et le dernier jour (créneaux prévus dans le descriptif) pour les trajets gare/lieu de résidence.
• PSE 4 (obligatoire) : excursion locale d’une demi-journée (activité + guide si nécessaire), logistique transport incluse ; possibilité de tarification pour un ou deux bus selon effectifs.

Livrables et modalités opérationnelles

• Remise des documents opérationnels : planning, plans PDF des espaces, fiche listant l’attribution des chambres et des salles, fiches techniques des équipements.
• Réactivité pour modifications de dernière minute, gestion des régimes alimentaires et coordination des PSE.