Fourniture et gestion de titres de paiement pour l’action sociale du personnel

Le titulaire fournit, personnalise, émet, conditionne et remet des chèques cadeaux destinés aux enfants des agents. La valeur faciale est de 35 € par enfant. Le Département établit la liste des bénéficiaires et décide de leur éligibilité ; le titulaire n’effectue aucun contrôle à ce sujet.

Supports et utilisation

• Deux supports sont prévus : carnet papier et titre dématérialisé (carte cadeau ou code électronique), utilisable sans création de compte ni communication de données supplémentaires par l’agent. Un chèque papier utilisable par voie dématérialisée peut répondre aux deux besoins.
• Le carnet papier est composé de plusieurs coupures équivalentes, par exemple trois titres de 10 € et un de 5 €. Le titre dématérialisé permet d’utiliser les 35 € en une ou plusieurs fois. Aucun rendu de monnaie n’est prévu.
• Les deux supports ont la même valeur faciale, la même durée de validité et le même réseau d’acceptation. Les chèques sont multi-enseignes, utilisables en magasin et en ligne sur le territoire national, notamment dans les secteurs de l’habillement, du sport, de la culture, de la librairie, des jeux et du multimédia. La liste des enseignes est consultable en ligne et tenue à jour.
• Les titres sont valables au minimum 12 mois ; pour une remise en décembre de l’année N, ils sont utilisables jusqu’au 31 décembre de l’année N+1. La date limite apparaît sur le titre et, pour le support dématérialisé, dans le message de remise.

Personnalisation, remise et incidents
Les supports portent le logo du Conseil départemental. Le Département peut fournir un message d’accompagnement avant fabrication. Pour chaque campagne, il choisit le mode de remise : titres papier sous pli nominatif remis au Département ; envoi au domicile de l’agent par courrier simple ou lettre suivie ; ou transmission dématérialisée par courriel ou SMS. Les envois sont faits sous enveloppe neutre et ne peuvent être accompagnés de sollicitations commerciales. Le titulaire transmet un fichier associant chaque agent aux numéros ou codes de ses titres.

Le calendrier indicatif prévoit l’actualisation du fichier en septembre, le bon de commande et la transmission sécurisée du fichier début octobre, le bon à tirer en octobre, l’édition et la mise sous pli en novembre, puis la livraison à la DRH au plus tard le 1er décembre et le dépôt des envois postaux et l’émission des titres dématérialisés au plus tard le 10 décembre. Le CCTP prévoit aussi l’opposition et la réédition des titres perdus ou volés sous 10 jours ouvrés sur demande ; les plis non distribués sont réexpédiés au Département avec leur liste nominative dans les 15 jours ouvrés suivant leur retour. Le titulaire échange ou rembourse à ses frais les titres non distribués, retournés, détériorés ou périmés non encaissés.

Le DQE annuel indique, à titre estimatif, environ 1 500 enfants bénéficiaires, avec 500 titres dématérialisés, 1 000 carnets papier, 1 000 plis nominatifs et 500 envois au domicile par lettre suivie. Le titulaire met également à disposition un processus sécurisé de commande et de suivi, un interlocuteur unique, l’accompagnement au paramétrage et la formation des agents concernés, ainsi qu’un mode d’emploi pour les bénéficiaires.