Gestion de projet du projet VenSpec-U / VeSUV

La prestation couvre la gestion programmatique et technique du projet VenSpec-U / VeSUV, instrument de la mission EnVision consacré à l’observation de Vénus. Le besoin exprimé est d’1 ETP par an. Le titulaire désigne un gestionnaire chargé de piloter et d’exécuter les tâches ; il doit assurer la continuité de l’activité et maintenir ce gestionnaire, sauf raison indépendante de sa volonté.

Le contrat annonce la réalisation de 10 lots de tâches, tandis que le CCTP indique une structuration en 11 lots. Les activités détaillées sont numérotées de #1 à #10 : cette différence de décompte est à clarifier.

Activités de gestion

• Organisation, équipe et calendrier : définir et actualiser l’organisation et la structure de répartition du travail (WBS), suivre les lots, organiser les interfaces et établir les calendriers. Définir les besoins en ressources humaines, structurer l’équipe, affecter et suivre les ressources et établir le plan de formation.
• Coûts, financements et contrats : contribuer à l’estimation des coûts, à la préparation des demandes de financement, au suivi des dépenses et aux comptes rendus financiers. Ces tâches financières sont réalisées sous le contrôle d’un permanent du laboratoire ; le titulaire n’en est pas responsable. Il contribue également à la gestion contractuelle et juridique, aux achats publics, aux commandes, aux échanges avec les fournisseurs et aux accords de propriété intellectuelle, sous le contrôle d’un permanent et sans en être responsable.
• Risques : définir et tenir à jour le plan de gestion des risques, identifier et caractériser les risques programmatiques et techniques, suivre leur évolution et les mesures d’atténuation.
• Logistique : organiser les déplacements, suivre les missions, gérer les expéditions et produire les documents et procédures associés, notamment pour les contrôles d’exportation ITAR/EAR.
• Documentation et configuration : gérer le serveur et l’archivage documentaires, les modèles et la préparation des paquets à livrer ; vérifier, valider et faire approuver la documentation avant diffusion. Assurer la traçabilité de la configuration de l’instrument et la cohérence des interfaces et documents. La rédaction de la documentation technique elle-même n’est pas à la charge du titulaire.
• Réunions et revues : organiser et suivre les réunions et revues, préparer les ordres du jour, compiler les documents présentés et rédiger les comptes rendus.

Suivi, rapports et livrables

Un rapport électronique succinct est remis chaque mois : actions réalisées, progrès, retards ou difficultés et mesures correctives, ainsi que les actions prévues pour la période suivante. Les réunions d’avancement ont lieu au moins tous les deux mois ; des réunions supplémentaires peuvent être demandées. Les comptes rendus électroniques sont distribués aux participants au plus tard 5 jours après la réunion. La documentation à discuter est transmise 3 jours avant celle-ci et le planning actualisé y est présenté. Tout problème susceptible d’affecter fortement le calendrier ou le périmètre doit être signalé.

Les livrables sont fournis par voie électronique, dans des formats convenus, et sont rédigés en anglais sauf exception spécifiée. Ils comportent le titre, la date, le statut, la version et le numéro de révision, y compris dans l’en-tête ou le pied de page de chaque page. Les documents attendus à chaque revue ESA ou CNES comprennent :

• Project Management Plan (PDF + DOCX) et Work Breakdown Structure (PDF + VSDX) ;
• Work Package description (PDF + XLSX) et Project Schedule (PDF + MPP) ;
• Cost Estimate (PDF + XLSX) et Cost & Funding Plan (PDF + DOCX) ;
• Risk Management Plan (PDF + DOCX) et Risk Assessment Report (PDF + XLSX) ;
• Procurement Plan et Configuration Management Plan (PDF + DOCX chacun) ;
• Product Tree (PDF + VSDX) et Deliverable Item List (PDF + XLSX).