Gestion des nuitées hôtelières à caractère social

Objet général

Pilotage administratif et opérationnel des réservations et des séjours en établissements hôteliers et résidences hôtelières à vocation sociale.

Processus opérationnels et tâches principales

Gestion des disponibilités : réception et actualisation régulière des disponibilités transmises par le prescripteur ; recherche et proposition de places en fonction de critères d’optimisation financière, d’équilibre territorial et de règles de concentration d’un opérateur.
Consultation et émission de bons : réception des demandes du prescripteur, émission de bons de réservation comportant l’ensemble des mentions contractuelles (référence marché, identifiants de bon, établissement, dates de séjour, prix TTC, adresse de facturation, etc.).
Vérifications de présence et non-présentations : mise en place d’un dispositif de vérification (états d’émargement, visites sur site) avec conservation informatisée des listes d’émargement (minimum 3 fois/semaine) et archives pendant 12 mois glissants ; notification au prescripteur des non‑présentations sous 24 h.
Renouvellement et fin de prise en charge : vérification de disponibilités pour renouvellement à la demande du prescripteur et formalisation des décisions de renouvellement ou des notifications de fin de prise en charge.

Contrôles qualité et conformité des établissements

Organisation de visites de contrôle périodiques des établissements référencés pour vérification de la conformité au cahier des charges, aux prescriptions de sécurité incendie applicables aux locaux à sommeil et autres obligations réglementaires.
Capacité à organiser des contrôles supplémentaires à la demande du prescripteur (intervention à organiser sous 10 jours si requis) ; remontée immédiate des situations graves (insalubrité, péril, fermeture administrative, injonctions de sécurité).

Suivi facturation et contrôle des factures

Réception électronique des factures hôtelières, contrôle matériel et de service fait (concordance états d’émargement / factures : noms, dates, prix journaliers, TVA), et transmission au service financier du prescripteur selon délais contractuels (validation sous 10 jours, 48 h en période spécifique).

Reporting et outils BI

Fourniture d’un outil dématérialisé partagé (extranet / application) incluant journal quotidien entrées/sorties, tableaux hebdomadaires et mensuels d’occupation et coûts estimés, états cumulatifs et tableaux par établissement et par commune.
Livraison de reportings quotidiens, hebdomadaires, mensuels et bilans semestriels, plus états financiers et indicateurs opérationnels exploitable en fichiers/bases de données.

Organisation, continuité et obligations opérationnelles

Désignation d’un interlocuteur principal unique ; réunion de lancement, comités de pilotage annuels, réunions de suivi biannuelles et processus de réversibilité en fin de contrat (CR sous 5 jours ouvrés).
Disponibilité et astreinte : prise en charge des demandes selon plages opérationnelles définies, continuité 365 jours/an (organisation d’astreinte pour soirées et week‑ends), remplacement du personnel absent sous 24 h.
Exigences de formation et assurance : personnel intervenant en contrôle formé aux règles de sécurité applicables aux locaux à sommeil (justificatifs à produire), attestations d’assurance exigées, et obligations de confidentialité et de protection des données personnelles (conformité au cadre applicable).

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Lot 1: Lot 1 — Haute-Garonne (31)