Gestion de fichiers et de matériels audiovisuels

Les prestations accompagnent les expositions temporaires et les rotations de l’accrochage permanent. Elles couvrent notamment deux expositions par an, au printemps et à l’automne, deux rotations importantes de l’accrochage permanent par an, ainsi que des interventions ponctuelles de moindre ampleur. Les espaces concernés s’étendent sur cinq niveaux, du sous-sol au troisième étage.

Le titulaire peut récupérer, rechercher, acheter ou copier les fichiers, puis les monter, intégrer les sous-titres et autres contenus textuels, et encoder les fichiers audiovisuels. Les fichiers produits sont remis au musée pour l’archivage des expositions. Des demandes peuvent également porter sur la recherche et la mise à disposition de fichiers numériques.

Le matériel fourni ou loué peut comprendre écrans, vidéoprojecteurs, rétroprojecteurs, diffuseurs sonores, câblages, connectiques et supports de stockage (disques durs, cartes SD, entre autres). Le titulaire installe et dépose aussi le matériel appartenant au musée. Le choix des équipements et de leurs réglages doit favoriser une utilisation simple par les équipes ; le dispositif d’allumage et d’arrêt est convenu avec le chef de projet et le scénographe, puis validé par le bureau de contrôle. Le titulaire prend en compte les installations électriques du musée avant toute installation.

Livraison, installation et accompagnement

Le planning des interventions et des livraisons est convenu avec le chef de projet et, le cas échéant, le scénographe. L’installation peut se faire dans des vitrines, sur des tablettes ou dans des cache-écrans, y compris en hauteur. Le titulaire fournit et replie les moyens d’accès nécessaires, ainsi que les permis et habilitations requis, notamment CACES ou habilitation au travail en hauteur lorsque cela s’applique. Les interventions peuvent se dérouler en coactivité avec les entreprises de scénographie et les équipes chargées de l’installation des œuvres.

La documentation technique complète — manuels d’utilisation et de maintenance — est remise en français, sur papier ou en format numérique (PDF ou Microsoft Office), au plus tard deux jours après la livraison. Sur demande, le titulaire forme les utilisateurs du musée sur site à la prise en main, aux réglages et à l’exploitation du matériel ; il les assiste également par téléphone ou sur site. Pour les projets audiovisuels complexes, il peut être sollicité en amont pour conseiller, étudier et accompagner les besoins et les opérations.

Maintenance, dépannage et fin d’intervention

Le titulaire assure la maintenance préventive et curative des équipements fournis pendant leur location. Pour l’accrochage permanent, une visite de maintenance est prévue chaque trimestre ; des visites mensuelles peuvent être demandées pour certaines expositions temporaires. L’entretien comprend les déplacements, le dépoussiérage, la vérification du fonctionnement et le remplacement des consommables dans le cadre normal d’utilisation. Un compte rendu écrit est remis après chaque visite.

En cas de panne, l’intervention comprend le dépannage sur site, selon les délais GTI et GTR et le délai de remplacement que le titulaire doit renseigner dans l’acte d’engagement. Une fiche d’intervention consigne notamment l’intervenant, la date, le défaut constaté, les pièces changées, les réglages et les éventuelles interventions ultérieures. Le matériel défectueux est remplacé aux frais du titulaire, sauf détérioration imputable au musée. À la fin de chaque période de location, le matériel audiovisuel du titulaire et celui mis à disposition par le musée sont déposés et repliés ; le conditionnement et l’enlèvement doivent intervenir dans les cinq jours suivant cette échéance.

Les interventions se font dans un musée en activité : le titulaire protège les sols et les existants, enlève les protections et nettoie après chaque intervention, et évacue les déchets au fur et à mesure, sans les stocker sur place. Les circulations et issues de secours restent dégagées ; câbles et connecteurs doivent être conformes aux normes et ne pas gêner le public. Les équipements suspendus ou situés en hauteur au-dessus du public ou de l’espace scénique sont fixés par deux systèmes distincts et de conceptions différentes. À proximité des œuvres, le déroulement de l’intervention est validé au préalable avec le chef de projet.

En fin de contrat, le titulaire restitue les matériels du musée, transmet les documents et fichiers d’exploitation, retire ses équipements dans les quinze jours et participe, si nécessaire, à la réversibilité pendant un mois sans rémunération complémentaire. En cas de retard dans la notification du contrat suivant, la continuité des prestations peut être prolongée jusqu’à six mois, sauf accord exprès des parties pour une durée supplémentaire.