Gestion et exploitation de la base d’hébergement

Le délégataire gère la structure d’hébergement et accueille des groupes avec nuitées ou à la journée. Il assure l’accueil du public, les relations avec les usagers, la gestion des réservations et la continuité du service. La mise à disposition de cuisine et d’espaces de restauration ne constitue pas une obligation de fournir des repas.

L’exploitation comprend également la gestion administrative, technique et financière, la formation et l’encadrement du personnel affecté, la promotion et le référencement de la structure, la prospection, les partenariats et le suivi du planning des réservations. Les activités complémentaires de loisirs éventuellement proposées sont facultatives, à l’initiative et aux frais et risques du délégataire ; elles ne font pas partie des prestations exigées du service public.

Installations mises à disposition

La base comprend six tentes-dortoirs totalisant 72 couchages, dont une tente adaptée aux personnes à mobilité réduite, séparée des cinq autres. Le projet initial indique une surface de 18,60 m² par tente. Les équipements comprennent aussi :

• deux barnums collectifs de 128 m² chacun (16 m × 8 m), affectés respectivement à la restauration et aux loisirs et activités collectives ;
• un bloc modulaire de services avec cuisine de 13,49 m², laverie de 9,55 m², infirmerie de 9,55 m² et réserve de 7,87 m² ;
• des sanitaires comprenant des espaces femmes et hommes de 13,49 m² chacun selon le dossier initial, deux sanitaires adaptés de 6,68 m² chacun, et huit douches dont deux adaptées ;
• cinq conteneurs de stockage représentant environ 60 m², deux blocs modulaires de plain-pied d’une surface globale indiquée de 97,08 m² et un espace d’accueil préfabriqué indépendant de 8 m² ;
• des accès, un portail coulissant, une clôture, des stationnements dont une place adaptée, des cheminements en béton, des espaces engazonnés, des plantations et des espaces de rassemblement.

Les services techniques de la collectivité assurent le montage et l’équipement des tentes-dortoirs, leur démontage et leur rangement, ainsi que la mise en hivernage des installations techniques et sanitaires. Le délégataire facilite ces interventions et informe les bénéficiaires de toute incertitude sur la disponibilité des installations.

Entretien, maintenance et conditions d’accueil

Le délégataire prend en charge le nettoyage et l’entretien courant des locaux, mobiliers, matériels et équipements, le maintien en propreté des abords et des zones de déchets, ainsi que l’évacuation des déchets selon la réglementation. La collectivité fournit les conteneurs ; les réceptacles temporaires et sachets jetables sont à la charge du délégataire. Celui-ci assure aussi l’entretien courant des espaces verts pendant la période d’ouverture estivale ; hors de cette période, il relève de la collectivité, y compris avant un accueil autorisé de groupes.

Le délégataire effectue les opérations simples de surveillance, nettoyage et vérification, et signale sans délai les pannes, anomalies ou dégradations. Les menues réparations et la maintenance mineure lui incombent, notamment les petites réparations de plomberie sur équipements accessibles, le remplacement d’ampoules et consommables d’éclairage, le débouchage simple, les menues réparations de portes et serrures et le traitement des nids de guêpes ou frelons, par une entreprise spécialisée si nécessaire. La collectivité prend en charge la maintenance majeure, les réparations importantes, les réseaux techniques et enterrés, les grosses réparations et le renouvellement dû à l’usure normale ou à l’obsolescence. Les réparations rendues nécessaires par une utilisation anormale, une négligence ou une faute du délégataire, de son personnel ou des usagers restent à la charge du délégataire.

L’accueil hors période estivale est conditionné à la disponibilité effective des installations : la collectivité ne garantit pas leur fonctionnement permanent et peut les mettre hors service ou en hivernage, notamment en cas de risque de gel. Avant confirmation d’un accueil, la disponibilité des sanitaires, points d’eau et réseaux nécessaires est vérifiée par écrit avec la collectivité.

Hors période estivale, les mises à disposition de locaux à des tiers pour une journée nécessitent une autorisation écrite demandée en principe au moins un mois à l’avance ; un délai plus court requiert une décision écrite expresse, et le silence ne vaut pas autorisation. Une convention signée est transmise à la collectivité au moins quinze jours avant l’accueil. Les nuitées sous tentes personnelles sont possibles dans les emplacements et capacités arrêtés au préalable avec la collectivité ; elles n’autorisent pas l’usage des tentes-dortoirs de la collectivité. Le délégataire tient un registre et un calendrier de ces nuitées et assure l’accueil, la surveillance, l’hygiène, le nettoyage et la gestion des nuisances.

Les jours et horaires d’ouverture sont affichés à l’extérieur et, si le site internet de la structure existe, relayés sur celui-ci. Le délégataire respecte les règles applicables aux ERP, à l’hygiène, à la sécurité et à l’accessibilité, et permet les contrôles réglementaires. Le site étant équipé de caméras de vidéoprotection, il veille à l’affichage réglementaire et signale les anomalies ; il ne visionne ni ne transmet les images sans habilitation expresse.