Gestion d’un dépôt-vente de matériels orthopédiques

Le concessionnaire installe et exploite des dépôts-ventes de matériels orthopédiques destinés aux patients non hospitalisés, dans les services des urgences, des consultations de traumatologie et de diabétologie-endocrinologie. Il finance, fournit et aménage les rangements sécurisés nécessaires à la conservation et à la protection contre le vol des stocks.

Les armoires doivent respecter les normes et dispositions réglementaires applicables, être sécurisées par clé, cadenas, code ou dispositif équivalent, et permettre un classement rapide des attelles et orthèses par catégorie et par taille. Le concessionnaire transmet les fiches techniques détaillées des rangements pour validation. Il prend en charge l’aménagement des emplacements attribués, les éventuels raccordements et branchements, ainsi que l’enlèvement des armoires en fin de convention.

Les dépôts sont accessibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 pour permettre la délivrance sur prescription médicale.

Gamme et fournitures

La gamme doit être adaptée à l’activité des services en qualité, variété, références et quantités, avec validation des références par les responsables médicaux. Elle doit préserver l’indépendance de prescription et ne pas dépendre d’un fournisseur unique.

Les matériels proposés doivent être des dispositifs médicaux de classe 1 marqués CE, conformes aux spécifications des produits et prestations remboursables et inscrits sur la LPPR. Les produits sont livrés dans un emballage intègre, propre et non reconditionné. Le candidat joint les fiches techniques en français et indique les fournisseurs avec lesquels il travaille ; un minimum de 15 fournisseurs ou fabricants est souhaité.

La gamme évolue au fil de la concession, au minimum une fois par an, en fonction des fabricants, des techniques de prise en charge et des besoins des services. Toute mise à jour ou modification de référence est signalée à l’autorité concédante et fait l’objet d’un avenant lorsqu’il est requis. Le stock initial est proposé à partir de l’historique de consommation et validé par le centre hospitalier.

Approvisionnement, stock et urgence

Le concessionnaire assure l’approvisionnement régulier des armoires, au minimum une fois par semaine, et procède à des réassorts supplémentaires en cas de niveau insuffisant, d’événement exceptionnel ou de demande du centre hospitalier. Les rangements doivent contenir au minimum l’équivalent d’une semaine d’attelles et d’orthèses prescrites.

L’offre précise le stock disponible chez le candidat, sa durée, les possibilités et délais de réassort urgent, l’existence éventuelle d’une astreinte, le personnel dédié, le secteur couvert, les coordonnées des interlocuteurs, les modalités de contrôle du stock et le délai moyen d’intervention sur demande spécifique.

En cas d’impossibilité d’approvisionner dans les délais, le concessionnaire informe préalablement l’autorité coordonnatrice afin de convenir d’une nouvelle échéance ou de proposer un produit de substitution de qualité au moins équivalente. Les livraisons font l’objet de vérifications qualitatives et peuvent être refusées si elles ne correspondent pas aux spécifications ; le remplacement doit alors intervenir immédiatement. Une rupture de stock ou un défaut de réapprovisionnement peut entraîner une pénalité.

Entretien, maintenance et fin d’occupation

Les armoires sont maintenues en permanence en parfait état de fonctionnement et de propreté. En cas de casse ou de détérioration imputable au concessionnaire, le rangement est renouvelé sous 12 heures ouvrables à compter de la constatation. Le concessionnaire assure le nettoyage et évacue par ses propres moyens les déchets et emballages issus de l’exploitation, conformément à la réglementation.

Un état des lieux contradictoire est établi à l’entrée et à la sortie. En fin de convention, le concessionnaire remet l’emplacement en état, enlève les armoires à ses frais et risques et prend en charge les réparations nécessaires, hors usure normale. Les pertes, vols et casses ne peuvent être facturés au centre hospitalier.

Formation, information et confidentialité

Les équipes médicales, paramédicales et les internes sont formés avant le démarrage, au minimum une fois par an pendant l’exécution, sur demande des cadres ou de l’autorité concédante, et lors d’un changement de référence accepté. Des vidéos explicatives accessibles par QR code sur les emballages sont souhaitées lorsque cela est possible.

Le concessionnaire respecte le secret médical et limite l’utilisation des données des patients à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de la concession. Il informe les patients de leur libre choix du fournisseur, des tarifs et des modalités de facturation, recueille les attestations de consentement et réalise les démarches auprès de l’assurance maladie obligatoire et des complémentaires santé. Les tarifs appliqués correspondent aux codes LPPR et aux prix TIPS réglementaires, sans dépassement.

Suivi de l’exploitation et livrables

Le concessionnaire fournit à la mise en place puis chaque année la liste des orthèses et prothèses, transmet chaque mois le relevé des délivrances au service achats, produit des tableaux de bord semestriels et remet un rapport annuel d’exploitation comprenant les comptes des opérations, le chiffre d’affaires et une analyse de la qualité des services. Il peut être convié à une réunion de suivi et doit assurer la continuité et la transmission des informations nécessaires lors du passage à un nouveau concessionnaire.