Gestion du cinéma municipal Le Palace

Gestion aux frais et risques du délégataire d’un établissement de projection numérique de 160 places, classé ERP L de 4e catégorie. La prestation couvre l’exploitation quotidienne, l’accueil et la sécurité du public, la programmation, l’animation culturelle, la maintenance, l’entretien, la communication et le suivi administratif et financier.

Ouverture et programmation

Le cinéma doit rester ouvert 12 mois sur 12, avec ouverture au public 30 minutes avant la première séance. Les horaires et les jours d’ouverture sont proposés par le candidat et peuvent varier selon les saisons, les vacances scolaires et les manifestations spéciales. Le matin est réservé aux séances scolaires.

La programmation hors animations municipales doit atteindre au moins 950 séances tout public sur 12 mois, soit 13 à 28 séances hebdomadaires, avec en moyenne 4 à 5 films par semaine :

• 1 film grand public en sortie nationale ou en 2e ou 3e semaine ;
• 2 films art et essai, dont 1 en version originale ;
• 1 ou 2 films jeune public ;
• au moins 35 % des projections consacrées à des films art et essai, avec maintien du label correspondant ;
• 5 films parmi les 10 premiers du box-office et 15 films parmi les 30 suivants, en première sortie nationale ;
• 3 avant-premières nationales et au moins 30 films destinés aux enfants par an, notamment pendant les petites vacances scolaires.

Le règlement de consultation impose au minimum 15 sorties nationales par an. Le projet de contrat prévoit, pour les animations à la charge du délégataire, 20 à 25 sorties nationales par an et au moins 10 avant-premières par an : ces exigences doivent être conciliées dans l’offre et le contrat final.

Animations et actions culturelles

Organisation de séances spéciales, débats, rencontres avec des invités, accueil d’équipes de films, restauration et hébergement des invités lorsque nécessaire. Le délégataire répond aux demandes de programmation liées aux manifestations municipales, en tenant compte des exigences des distributeurs et en recherchant les films adaptés.

Les animations attendues comprennent notamment :

• séances-rencontres ou animations : 1 fois par trimestre ;
• ciné-concerts, ciné-théâtre ou ciné-littérature : 1 fois par semestre ;
• ciné-goûter : 1 fois par trimestre ;
• ciné-club et séance destinée au troisième âge : 1 fois par mois ;
• ateliers cinématographiques : à la demande ;
• dispositifs École et cinéma, Collège au cinéma et Lycéens au cinéma, avec projections, présentations, documentation pédagogique et ateliers de 2 heures par classe pour Collège au cinéma.

Le délégataire travaille avec les associations locales et assure les relations avec les établissements scolaires, les centres de loisirs, les services municipaux et les partenaires culturels. Il organise également des séances scolaires, des accueils privilégiés et la transmission de documents pédagogiques.

Personnel et exploitation quotidienne

Le délégataire reprend le personnel concerné et met en place une organisation conforme au Code du travail et à la convention collective. Les fonctions couvrent la coordination avec la Ville, la gestion de caisse et de la facturation, les plannings, la programmation, l’animation, les relations publiques, la communication, la gestion des stocks et commandes de confiserie, le routage des films et la vérification des playlists.

Pendant les périodes d’ouverture, le projectionniste assure l’accueil du public, la caisse, la vente de confiseries et boissons, la projection, le bon déroulement des séances, l’affichage, la distribution des programmes et la sécurité du public. Lors des évènements, un représentant du gérant est présent sur site.

Locaux, maintenance et charges d’exploitation

Le délégataire exploite les équipements techniques mis à disposition, entretient les locaux et prend en charge les dépenses courantes, notamment la programmation, le transport et la distribution des films, les droits SACEM, les salaires et charges, les assurances, le ménage quotidien, les fournitures administratives et le matériel de secrétariat.

La maintenance concerne notamment les équipements de projection et de sonorisation, l’informatique, les ascenseurs et élévateurs, ainsi que les appareils de chauffage et de climatisation. Les dépenses éligibles au compte de soutien financier de l’État sont prises en charge par la Commune selon les stipulations contractuelles ; les autres dépenses courantes restent à la charge de l’exploitant. L’eau et l’assainissement relèvent du délégataire ; l’électricité relève du concédant dans le cadre d’une utilisation normale.

Aucune modification de l’équipement ni aucun travaux ne peuvent être engagés sans accord écrit et préalable du concédant. Le règlement intérieur est établi dans les 2 mois et soumis à la Commune. Le délégataire organise les états des lieux d’entrée et de sortie, assure les équipements contre l’incendie et remet les justificatifs d’assurance requis.

Mise à disposition et activités annexes

Le cinéma, ses annexes, le hall, les sanitaires, les locaux techniques, le matériel de sonorisation, le micro HF, le chauffage, l’électricité et le nettoyage peuvent être mis à disposition de la Commune pour ses besoins, dans la limite de 10 jours par an. Les locations à des tiers sont soumises à information et accord écrits préalables du concédant.

Le délégataire peut exercer des activités annexes traditionnelles, telles que la vente de confiseries, de publicité et d’affiches, ainsi que la location de la salle dans les conditions contractuelles.

Communication et contrôle

Le délégataire conçoit et diffuse la communication, assure les relations de presse, met à jour la présence du cinéma sur Allo Ciné, crée un site internet et gère les réseaux sociaux. Il réalise les affiches, flyers et programmes, avec l’appui d’un graphiste pour le programme bimensuel, et organise plusieurs espaces d’affichage dédiés à la programmation, aux animations, à la vie de la salle, à la revue de presse et aux évènements locaux.

Chaque année, il remet avant le 1er juin un rapport d’exploitation comprenant les données comptables, l’analyse de la qualité du service, la situation des biens et immobilisations, les engagements financiers et les comptes rendus technique et financier. Le compte rendu technique décrit notamment l’état des matériels, l’évolution de l’activité par type de séance, les changements d’organisation et les travaux d’entretien ou de renouvellement. Les pièces justificatives sont tenues à disposition du concédant.