Gestion et animation d’un site naturel

La prestation associe le fonctionnement courant du bâtiment d’accueil, l’information des visiteurs et la conception d’actions de médiation environnementale. Elle comprend aussi l’accueil de groupes, une programmation annuelle d’animations, un événement principal annuel, la communication liée au site et le suivi de la fréquentation.

Accueil et fonctionnement du bâtiment

Le bâtiment est ouvert au public au minimum du premier week-end des vacances de printemps au dernier week-end des vacances de la Toussaint, les mercredis, samedis, dimanches et jours fériés, de 14 h à 18 h. Le calendrier annuel précis est arrêté ou validé par la collectivité. Une ouverture supplémentaire de 14 h à 18 h figure au DQE à titre estimatif.

Le titulaire prépare les espaces, ouvre et ferme le bâtiment, accueille et oriente les visiteurs, renseigne sur les sentiers, observatoires, animations et règles de fréquentation, compte les entrées et remet les locaux en ordre. Il organise une surveillance régulière du bâtiment toute l’année, y compris hors ouverture au public, sans obligation de présence physique permanente ; son dispositif et sa procédure d’alerte sont soumis à validation.

Il assure le nettoyage courant lié à son activité, y compris des sanitaires et des espaces utilisés, ainsi que la remise en ordre après les activités. Roannais Agglomération complète l’entretien des sanitaires publics ouverts toute l’année, avec au minimum un passage hebdomadaire. Le titulaire signale les anomalies, prend les mesures conservatoires relevant de ses compétences et facilite l’accès aux contrôles et entreprises mandatés. Les grosses réparations, l’entretien de la cour et des abords et l’organisation des vérifications réglementaires relèvent de la collectivité ; les coûts de ces vérifications sont refacturés à l’occupant selon la convention d’occupation. Le titulaire ne modifie pas les aménagements ou équipements, ne réalise pas de travaux permanents sans autorisation écrite et retire les installations temporaires après usage.

Animations, groupes et événement

La programmation grand public est répartie sur la période d’ouverture et peut inclure sorties et balades, conférences, rencontres, projections, ateliers, stages, observations naturalistes et expositions. Pour chaque animation, la proposition indique notamment thème, objectifs pédagogiques, public, durée, lieu, date, jauge, moyens humains et matériels, conditions d’inscription et contraintes particulières. Les contenus sont fiables et adaptés aux publics ; les animations financées par le marché sont gratuites pour les participants. Les nombres au DQE sont estimatifs : 13 animations standard jusqu’à 2 h, 10 animations renforcées de plus de 2 h et jusqu’à une demi-journée, et 2 animations en soirée ou sur créneau spécifique. Les volumes indicatifs correspondent à une moyenne des trois dernières années d’exploitation et peuvent être revus annuellement après accord de la collectivité.

Le titulaire propose et prépare les visites et animations pour groupes constitués, notamment scolaires, en recueillant les informations utiles à l’accueil et en adaptant les contenus à l’âge et au niveau des participants. Le DQE estime 1 animation de groupe ou scolaire jusqu’à une demi-journée et 15 journées complètes. Le titulaire assure l’encadrement pédagogique ; les responsables de groupes conservent leurs responsabilités de surveillance et d’autorité, notamment pour les mineurs.

Au moins un événement d’importance est organisé chaque année, dans la continuité de la Fête de la Gravière. Son concept, sa date, son déroulé, ses publics, ses intervenants, ses besoins matériels et ses mesures d’organisation sont préparés avec la collectivité et soumis à validation. Le titulaire coordonne les interventions qui lui incombent, obtient les autorisations relevant de sa responsabilité et produit un bilan après chaque événement significatif.

Communication, suivi et livrables

Le titulaire fournit des contenus exacts et exploitables pour les supports institutionnels, contribue aux contenus des canaux désignés par la collectivité — actuellement Facebook et Google — et coordonne les relations presse qui engagent celle-ci. Les contenus destinés à la communication de saison ou à une manifestation sont transmis au minimum deux mois avant l’ouverture de la saison ou l’événement ; les délais de la première année sont à convenir. Les supports institutionnels nécessitant une validation ne sont pas diffusés avant celle-ci.

Le titulaire comptabilise les visiteurs du bâtiment, les participants à chaque animation, les classes et élèves accueillis et les groupes. Il contribue à une enquête de satisfaction définie avec la collectivité et transmet les résultats, bilans d’animation et d’événement, revue de presse, tableau de fréquentation, calendrier d’ouverture, planning partagé, registre d’incidents et rapport annuel d’activité. Les livrables sont numériques, datés et exploitables ; le rapport annuel est transmis avant le comité annuel et au plus tard avant le 1er décembre. Le pilotage comprend au minimum une réunion de préparation de saison, un point en cours de saison et un bilan annuel.

Les petits matériels, consommables et outils pédagogiques nécessaires à ses méthodes sont fournis par le titulaire, sauf stipulation contraire. Il mobilise une équipe compétente en médiation des milieux naturels, animation, pédagogie et accueil, désigne un référent et un suppléant et organise les remplacements nécessaires à la continuité du service.

Contraintes d’intervention

Les espaces extérieurs restent accessibles au public et ne peuvent être privatisés par le titulaire ; toute restriction d’accès ou installation modifiant les conditions habituelles nécessite un accord préalable. Les activités et installations doivent préserver les habitats, la faune et la flore, respecter les cheminements et zones de quiétude, limiter les dérangements et s’adapter aux conditions météorologiques. Le titulaire adapte ou annule une activité incompatible avec la sécurité, signale sans délai incidents et accidents et respecte les consignes applicables au bâtiment et au site.