Gestion administrative du personnel

P1 – Contrôle et liquidation des missions à l'étranger

Réception et tri quotidien du courrier lié aux missions.
Contrôle de conformité des pièces, gestion des retours et rejets en cas de non-conformité.
Traitement des liquidations, corrections et annulations des missions internationales.
Comptabilisation des frais dans l'outil comptable (SAP) et édition/contrôle des opérations traitées.
Gestion des appels téléphoniques des salariés relatifs aux missions.
Prise en compte d'une bascule vers un outil de gestion des frais (Vertical Expense) lors de son déploiement.

P2 – Correction des missions en France avec anomalies

Traitement, liquidation ou correction des missions nationales via les outils informatiques dédiés (SIGMA puis l'outil de frais cible).
Réception et contrôle des missions annulées et fiches navette ; édition et transmission des états de frais.
Gestion des litiges, retours et suivi des traitements jusqu'à résolution.

P3 – Actes de gestion RH

Contrôle de conformité des factures des entreprises de travail temporaire (ETT) : téléchargement/consultation depuis SAP/Chorus, gestion des anomalies et traitement dans les délais.
Mise en place d'une traçabilité des étapes et gestion des échanges téléphoniques avec les ETT.
Vérification d'un échantillon aléatoire de 20 % des factures mensuelles pour contrôle qualité.
Gestion administrative des stagiaires de découverte : vérification des conditions et pièces, saisie dans le système de paie/gestion (HAPY), archivage et suivi statistique.
Traitement des demandes de remboursement de frais de stage : contrôle des justificatifs, calcul des montants, saisie dans les outils comptables/gestion, archivage et suivi statistique.

P4 – Gestion des collaborateurs extérieurs

Réception, ouverture, tri et vérification des dossiers des collaborateurs extérieurs ; liaison avec les gestionnaires RH.
Validation des fiches de liaison, préparation des avis de rendez-vous et lettres de collaboration.
Préparation des formalités d'entrée sur site (badges, rendez-vous) et saisie des dossiers dans les outils de gestion du personnel.
Réponse aux sollicitations relatives aux horaires d'accès et organisation des flux entrants.

P5 – Traitement des demandes de remboursement des abonnements Plan de Mobilité (PDM)

Validation des demandes d'abonnement via l'interface dédiée (ex. Tag Pro), réception et contrôle documentaliste des dossiers.
Traitement informatique des demandes validées, gestion des retours et enregistrement dans l'outil de gestion du personnel.

Prestations complémentaires, phases et modalités opérationnelles

Prestations complémentaires activables en dépense contrôlée sur demande précise, facturation sur devis selon éléments horaires et taux.
Phases : prise en charge (démarrage, formation des intervenants, mise en place d'indicateurs), phase opérationnelle (réalisation et production de livrables, reporting) et phase de réversibilité (transfert de connaissances, documentation, période définie).
Moyens : prestations réalisées dans des locaux internes mis à disposition ; matériel et postes informatiques fournis selon politique de sécurité (accès réseau, habilitations applicatives).
Applications et sécurité : utilisation des applications métiers (SAP, HAPY, SIGMA/HORUS, outil de frais cible) et respect des règles de sécurité informatique et d'accès.
Obligations : désignation d'un correspondant unique, organisation et affectation du personnel, règles d'utilisation des moyens mis à disposition, confidentialité et habilitations requises.
Contrôles qualité : plan qualité, indicateurs de performance, gestion des écarts, audits et reporting opérationnel.
Santé et sécurité : plan de prévention, conformité aux règles de sécurité au travail et mesures de prévention associées.
Suivi statistique : tenue d'indicateurs et tableaux de bord pour les volumes traités (missions, factures ETT, stagiaires, PDM, collaborateurs extérieurs).

Tous les détails du marché

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