Formation bureautique

Les formations aux outils bureautiques s’adressent aux agents de toutes les directions. Elles peuvent être organisées par thématique, métier ou situation d’agent, en présentiel ou à distance. Les logiciels visés comprennent Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, Forms et, pour les formations en ligne, OneNote et les autres logiciels de la suite Microsoft Office.

Évaluation et adaptation pédagogique

Le titulaire évalue le niveau de chaque agent au moyen d’une mise en situation à distance, d’un test d’entrée ou d’un outil équivalent présenté dans l’offre. Le QCM déclaratif est proscrit. Les résultats sont transmis à l’agent et au Service Emploi Compétences ; ils servent à constituer des groupes adaptés aux niveaux débutant, intermédiaire et avancé.

• Débutant à grand débutant : découverte de l’environnement informatique et des fonctionnalités de base, pratique sur PC et accompagnement individualisé pour faciliter l’appropriation des outils.
• Intermédiaire : consolidation des bases, approfondissement de fonctionnalités et application des acquis aux tâches du poste de travail.
• Avancé : perfectionnement des fonctionnalités et mise en pratique sur des situations professionnelles concrètes.

La pédagogie alterne théorie et exercices pratiques en lien avec les usages professionnels, dans une progression claire et adaptée au groupe. Le titulaire affecte au moins deux formateurs dédiés. Tout intervenant de remplacement doit présenter un profil équivalent et un CV validé au moins 15 jours ouvrés avant la session.

Parcours, séances et accompagnement

Les parcours comprennent des formations bureautiques tous logiciels, des itinéraires pour agents en reclassement, par métier ou destinés aux agents des collèges, ainsi que des classes virtuelles individuelles ou collectives, du tutorat à distance et des ateliers de questions-réponses en présentiel autour d’un logiciel. L’itinéraire de reclassement peut couvrir la découverte de Windows, Word, Excel et Outlook ; celui par métier vise les tâches bureautiques liées aux missions de l’agent. Les classes virtuelles collectives sont limitées à 10 apprenants par session et les ateliers à 12 participants.

Les journées de formation représentent 7 heures, généralement de 9 h à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h, avec une heure de repas ; les demi-journées représentent 3 h 30. Le calendrier des classes virtuelles et ateliers est fixé d’un commun accord.

Le DQE présente les quantités estimatives suivantes : formations tous logiciels de ½ journée (4), 1 jour (5) et 2 jours (10) ; itinéraires de reclassement de 3 jours (2), par métier de 1 jour (4) et pour agents des collèges de 2 jours (4) ; classes virtuelles individuelles (8) et collectives (10), tutorat individualisé (50), ateliers en présentiel d’une journée (5) et d’une demi-journée (5), licences individuelles annuelles (10).

Ressources pédagogiques et formation en ligne

Des supports papier ou numériques, propres à chaque thématique et ordonnés selon le déroulement des sujets, sont fournis à chaque agent au plus tard 8 jours ouvrés après la session. Le titulaire propose un outil de bilan de stage présenté dans l’offre ; le Service Emploi Compétences réalise également une évaluation orale à chaud.

La prestation inclut des licences individuelles d’un an à compter de leur activation, donnant accès à des tutoriels vidéo sur une plateforme départementale (actuellement Klaxoon) ou via un lien fourni par le titulaire. Les apprenants peuvent manipuler les logiciels pendant le visionnage, faire des exercices et tester leur niveau avant de commencer. Une assistance par téléphone ou courriel répond aux problèmes techniques et aux questions pédagogiques. Le titulaire fournit un questionnaire de satisfaction et un accès aux données d’utilisation — connexions, temps de connexion et formations suivies — ainsi que des statistiques collectives d’utilisation et de satisfaction.

Moyens et vérifications

La collectivité met à disposition les salles, un paper-board et, si nécessaire, un vidéoprojecteur ou un écran numérique. Le titulaire fournit tout matériel supplémentaire et spécifique. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives selon les prescriptions du CCAG-FCS.