Formation des agents sur Outlook, Copilote et Teams

La prestation vise à harmoniser les pratiques numériques des agents au moyen de formations adaptées aux niveaux des participants. Une évaluation rapide des connaissances doit permettre de constituer des groupes homogènes.

Les trois axes pédagogiques sont :

• Outlook professionnel : optimisation de la boîte mail, gestion des agendas partagés et structuration de l’information.
• Microsoft Teams : collaboration en temps réel, gestion des canaux, réunions à distance et partage de documents.
• Initiation à Copilot : découverte de l’intelligence artificielle générative pour l’aide à la rédaction, la synthèse de courriels et le gain de temps au quotidien.

Organisation des groupes

La première vague concerne : CA39, 45 agents ; CA58, 4 agents, avec un regroupement éventuellement possible avec la CA21 et la CRA ; CRA, 70 agents ; CA21, 90 agents ; CIA, 62 agents ; CA89, 55 agents ; CA71, 45 agents. Les vagues suivantes concernent environ 10 agents par chambre à chaque fois.

Le candidat doit proposer une répartition par département, le nombre de jours de formation, le nombre de groupes selon les niveaux et une méthode de formation clairement expliquée. Il doit également détailler la formation dans son mémoire technique et préciser l’organisation des groupes.

Une priorité est donnée à la formation d’une grande partie des agents avant décembre, notamment pour la Chambre de Haute-Saône.

Contrôle et exigences contractuelles

Les prestations font l’objet d’opérations de vérification. Un procès-verbal d’admission, d’ajournement, de réfaction ou de rejet peut être établi dans les 15 jours calendaires suivant la livraison des services. Le délai de garantie contractuelle est de 12 mois à compter de l’admission.

Lorsque la prestation implique le traitement de données personnelles, le titulaire doit assurer la confidentialité, limiter les traitements aux finalités prévues, former les personnes habilitées, notifier les violations, documenter les mesures de sécurité et restituer ou détruire les données conformément aux instructions de l’acheteur.