Étude de cadrage dématérialisation des dossiers individuels des agents

Périmètre fonctionnel

• Analyse et formalisation du processus de dématérialisation des pièces, y compris règles de numérisation/ingestion, indexation et versement dans un Système d'Archivage Électronique (SAE).
• Définition des flux et interfaçage avec le SIRH et une GED existante (connecteurs, API, protocoles).

Livrables principaux

• Trames et comptes rendus d'entretiens métiers.
• Cartographies des scénarios de mise en œuvre et matrices d'interfaces.
• Planning et phasage opérationnel détaillés.
• Étude d'analyse technique et recommandations (solution cible, architecture, sécurité, PRA/PCA, impacts organisationnels).
• Livrable final synthétique permettant l'arbitrage et la préparation d'un futur dossier de consultation.

Interopérabilité, sécurité et conformité

• Spécifications techniques d'interfaçage (connecteurs API/protocoles) vers GED et SAE, modalités d'export/import et de traçabilité.
• Exigences de sécurité (confidentialité, disponibilité, intégrité), modalités de PRA/PCA et obligations RGPD liées aux traitements et à l'archivage.

Méthodologie et conduite du changement

• Démarche méthodologique détaillée : conduite d'entretiens, ateliers co‑construits, validation des étapes et livrables.
• Plan de conduite du changement ciblé sur les gestionnaires RH et anciens agents : organisation des bascules, modèles de livrables et modalités de formation/accompagnement.

Contraintes opérationnelles et exigences de prestation

• Production de livrables intermédiaires à chaque étape (ordre du jour, comptes rendus, planning mensuel, cartographies) et respect des formats attendus.
• Réactivité opérationnelle demandée (capacité à répondre aux sollicitations sous 48 heures) et respect des obligations de qualité documentaire.