Distribution de publications municipales

La prestation couvre la distribution en boîtes aux lettres et en points de dépôt du bulletin municipal, ainsi que la distribution à la demande d’imprimés et de correspondances. Le bulletin est diffusé mensuellement, sauf en août, selon un planning prévisionnel annuel. La distribution régulière concerne 36 000 exemplaires (chiffre indicatif 2026, susceptible d’évoluer) dans les boîtes aux lettres des habitations, entreprises et commerces, et 1 000 exemplaires dans des dépôts désignés. Elle se fait seule, sauf demande expresse du service Information de coupler un autre document.

Les délais maximaux sont de 72 heures pour la distribution régulière, à compter de la livraison du magazine au titulaire, et de 48 heures pour les distributions ponctuelles. Pour ces dernières, le CCP rattache le délai à la réception de la commande par courriel, tandis que son article 10 et l’acte d’engagement le font courir à compter de la notification de la mise à disposition des documents. Le titulaire indique ses délais dans son offre.

Les prestations ponctuelles comprennent notamment des flyers A5 recto-verso ou de quatre pages, des programmes A3 pliés et des courriers A4. Elles peuvent couvrir les six quartiers définis par plans (quantités indiquées de 3 000 à 8 500 boîtes aux lettres, susceptibles d’évoluer) ou d’autres périmètres ciblés, par exemple OPAH, nouveaux habitants, cités HLM et zones de projets. Les documents municipaux ponctuels ne doivent jamais être distribués en même temps que d’autres documents.

Les postes estimatifs distinguent les bulletins simples et les bulletins avec guide ou supplément mis sous film : 36 000 exemplaires toutes boîtes et 1 000 en dépôts, avec 10 distributions estimées pour chaque variante. Le DQE prévoit aussi des flyers A5 selon des quantités par quartier allant de 3 000 à 8 500, avec un coefficient de quantité de 5 ; un programme A3 plié de 36 000 exemplaires avec un coefficient de 3 ; et des courriers A4 selon les mêmes quantités par quartier, avec un coefficient de 5.

Suivi, qualité et contrôles

Le titulaire assure un contrôle qualité de la distribution par ses salariés selon les modalités précisées dans son offre. En cas de distribution défectueuse constatée lors d’un contrôle ou signalée par la Ville, il redistribue dans les zones concernées. Il signale les distributions en cours par des affiches ou supports préalablement validés, bien visibles sur les paquets ; ceux-ci ne doivent pas être déposés directement au sol ni laissés sans surveillance.

Pour la distribution régulière, il transmet dans la semaine un compte-rendu Word ou Excel indiquant les difficultés rencontrées, notamment les accès restreints ou boîtes aux lettres inaccessibles, et redistribue si nécessaire aux adresses non desservies. Pour les distributions ponctuelles, il adresse au service Information un compte-rendu Word ou Excel faisant état des difficultés et de ses observations éventuelles sur l’adaptation des quantités au périmètre. La distribution mal exécutée est passible d’une pénalité de 50 % du bon de commande ; le retard est passible de 500 € par jour.