Dispositif numérique du Forum

Conception et mise en place d’un dispositif intégré pour gérer les inscriptions, les contenus et les opérations du Forum. Six briques interconnectées s’appuient sur une base de données commune, avec synchronisation en temps quasi réel et droits d’accès différenciés : back-office, site vitrine, plateforme événementielle, application mobile participant, application de check-in et console de conduite.

Administration et gestion des participants

Le back-office permet de créer, modifier et publier les contenus, gérer les inscriptions et accréditations, attribuer tickets et accès, suivre les indicateurs et produire des rapports. Il comprend une base unifiée, sectorisée par cellule, des workflows de validation, des sauvegardes incrémentales journalisées et des fonctions de restauration.

Les parcours couvrent les inscriptions individuelles, les délégations et autorités partageant une adresse électronique, ainsi que les formulaires adaptés aux médias et partenaires. Les profils peuvent être associés à un UUID ; la gestion inclut les véhicules et accompagnants d’autorités, les quotas d’invitations déléguées, le suivi des réponses, les relances, les listes d’attente et le traitement des doublons.

Les fiches techniques de séquence regroupent salle, horaire, durée, panelistes, ordre de passage, moyens techniques, langues, plan de scène et scénario. Leur statut de validation est suivi et leurs modifications alimentent la console de conduite.

Parcours participant et fonctions événementielles

Le site responsive présente programme, intervenants, partenaires et informations pratiques ; l’espace connecté donne accès au profil, au badge imprimable, au planning et aux réponses aux réceptions. Le site et l’application sont prévus en français et en anglais, avec référencement maîtrisé et exigences RGPD et RGAA.

La plateforme propose un agenda avec filtres, recherche, favoris et parcours personnalisés, tenant compte des dates de présence, profils et préférences. La programmation peut compter jusqu’à neuf séquences simultanées. S’y ajoutent networking (annuaire, messagerie, rendez-vous et disponibilités), questions du public en séance, gestion des bilatérales et des salles, carte interactive, notifications et contenus en replay. Un espace de contenus pérennes permet l’archivage et l’exploitation post-événement.

L’application mobile native, publiée sur les stores, reprend les fonctions participant et permet de consulter le programme et le badge hors connexion. Le module de paiement en ligne est optionnel et paramétrable ; il intervient après validation de l’inscription, avec suivi des paiements et annulation automatique en cas de non-paiement avant échéance.

Réceptions, invitations et accès premium

La gestion concerne sept à huit réceptions : invitations individuelles, réponses modifiables jusqu’à la date limite, jauges, listes d’attente, règles d’exclusivité, relances et rappels. Le back-office suit acceptations, refus et non-réponses.

Les partenaires peuvent disposer d’espaces d’invitation soumis à quota ou d’espaces privatisés. Jusqu’à trois salles privatisées sont envisagées, avec possibilité d’en prévoir davantage, à confirmer ; l’usage prévu comprend planning, invitations d’inscrits déjà en base et suivi des accès. La réservation premium garantit des places sur les séquences concernées, avec annulations, libération des places et visualisation du placement en amphithéâtre.

Check-in et conduite opérationnelle

L’application de check-in sur tablette scanne les QR codes, contrôle les accès et enregistre les entrées et sorties multiples. Elle doit fonctionner hors réseau, mettre les événements en file d’attente et synchroniser à la reconnexion. Une défaillance réseau ne doit pas arrêter le contrôle d’accès.

La console comprend cinq vues : PC central, topeur régie, régisseur de salle, sécurité véhicules et cellules au PC. Elle suit les flux d’entrée, le programme, les incidents, les arrivées de véhicules, les bilatérales et les réceptions. Les événements doivent s’afficher en quelques secondes au maximum. Les exigences de réactivité comprennent notamment un décroché d’astreinte sous 3 minutes, une prise en charge des incidents critiques sous 5 minutes et leur rétablissement ou contournement sous 30 minutes ; les plafonds sont de 15 minutes pour la prise en charge d’un incident majeur et de 2 heures pour son contournement, d’une heure pour la prise en charge d’un incident mineur et de 15 minutes pour l’escalade au responsable technique.

Hébergement, sécurité et livrables

Le dispositif prévoit un hébergement sur serveurs redondants, des sauvegardes incrémentales et journalisées, une restauration rapide, un hébergement des données nécessairement souverain (localisation et niveau de sécurité à préciser) et des mesures de délivrabilité et d’accès institutionnels. Le dimensionnement prend comme références d’usage 2026 336 936 vues, 3 756 utilisateurs actifs et 10 751 entrées cumulées.

Les livrables incluent les modules décrits, la documentation, la formation des cellules, un plan de sauvegarde et de restauration, un plan de conformité RGPD-RGAA et un dispositif d’astreinte. La régie audio-vidéo et les communications vocales restent hors périmètre.