Décontamination et dépoussiérage de fonds documentaires

Le titulaire prend en charge l’intégralité du fonds documentaire concerné, de l’inventaire et du conditionnement au transport sécurisé, au stockage, au traitement par assèchement, au dépoussiérage puis au retour et au reclassement. Les ouvrages restent sous sa responsabilité pendant toute la durée du marché. Le site de traitement et de stockage est celui du titulaire.

Le fonds comprend plus de 60 000 ouvrages de référence, près de 35 000 catalogues de ventes aux enchères, plusieurs fonds d’archives et 700 titres de périodiques. Les documents vont du XIXe au XXIe siècle et comprennent notamment reliures en tissu ou en cuir, travaux universitaires parfois accompagnés de CD-ROM, journaux, revues, périodiques reliés et documents non conditionnés. Les formats vont majoritairement de 26 à 35 cm, avec aussi des in-folio de plus de 35 cm. Le volume contaminé estimé est de 711 mètres linéaires : magasin 1, 153 ml ; magasin 2, 27 ml ; magasin 3, 155 ml ; magasin 4, 64 ml ; magasin 5, 312 ml.

Préparation, conditionnement et transferts

Une visite préalable sur site permet de compléter l’état des lieux initial : formats, boîtes à remplacer, liste des ouvrages, locaux, accès et cheminement des palettes. Le conditionnement suit la cotation et l’ordre de classement, sans mélange d’ouvrages. Les livres sont déposés verticalement ou, si l’état de la reliure le permet, sur le dos. Les cartons fournis par le titulaire doivent éviter toute déformation ou altération ; des cartons rigides à couvercle et ouvertures de préhension sont préférés. Les matériaux synthétiques d’emballage sont proscrits. Les cartons sont placés sur des palettes propres en bois de type Europe, filmées avant chargement.

Les transferts aller et retour sont sécurisés et sans rupture de charge, sauf accord de la Ville pour un transit intermédiaire. Le camion ne doit jamais rester sans chauffeur et sans surveillance ; il est muni d’un extincteur à eau sans additif. Les documents sont assurés clou à clou et chaque transfert donne lieu à un bordereau daté, signé par les deux parties, avec la liste des ouvrages. Au retour, le titulaire remet les ouvrages sur les rayonnages selon le plan d’implantation et la cotation fournis ; l’évacuation des cartons, emballages et palettes lui incombe.

Assèchement, dépoussiérage et reconditionnement

L’assèchement se déroule pendant un séjour de 1 à 2 mois dans un local dont l’hygrométrie est comprise entre 40 % et 50 %. Il est progressif jusqu’à 40 %, taux maintenu pendant au moins 15 jours. Des tests biologiques sont réalisés sur un échantillonnage avant et après traitement ; si les résultats après traitement sont négatifs, le traitement doit être repris. Les courbes d’humidité relative et de température des locaux de traitement et de stockage sont enregistrées et remises à la Ville. Le titulaire sécurise les collections et contrôle les accès.

Après assèchement, tous les ouvrages sont dépoussiérés sur leurs six faces à l’aide d’un aspirateur à variateur de puissance équipé d’un filtre HEPA et de pinceaux adaptés à la fragilité des matériaux. L’intervention vise notamment les traces de moisissures, avec une attention particulière aux ouvrages recouverts de film plastique, aux contreplats et aux chasses. Les boîtes et cartons sont dépoussiérés en surface, éventuellement avec un chiffon microfibre sec. Les boîtes d’archives contaminées à remplacer le sont après validation de leur type par la Ville ; les informations des boîtes d’origine sont reportées. La Ville valide également la liste des conditionnements à remplacer. Les boîtes d’archives en carton n’ont pas à répondre aux normes de conservation définitive. Les revues et catalogues retirés de boîtes moisies sont dépoussiérés avant leur réintégration dans les nouvelles boîtes, fournies par le titulaire.

Phasage et livrables

Le calendrier prévisionnel prévoit une réunion de lancement dans les 15 jours suivant la notification ; jusqu’à 4 mois pour la préparation, l’inventaire, la manutention, le conditionnement et le transfert aller ; 1 à 2 mois pour l’assèchement, les tests et le stockage ; 2 à 3 mois pour le dépoussiérage et le reconditionnement ; puis au maximum 4 mois après la fin du dépoussiérage pour le transfert retour et le reclassement. La réception et la remise des livrables sont prévues sur 1 mois. Des points d’avancement mensuels sont organisés pendant les prestations.

Les livrables comprennent les comptes rendus de réunion, le planning détaillé, les courbes de température et d’humidité relative, les résultats des tests biologiques avant et après traitement et le rapport définitif d’exécution. À la fin de l’intervention, un bordereau de retour daté et visé par les deux parties atteste de la réception et de la prise en charge des ouvrages par le musée ; le rapport définitif est remis dans le mois qui suit.