Coordination technique et administrative du projet C-CIRC

Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour coordonner le partenariat et le suivi technique, administratif et financier du projet INTERREG Caraïbes. Elle comprend le secrétariat des instances, le suivi du plan de travail et des indicateurs, le pilotage de la trésorerie, l’appui aux mises en concurrence et la coordination de la communication. Le titulaire ne se substitue pas à l’acheteur dans ses responsabilités de chef de file ni dans ses décisions.

Coordination et suivi du projet

Le titulaire prépare les convocations, ordres du jour et documents des instances, contribue à l’animation des réunions, rédige les relevés de décisions et suit leur mise en œuvre. Il entretient l’interface avec les partenaires, suit activités, livrables et jalons, tient un registre des risques et alerte par écrit sur les retards, écarts ou risques pour l’éligibilité. Il appuie la préparation des demandes de modification du projet et des éléments destinés aux rapports d’activité et revues du programme.

Gestion administrative, financière et trésorerie

La mission prévoit la mise à disposition d’outils numériques de gestion, l’appui aux procédures d’engagement et de paiement, l’analyse ex ante de l’éligibilité des dépenses, la saisie des justificatifs sur la plateforme du programme, le dialogue de gestion avec l’autorité de gestion et, le cas échéant, le contrôleur de premier niveau, ainsi que l’archivage des pièces.

Le tableau de bord financier retrace, pour chaque dépense, son rattachement à l’action, à la ligne budgétaire, à la catégorie de coûts et au partenaire, ainsi que ses états successifs : engagée, acquittée, éligible, remontée, certifiée, rejetée ou remboursée. Il comprend les taux de consommation et des alertes sur les écarts. Les données sont mises à jour au plus tard huit jours ouvrés après chaque événement affectant une dépense et restent exportables, à tout moment et sans frais, dans un format ouvert exploitable indépendamment de l’outil du titulaire.

Le titulaire établit et actualise le plan de trésorerie, évalue les besoins de préfinancement, suit les demandes de paiement jusqu’au remboursement et alerte sur les tensions prévisibles. Il peut simuler l’incidence d’un rejet ou d’un report de certification, mais n’a aucun pouvoir d’engagement, d’ordonnancement ou de paiement et n’accède à aucun instrument de paiement de l’acheteur.

Appui aux mises en concurrence et coordination de la communication

L’appui aux achats du projet couvre le plan de passation, la définition des besoins, le calcul des seuils, la rédaction des pièces, le suivi des consultations et des questions, ainsi que l’analyse des offres et la préparation de recommandations. Pour les besoins de communication, le titulaire identifie les prestataires, prépare les cahiers des charges simplifiés, organise la comparaison des offres et produit une recommandation motivée. Il vérifie les paliers applicables auprès de l’autorité de gestion et documente les diligences si le nombre requis d’offres ne peut être obtenu. La publication des consultations et les décisions d’attribution restent du ressort de l’acheteur.

Il conçoit et actualise le plan de communication, coordonne les responsables communication des partenaires, contrôle les supports avant diffusion et suit les prestataires lors des actions et événements. Il veille notamment aux obligations de visibilité du programme, aux règles relatives aux données personnelles et aux autorisations de droit à l’image, et constitue les dossiers de preuves. La production graphique, l’impression, la captation photo ou vidéo, la restauration et les autres prestations d’exécution de communication sont contractées et payées directement par l’acheteur, hors rémunération du titulaire.

Le titulaire déclare l’absence de liens avec les prestataires consultés et remet une déclaration pour chaque mise en concurrence. Il ne peut participer, seul ou comme sous-traitant, aux marchés dont il a contribué à préparer les pièces; toute commission ou rémunération d’apport d’affaires est interdite.

Présence, livrables et sécurité des données

Le dispositif comprend, par période de douze mois, douze réunions physiques en Guadeloupe, quarante-huit visioconférences hebdomadaires et la participation aux instances et événements du projet organisés en Guadeloupe. Le titulaire doit pouvoir intervenir physiquement sur site dans un délai maximal de 48 heures ouvrées après demande et se déplacer, sur demande, sur les lieux des actions et événements, y compris hors du territoire de l’acheteur.

Les livrables comprennent notamment la note de cadrage, les plans de communication, de passation et de trésorerie, le tableau de bord financier et ses exports, les dossiers de mise en concurrence, les bilans d’action, les rapports d’avancement trimestriels, le registre mensuel des dépenses directes et le dossier de preuves de communication.

Les outils et traitements doivent être encadrés par des mesures de sécurité couvrant l’hébergement, le chiffrement au repos et en transit, l’authentification renforcée, la journalisation, les sauvegardes, la continuité et la reprise d’activité, la gestion des incidents et des habilitations, ainsi que la réversibilité des données. Le titulaire agit comme sous-traitant RGPD pour les traitements réalisés pour le compte de l’acheteur.