Contrôle de conformité des contrats et audit de programmes financés sur ressources externes

La prestation porte sur le contrôle de conformité des contrats engagés par l’ADEME, le repérage des non-conformités, la proposition d’actions correctives et le suivi de leur mise en œuvre.

Périmètre et volume

Les contrôles couvrent les contrats de financement d’aides et les contrats d’achat, les différents budgets de l’ADEME — notamment incitatifs, de moyens et de ressources externes — ainsi que des bénéficiaires ou prestataires variés : établissements publics, associations, collectivités, entreprises, experts et particuliers, en métropole, dans les DROM-COM ou à l’étranger.

L’ADEME engage chaque année 25 000 à 30 000 contrats d’aide et d’achat. Le pourcentage et le nombre de contrôles sont précisés dans les bons de commande ; historiquement, 1 000 à 1 500 contrôles sont réalisés annuellement.

Préparation et campagnes de contrôle

La phase préalable comprend la prise en main des procédures et des outils OPALE et ADMILIA, avec une formation spécifique de l’ADEME. L’offre prévoit 4 à 6 jours de travail pour cette étape, commandés par bon de commande. Le titulaire prépare également les trames de restitution : fiche intermédiaire synthétique, rapport annuel et sa synthèse, et rapport de fin de mission.

Les critères d’échantillonnage sont définis par l’ADEME ; le titulaire constitue les échantillons dans PO2C selon un planning établi en concertation avec l’ADEME pour chaque bon de commande. Hors campagnes spécifiques, les contrôles sont organisés régulièrement, avec un objectif de réalisation 1 à 2 mois après l’engagement juridique du contrat. Le temps moyen constaté est de 30 minutes par contrôle, hors temps d’appropriation des outils. Les campagnes comprennent des contrôles mensuels et, le cas échéant, des campagnes spécifiques complémentaires.

Vérifications réalisées

Les contrôles sont entièrement dématérialisés et effectués à distance dans PO2C. Ils rapprochent les documents contractuels — corps du contrat, annexes et, le cas échéant, avenants — des données saisies dans OPALE et ADMILIA et des règles et procédures internes en vigueur.

Les points vérifiés concernent notamment :

• la validité juridique, le support retenu et les seuils de mise en concurrence ;
• la forme et la cohérence des pièces contractuelles, montants, dates et durées ;
• l’instruction du contrat, la procédure de mise en concurrence, les montants, le plan de financement, le cumul des aides publiques et les pièces justificatives de dépenses ;
• les imputations budgétaires et analytiques, la comitologie et les visas ;
• les échéanciers, les paiements, les factures et justificatifs financiers ;
• la date de notification et la validité des signatures.

Pour chaque non-conformité, le titulaire consigne, le cas échéant, des préconisations d’actions correctives dans l’outil de suivi. Les pistes détaillées de contrôle sont communiquées sur demande après signature de l’engagement de confidentialité et peuvent évoluer avec les règles et outils de gestion.

Suivi, restitutions et échanges

Après validation par la DAF, le titulaire envoie les demandes d’actions correctives aux unités de gestion (UG), suit les corrections et participe au dialogue contradictoire. Il vérifie la mise en œuvre dans OPALE et ADMILIA, informe l’ADEME lorsque les actions ne sont pas réalisées dans le mois suivant la notification des non-conformités et effectue des relances à la demande de l’ADEME.

À l’issue des campagnes, les restitutions comprennent des reportings détaillant les résultats, les non-conformités, les actions proposées et le suivi des corrections. Le rapport annuel présente les résultats par UG, les risques associés et des recommandations d’amélioration ; il comprend une fiche de synthèse des non-conformités et des actions correctives par UG, ainsi qu’une synthèse sous forme de présentation pour le comité de pilotage. S’ajoutent les fiches intermédiaires, les rapports demandés ponctuellement et le rapport de fin de mission. Les documents sont remis dans des formats informatiques compatibles avec Microsoft Office 365 et les outils de restitution.

L’intervention est pilotée par la DAF, en lien avec la DAJ. Le comité de pilotage réunit des représentants du secrétariat général, de la DAF, de la DAJ et de l’Inspection générale ; il se réunit au moins une fois par an. Les points réguliers se tiennent à distance ; des présentations ou réunions d’information peuvent se dérouler à Angers, à Paris ou à distance.