Contrôles de 2e niveau des aides

L'accord-cadre porte sur des contrôles de 2e niveau réalisés après le versement du solde de l'aide, dans la limite de quatre ans après ce versement. Il est exécuté par bons de commande, avec un seul opérateur. Les interventions visent notamment à vérifier la conformité des opérations aux conventions ou décisions d'aide, l'atteinte des objectifs techniques et environnementaux, la fonctionnalité, l'entretien et la pérennité des ouvrages, ainsi que l'exactitude des dépenses justifiées et des financements cumulés.

Trois prestations sont prévues :

• Contrôle complet : analyse administrative, financière et technique d'un dossier, préparation, prise de rendez-vous, visite sur site, reportage photographique, rapport et retour du dossier. La durée indicative maximale est de 2,5 jours, avec visite pouvant atteindre 4 heures pour les dossiers les plus élaborés.
• Contrôle technique : analyse technique d'une convention d'aide, visite sur site, vérification des ouvrages, de leur fonctionnement, de leur entretien, de l'atteinte des objectifs et de leur pérennité. La durée indicative maximale est de 1,5 jour.
• Contrôle technique simple : contrôle ciblé d'un matériel, d'une installation, d'une machine ou d'un équipement, notamment dans de petites entreprises industrielles ou artisanales. Il porte sur l'existence, les caractéristiques, l'utilisation, le fonctionnement, l'entretien, la gestion et la traçabilité des déchets. La durée indicative maximale est de 0,5 jour.

Dossiers, visites et rapports

Les dossiers papier sont retirés au siège de l'agence à Lyon, du lundi au vendredi de 9 h 30 à 11 h 45 et de 14 h à 16 h ; les dossiers dématérialisés sont récupérés sur la plateforme de l'agence. L'analyse préalable porte notamment sur les demandes d'aide, fiches d'instruction, conventions ou décisions attributives, justificatifs de solde, factures, marchés, avenants, ordres de service, procès-verbaux, décomptes, plans, rapports d'essais, autorisations réglementaires, bilans de fonctionnement et documents d'autosurveillance.

Chaque opération fait l'objet d'une prise de contact avec le maître d'ouvrage, d'une programmation de visite et d'une information de la cellule Contrôles. La visite comprend l'examen de l'installation, les vérifications documentaires et techniques, l'identification des anomalies, l'évaluation des écarts et un reportage photographique. Pour les opérations complexes ou diffuses, un échantillonnage représentatif est admis lorsque l'expertise exhaustive sur site est impossible ; cette impossibilité doit être justifiée. Les opérations réalisées à l'étranger sont dispensées de visite hors du territoire français.

Le rapport, établi selon une trame type, statue sur la conformité et précise les vérifications, les travaux retenus, les écarts mineurs ou majeurs, leur typologie administrative, financière, technique ou documentaire, leur impact potentiel sur l'aide et les suites proposées. Il est déposé aux formats Word et PDF sur la plateforme, avec les justificatifs complémentaires recueillis. En cas d'écart majeur, le dossier papier est restitué dans la semaine suivant la remise du rapport ; sinon, il est restitué périodiquement ou au plus tard lors de la réunion annuelle de bilan.

Quantités, suivi et livrables

Les quantités minimales et maximales par période sont de 45 à 65 contrôles complets, de 0 à 8 contrôles techniques et de 0 à 12 contrôles techniques simples. Les contrôles sont réalisés entre janvier et octobre ; les rapports sont remis avant le 31 octobre et au plus tard deux mois après la visite. L'estimation financière non contractuelle prévoit, sur la durée totale, 200 contrôles complets sur le continent, 20 en Corse, 12 contrôles techniques sur le continent, 8 en Corse et 32 contrôles techniques simples, ainsi que 1 réunion de lancement, 4 réunions annuelles de bilan, 2 réunions intermédiaires et 2 réunions techniques.

Le titulaire tient un tableau de bord annuel au format Excel, fournit un compte rendu de lancement, des comptes rendus de réunions sous cinq jours calendaires, un rapport de bilan annuel avant le 30 novembre et une note de synthèse de quatre pages. Le bilan présente notamment l'échantillon contrôlé, les montants, thématiques et localisations, le déroulement, les statistiques par délégation, les conformités, les écarts, les faits marquants et les pistes d'amélioration. Les réunions de lancement, de bilan, intermédiaires et techniques sont commandées séparément.

Les documents sont déposés sur la plateforme dédiée de l'agence, dans des formats lisibles tels que PDF, DOCX, XLSX ou formats pris en charge par GDAL/OGR. Le titulaire désigne un chef de projet et un remplaçant, assure l'organisation des missions, la qualité des prestations et la fourniture des livrables. Il ne peut contrôler une opération à laquelle il a participé comme maître d'œuvre, assistant à maître d'ouvrage ou contrôleur technique.