Conseil en gouvernance et conformité

La mission associe l’appui au fonctionnement des instances de trois sociétés et le conseil en conformité, notamment en matière de lutte contre la corruption. Elle comprend la préparation et le suivi des dossiers, la rédaction d’actes et de comptes rendus, ainsi que le conseil, l’alerte et la formulation de recommandations.

Gouvernance des sociétés

Pour la société dotée d’un conseil de surveillance, les prestations couvrent 4 à 5 conseils par an : planification, ordre du jour, convocations, constitution et vérification des dossiers, collecte et transmission des pièces, contrôle du quorum et des pouvoirs, rédaction des procès-verbaux, de 20 à 30 extraits de procès-verbaux et de 20 à 25 pouvoirs par an, ainsi que les dossiers de nouveaux administrateurs. S’y ajoutent 1 à 2 assemblées générales par an, la transmission des dossiers aux 34 actionnaires, les procès-verbaux et le dépôt des comptes au greffe.

Pour la société par actions simplifiée, sont prévus 2 assemblées générales par an, avec convocations, dossiers, procès-verbaux, 12 extraits de décisions et 10 pouvoirs par an, ainsi que le dépôt des comptes au greffe.

Pour la société dotée d’un conseil d’administration, l’appui porte sur 3 conseils par an et leurs dossiers, convocations, pièces, quorum, pouvoirs et procès-verbaux, ainsi que sur les dossiers des nouveaux administrateurs. Deux assemblées générales sont également prévues, selon l’actualité, avec procès-verbaux et pièces destinées au dépôt des comptes au greffe.

Conseil en conformité

Les interventions comprennent environ 20 enquêtes internes par an sur des dysfonctionnements signalés ou constatés, notamment des détournements de fonds ou des faits de corruption. Elles incluent aussi le contrôle du bien-fondé des réclamations transmises via SignalConso, le suivi du dispositif d’alerte anticorruption, les réponses aux questions des salariés sur la réglementation ou les processus en vigueur, et le contrôle du respect des procédures et des pouvoirs.

Le titulaire propose des évolutions des processus et procédures, notamment pour sécuriser les accès aux dossiers du logiciel de gestion, protéger les données et assurer la conformité des commissions d’attribution des logements. Il signale les risques, incohérences, retards et difficultés, et formule les recommandations utiles à la décision.

Les livrables comprennent notamment des projets d’actes, notes, synthèses, comptes rendus, tableaux de suivi et reportings structurés et directement exploitables. Le titulaire participe aux réunions demandées et au comité de suivi trimestriel, qui examine l’avancement, les prestations et la facturation, les difficultés rencontrées et les améliorations possibles.