Conception et animation de formations en communication

Le lot forme des cadres et communicants du ministère à préparer et conduire des prises de parole adaptées aux médias, au public et aux situations institutionnelles. Il couvre la communication orale et les relations avec les médias, le média-training collectif et individuel, ainsi que la prise de parole en public hors média.

Les publics visés comprennent notamment des préfets, sous-préfets, directeurs et cadres de l’administration centrale et territoriale, directeurs de cabinet et responsables de communication interministérielle. La formation en communication orale et relations médias cible en particulier les nouveaux sous-préfets exerçant les fonctions de directeurs de cabinet de préfet. Les sessions de cette formation sont limitées à 8 stagiaires et la volumétrie maximale estimée est de 15 sessions par an. À la demande de l’administration, un complément d’une journée ou d’une demi-journée peut porter sur la communication écrite ou le perfectionnement.

Média-training

Le média-training collectif s’adresse aux préfets et directeurs d’administration centrale : la durée prévue est de deux jours, avec un jour consacré au débat télévisé avec intervention. Chaque session accueille au maximum 6 stagiaires ; la volumétrie maximale estimée est de 6 sessions par an. Les exercices pratiques de mise en situation sont réalisés en studios de télévision et de radio, et peuvent inclure des interviews de presse écrite. Le dispositif mobilise les équipements et le technicien mis à disposition par l’administration. Un mémo ou guide de communication sur clé USB est remis aux stagiaires. Le programme détaillé est transmis au moins trois semaines avant la formation.

Le média-training individuel, destiné aux préfets et directeurs d’administration centrale, dure une demi-journée. Il est organisé à la demande, dans la limite d’une volumétrie estimée à 6 sessions par an. Le type d’exercice est arrêté avec chaque candidat avant le stage ; les mises en situation en studio sont adaptées au contexte ministériel et aux besoins du participant.

Prise de parole hors média et formation des communicants

La formation à la prise de parole hors média concerne notamment les préfets, administrateurs de l’État, cadres et responsables territoriaux. Le module initial dure deux jours ; les sessions sont limitées à 8 stagiaires et la volumétrie maximale estimée est de 12 sessions par an. Il travaille l’adaptation du discours à différents publics et contextes, dont les prises de parole publiques, réunions et situations conflictuelles. Des sujets sensibles propres au ministère sont traités à partir d’un dossier communiqué en amont. Les exercices sont différenciés et comprennent une mise en situation de communication en gestion de crise. Un module de perfectionnement de type retour d’expérience, d’une journée, est proposé dans l’année suivant le module initial afin de revoir les thèmes et vérifier la mise en œuvre des recommandations.

Le lot comprend aussi une journée de formation à destination des communicants de préfecture (attachés de presse, responsables et adjoints à la communication interministérielle) : préparation des éléments de langage, réponse à la presse au téléphone ou devant caméra, attentes des journalistes et traitement des questions orientées et du « off ».

Conception, animation et supports

La conception se fait en concertation avec le ministère sur l’organisation, le contenu, le calendrier et les outils pédagogiques. Elle produit notamment des conducteurs pédagogiques détaillés pour le présentiel et la classe virtuelle, un programme précisant objectifs, compétences et méthodes, des supports contextualisés pour le formateur et le stagiaire, ainsi qu’un modèle de fiche d’évaluation à chaud. Les livrables de conception initiale sont transmis au plus tard un mois après le bon de commande. Les adaptations peuvent concerner les contenus, objectifs, formats et modalités d’animation, dans les thématiques du marché. Les modifications simples couvrent jusqu’à 40 % des supports d’un module ; les modifications complexes concernent plus de 40 %. Les changements sont détaillés par le prestataire et validés par la SDRF.

Les animations sont décomptées à l’heure, à la demi-journée de 3 heures ou à la journée de 6 heures. Les supports sont fournis sous forme électronique et, le cas échéant, papier. La fiche d’évaluation et la feuille de présence sont adressées à l’administration dans les cinq jours ouvrés suivant la formation ; l’administration est alertée en cours de session en cas de défaut d’assiduité récurrent.

Modules e-formation

Les prestations communes aux lots comprennent la conception, la mise à disposition et la modification de modules e-formation. Un module ne dépasse pas une heure au total ; ses sous-modules sont limités à 10 à 15 minutes chacun, et une formation plus longue est répartie en plusieurs modules. Les contenus doivent associer ressources multimédias, activités interactives et évaluation sommative tracée par la plateforme. Les livrables sont pleinement hébergés sur le LMS du ministère, sans animation Flash ni élément hébergé sur un serveur tiers. Ils sont remis au format SCORM 2004 ou 1.2, avec les fichiers sources. L’environnement indiqué est Moodle 3.9 ; chaque fichier est limité à 590 Mo. Le titulaire fournit un module test et assure un suivi technique par adresse électronique pendant 12 mois.