Captation son et vidéo des séances du conseil municipal

Le titulaire fournit, installe, exploite puis démonte les équipements et moyens humains nécessaires à la sonorisation, à la captation, à l’enregistrement et à la retransmission des conseils municipaux. Le prix de la prestation est forfaitaire quelle que soit la durée du conseil. Les séances réunissent 69 élus, se tiennent en moyenne 8 fois par an et durent généralement entre 2 h et 6 h.

Système de conférence et son

Le dispositif comprend 1 poste président avec possibilité de couper le micro, 50 postes délégués sans fil, une unité centrale de gestion, les équipements d’alimentation et d’enregistrement audio. Les postes disposent d’un microphone col de cygne, d’un haut-parleur intégré, d’un bouton de demande de parole, de l’identification et de l’affichage du nom de l’élu, ainsi que d’une batterie adaptée à la durée des séances. Les équipements doivent résister aux perturbations électromagnétiques et être compatibles avec les réseaux présents.

Le système sonorise la salle, enregistre intégralement les débats et fournit le signal nécessaire à la retranscription. Une sortie audio dédiée, stable et continue, avec prise Jack 3,5 mm, doit permettre le raccordement direct du matériel de la sténotypiste et l’utilisation éventuelle d’outils d’assistance, notamment fondés sur l’IA. Le fichier audio intégral est remis à la Ville immédiatement après la séance.

Captation vidéo et équipements de salle

La captation est réalisée avec au minimum 4 caméras pilotées à distance ; les cadreurs ne peuvent ni être présents ni circuler dans la salle pendant la séance. La régie gère les caméras et les sources de la Ville : un ordinateur pour les votes et un pour les diaporamas. Un réalisateur et un opérateur sont présents pendant la séance. La réalisation prévoit notamment le suivi de l’élu qui parle, des plans larges sans public, l’affichage des résultats de votes et des diaporamas, ainsi que l’incrustation du nom, du prénom, de la délégation le cas échéant, du groupe politique et du point de l’ordre du jour. Le titulaire propose un habillage intégrant la charte graphique de la Ville.

Le dispositif de diffusion dans la salle comporte 5 écrans LCD bas sur pied à la tribune (4 pour la réalisation, le diaporama et les votes, et 1 pour les demandes de parole), 2 écrans de 98 pouces sur pied en hauteur et 5 écrans sur table pour la direction générale et le cabinet du maire, à raison d’un écran pour deux personnes. Le signal vidéo fourni est en HD 1920 × 1080 ; le câblage doit être installé et sécurisé pour les déplacements des participants.

Streaming, continuité et séances particulières

Le flux est diffusé simultanément sur YouTube et Facebook, et retransmis sur les écrans de la salle. La diffusion est en Full HD 1080p lorsque le débit le permet, avec streaming adaptatif ou solution équivalente. Le candidat précise dans son offre la latence moyenne ; le flux est supervisé en continu et une solution permet d’extraire des séquences destinées aux réseaux sociaux sans interrompre l’enregistrement global. Le titulaire fournit une liaison Internet suffisante avec solution de secours, le réseau Internet de la salle ne lui étant pas accessible.

Des matériels de secours sont disponibles sur site : 4 micros HF, des matériels de contrôle, des équipements vidéo de remplacement, une sauvegarde des enregistrements, une solution de secours pour la diffusion et un backup Internet et streaming. Le titulaire assiste les utilisateurs et rétablit le fonctionnement au plus vite, ou met des micros de remplacement à disposition ; le secours du système de conférence comprend au minimum un poste président et un poste délégué.

Les essais avant le premier conseil valident le système de conférence, les diffusions audio et vidéo, les raccordements des équipements de la Ville, le streaming et l’enregistrement ; une nouvelle installation de tests est organisée en cas de changement de salle. Le jour de chaque séance, l’installation et les tests sont achevés une heure avant le début, et les tests de streaming sont réalisés avec la direction de la Communication. Au Météore, l’horaire d’arrivée est communiqué par courriel au moins une semaine avant la séance. Les câbles d’alimentation et raccordements au système son existant sont compris dans l’installation.

En séance dématérialisée ou hybride, le titulaire assure la captation des participants à distance, l’intégration des flux audio et vidéo, la retransmission publique et l’enregistrement intégral. Pour les commissions générales, la prestation est une sonorisation sans retransmission vidéo ; si elle se tient le même jour que le conseil municipal, l’installation identique n’engendre pas de frais supplémentaires. Des prestations spécifiques pour d’autres réunions ou manifestations institutionnelles peuvent aussi être demandées après accord préalable.

Fichiers et données

Les fichiers audio et vidéo sont transmis immédiatement après chaque séance au service des Assemblées et à la direction de la Communication, via LockSelf. Les enregistrements, images, métadonnées et fichiers produits deviennent la propriété exclusive de la Ville, qui reçoit les droits d’exploitation nécessaires à leur utilisation, diffusion, reproduction, archivage et réutilisation. Les données et enregistrements ne peuvent être conservés ni réutilisés à d’autres fins sans autorisation préalable de la Ville.