Benchmark des coûts informatiques et support fonctionnel

La prestation accompagne le GIE iMSA et les organismes concernés dans la comparaison des dépenses et indicateurs de performance des systèmes d’information, selon le modèle de coûts « Sécu IT » et le modèle ABC CIGREF. Elle vise notamment l’analyse en coût complet, le pilotage des coûts, l’amélioration du reporting, la comparaison entre organismes et l’identification de leviers d’optimisation.

Les prestations récurrentes et forfaitaires comprennent :

• constitution d’un groupe de benchmark « Sécu IT » et animation d’ateliers dédiés ;
• collecte, contrôle et fiabilisation des données financières et opérationnelles ;
• définition du périmètre de benchmark, notamment infrastructures, applications, support utilisateurs, cybersécurité et cloud ;
• sélection des références et indicateurs de comparaison, analyse des écarts, recommandations et plan d’actions ;
• préparation et présentation des résultats aux parties prenantes et instances de gouvernance.

Le titulaire définit et met en œuvre un dispositif d’indicateurs avec règles de calcul évolutives, une grille homogène de collecte et une base de données dédiée « Sécu IT ». Il conçoit et maintient un rapport décisionnel permettant la restitution, la visualisation et l’analyse des indicateurs consolidés.

Chaque atelier fait l’objet d’un compte rendu comprenant la synthèse des échanges, les décisions prises, les actions à engager et les retours d’expérience. Un rapport annuel de synthèse présente l’analyse consolidée, les comparaisons et évolutions des indicateurs entre les OSS et les organismes de la profession, ainsi que les recommandations d’amélioration.

Suivi du déploiement du modèle « Sécu IT »

Le titulaire mesure l’avancement du déploiement auprès de chaque organisme, vérifie la conformité au modèle ABC CIGREF et aux règles de calcul, contrôle la prise en compte de l’intégralité des dépenses IT et apprécie la maturité nécessaire à l’exploitation de données fiables.

Les livrables comprennent un questionnaire d’évaluation de la maturité, une grille de positionnement au regard du modèle CIGREF et la mise à jour régulière d’un tableau de bord dédié au suivi du niveau de déploiement de chaque OSS.

Support fonctionnel ponctuel UOSUP

Les demandes d’accompagnement sont déclenchées par bons de commande et peuvent porter sur l’outil de contrôle de gestion, les travaux de gestion, l’assistance technique sur l’outil ou le modèle de coûts, ainsi que l’appui à la préparation de présentations et de dossiers. Le niveau de complexité est arrêté d’un commun accord entre l’organisme et le titulaire.

Une UOSUP correspond au traitement de sollicitations représentant 80 points :

• niveau 1, simple : 1 à 10 points, pour une demande d’information, une assistance utilisateur ou une intervention de moins de 60 minutes ;
• niveau 2, standard : 11 à 20 points, pour une analyse fonctionnelle ou technique, une recherche de cause ou une intervention de 60 minutes à 4 heures ;
• niveau 3, complexe : 21 à 40 points, pour une expertise approfondie, des investigations multiples ou une intervention de plus de 4 heures.

Le titulaire propose la qualification dans les 2 jours ouvrés suivant la sollicitation. L’organisme dispose ensuite de 2 jours ouvrés pour la valider ou demander une requalification ; son absence de réponse ne vaut pas validation. Pour chaque sollicitation, le titulaire analyse la demande, réalise les investigations, échange avec l’organisme, fournit une réponse, recommandation ou solution et assure la traçabilité. Lorsque le cumul atteint 80 points, il transmet le récapitulatif des sollicitations et leur compte rendu synthétique.

Exécution, livrables et contrôles

Les documents, livrables, réunions et ateliers sont en langue française. Le titulaire fournit un superviseur comme interlocuteur unique et mobilise les experts, méthodes et moyens présentés dans son offre. Les prestations doivent être réalisées exclusivement avec ses ressources internes ; la sous-traitance n’est pas autorisée, sauf accord préalable et exprès du GIE iMSA.

Pour chaque campagne, une réunion de cadrage définit le planning, les étapes et les livrables intermédiaires et finaux. Les livrables doivent contenir les données requises et retracer les activités ainsi que les actions restant à réaliser sur la période concernée. L’organisme vérifie les livrables dans un délai maximal de 2 semaines après livraison ; en cas de remarques, le titulaire dispose de 8 jours maximum pour présenter une version corrigée. L’absence de remarques dans les délais vaut admission. Les campagnes annuelles font l’objet d’admissions partielles par étape.